Automatyzacja spotkań i kalendarzy
49 min · Biznes i Automatyzacje
Grzegorz RógIdea ArchitectW materiale stworzymy szereg automatyzacji z pomocą narzędzi takich jak Zapier czy Calendly po to, abyś mógł jednym kliknięciem uruchomić sekwencję zdarzeń, która zaprosi osobę, z którą chcesz się spotkać do umówienia spotkania. Następnie pozwoli jej wybrać właściwy termin w Twoim kalendarzu, kończąc na założeniu wideokonferencji na Zoom i wysłaniu przypomnień i powiadomień do uczestników przed spotkaniem.
Jako bonus przygotowaliśmy dla Ciebie lekcję, dzięki której dowiesz się jak zautomatyzować także wydarzenia offline na telefonie. Omówiony tutaj będzie zwłaszcza iOS - będziemy wysyłać przypomnienia czy automatyczne powiadomienia SMS do osób, z którymi się umówimy o terminie naszego przybycia - z uwzględnieniem korków.
Żmudna wymiana maili w celu znalezienia terminu, który pasuje obu stronom? Ręczne wysyłanie mailowo potwierdzeń nadchodzącej konferencji? Te, i wiele innych czynności związanych z planowaniem spotkań, konferencji czy telefonów to w dużej mierze strata czasu, którego nikt z nas nie ma w nadmiarze. Dlatego warto poznać nowoczesne i wygodne narzędzia, przez które nie będziesz musiał tracić energii i wytrącać się ze swojego workflow po to, by dograć szczegóły albo pamiętać o spotkaniach.
Kurs jest dla wszystkich osób, które chcą lepiej się zorganizować i mają dość zbędnej wymiany maili w celu umówienia krótkiego spotkania. Skorzysta z niego każdy, kto chce pracować wydajniej i nie przepalać czasu na bezproduktywne spotkania. Dodatkowo, nawet jeśli nie chcesz pracować z tym konkretnym scenariuszem, poznasz wiele narzędzi automatyzacji i no-code, które pomogą Ci też w innych aspektach Twojej pracy.
Cześć! Witajcie w kolejnej lekcji, w której
chciałbym pokazać jak radzić sobie z wydarzeniami offline.
Naturalnie możesz bazując na tej wiedzy, którą pozyskasz w poprzednich lekcjach,
przygotować sobie fajny framework pod takie umawianie spotkań offline.
Prawdopodobnie ten nasz kalendarz na
kalendarze nie będzie się tutaj super sprawdzał, bo mamy 15 minutowe sloty, a
w takim kalendarzu dla spotkania offline musielibyśmy zarezerwować więcej czasu.
I w zasadzie tym tylko by się to różniło,
więc można założyć sobie drugi kalendarz nawet na osobne konta
i wtedy korzystać z niego i stworzyć sobie różne automatyzację.
Naturalnie też tę automatyzację mogłyby
obejmować wysłanie nam informacje o lokacji i inne ciekawe rzeczy.
No właśnie jedną z nich chciałem pokazać taką akurat, z której ja korzystam.
Będzie ona specyficzna dla iOS a, ponieważ korzystam z iPhona.
Natomiast wiem, że na Androidzie też są podobne rozwiązania.
Niestety nie mam dokładnej wiedzy jak te rozwiązania działają, także sorry.
Będzie to tylko dla iOS, ale myślę, że
nawet użytkownicy Androida czy innych platform mogą sobie
w zasadzie wyobrazić pewien sposób myślenia o tym, co może być zrobione i być
może będziecie w stanie uzyskać to, co chcę osiągnąć będzie możliwe z pomocą
aplikacji Short Cars i ta aplikacja pozwala takim zapier.
Dla iPhona w sumie nie trzeba wiele lepiej
przedstawiać to co będę, To co mam wykonane.
To jest jeszcze dodatkowa integracja
mojego kalendarza Google z kalendarzem na iPhonie Będę korzystał z kalendarza na
iPhonie jeśli chodzi o tą automatyzację, czyli z tego prostego kalendarza.
A to dlatego, że ma on kilka fajnych funkcji, m.in. na przykład sprawdza jaki
jest ruch w okolicy i wysyła mi informacje automatycznie.
To można oczywiście sprecyzować, jak ta informacja ma być wysłana, ale wysyłają
automatycznie wtedy, kiedy powinienem wyjechać, czyli bazując na
ruchu do miejsca docelowego, czy są korki czy nie wysyła mi odpowiednie
powiadomienia i to jest całkiem fajne i z tego lubię korzystać.
W związku z tym będę chciał korzystać z tej aplikacji kalendarza natywnej iPhone.
Poza tym w tej aplikacji Short ma ona
zdecydowanie więcej funkcji i jedyna rzecz, którą trzeba zrobić to
przejść sobie do tej sekcji tutaj Password Count i dodać konto Google owe.
I to w zasadzie tyle.
Teraz można przejść do aplikacji
kalendarza, czyli do tej i można tylko ustawić sobie ten domyślny kalendarz.
Jeżeli połączysz sobie Outlooka,
jeśli połączysz Google czy cokolwiek innego, wszystkie te kalendarze się tutaj
pojawią i będzie można wybrać sobie te, z którymi chcemy się zintegrować, jak
również te, które mają być domyślnie wyświetlane.
To tyle jeśli chodzi o setup.
Teraz przechodzimy do tej właściwej
aplikacji short catch i tutaj z pomocą plusa tworzymy sobie nowy short.
Na razie jest on nienazwany.
To co będę chciał zrobić, to
najpierw znaleźć wydarzenie w kalendarzu, czyli zobaczcie, jest tutaj taka lista.
Można albo poruszać się po tej liście, albo po prostu zacząć wyszukiwać w tym
miejscu i będzie to ja tu sobie wpiszę event.
Mamy coś takiego jak
wydarzenia z kalendarza, mamy ramówki jak Kamień Events itd itd.
Będziemy chcieli
znaleźć te wydarzenia kalendarza, czyli wybrać polecenie Find calendar events.
I teraz work, czyli możemy określić sobie rozmaite warunki.
To co chciałbym zrobić to zostawić start
date, czyli data rozpoczęcia wydarzenia jest dzisiaj, czyli Is today.
Ale jeszcze dodatkowo chciałbym dodać sobie jeden filtr, czyli Add filter
i chciałbym wybrać, że to wydarzenie nie jest całodniowe, czyli It's not all day.
No bo całodniowe wydarzenie to raczej nie będzie takie spotkanie,
więc w zasadzie to jest chyba jedyny filtr, którego potrzebuję.
Natomiast warto jeszcze będzie wybrać opcji sortowania, czyli będę startował
sobie po start date i na początku zostawię sobie te najstarsze wydarzenia.
OK.
Następna rzecz, którą chcę zrobić, czyli to można powiedzieć, że jest pierwszy ten
trigger, który odpali nam całą automatyzację.
Kolejno będę mógł,
zwróci mi to pewną listę wydarzeń, jeśli tych wydarzeń będzie więcej.
W związku z tym mogę wpisać sobie list i
wybrać coś takiego jak From list, czyli wybierz opcję z listy
jako prompt, czyli to powiadomienie na liście mogę sobie wpisać Wskaż wydarzenie.
I teraz nie będzie można zaznaczyć
większej ilości wydarzeń, Więc select multiple odznaczone.
Czyli jeśli teraz miałbym dzisiaj więcej niż jedno wydarzenie, to pojawi się lista,
która pozwoli wskazać to wydarzenie, na które obecnie zmierzam, na które jadę.
I teraz z map wybiorę sobie Directions.
Teraz mogę to zrobić z pomocą Show Directions.
Mogę to zrobić z pomocą aplikacji Maps, ale akurat jeśli chodzi o wskazówki
dojazdu to wolę jednak Google Maps, więc zaznaczę sobie go Maps.
Ewentualnie możesz wybrać też Łazach,
który jest naprawdę świetny i właśnie daje jedynie możliwości ustawienia
czy idziemy piechotą, czy jedziemy autem, bo tam zawsze jedziemy autem.
Tutaj jeśli chodzi o Google Maps możesz sobie wybrać tryb czy np.
jesteś na publicznym transporcie.
I tu też
jeśli chodzi o publiczny transport dać informację o tym jaki tramwaj wziąć,
wysiąść, gdzie się przesiąść, o której itd.
Ja sobie tutaj zostawię w związku z tym na
razie Google Maps i pokażę Ci, jak taka automatyzacja już teraz mogłaby zadziałać.
Klikam Play i zobacz, że mam dzisiaj dwa wydarzenia.
W związku z tym pokaże mi się lista, gdyż tam na zielono zapala się informacja o tym
na jakim kroku jesteśmy i się kręci trybik.
Więc ja wybieram Klub komediowy, czyli komedii Klub i zobaczę to wydarzenie.
Tak jak wszystkie wydarzenia, które mam tutaj właśnie oznaczone jako
wydarzenia offline mają swoj swój adres jako place miejsce i w tej sytuacji to
miejsce zostanie pobrane do Google Maps i zostanie wyznaczona do niego trasa.
No i super, Mogę już kliknąć Start i w tym
momencie mogę rozpocząć jazdę do Klubu Komediowego.
Samochodem natomiast mogę jeszcze wrócić i zrobić tutaj dodatkowe ciekawe rzeczy.
Między innymi mogę sobie pobrać Get Travel Time, czyli zobaczyć bazując właśnie na
ruchu jaki jest czy jakiś wydarzeniach na drodze.
Dla transportu typu driving mogę sobie z obecnej lokalizacji pobrać informacje o
tym w ile powinienem dojechać do Klubu Komediowego.
Następnie mogę przygotować coś takiego jak tekst, czyli generalnie będę chciał
stworzyć wiadomość SMS i mogę tutaj wpisać wyjeżdżam na spotkanie.
Będę za.
I teraz możemy przekazać tutaj ten travel time.
Zobacz, że Travel Time się tutaj na dole pojawił.
Mogę go zaznaczyć i tutaj wstawić.
Czyli po prostu pobierzemy ten czas, który
został wyliczony i przekażemy go tutaj do wiadomości i np.
jeszcze napiszemy do zobaczenia i wrzucimy jakoś jakieś fajne emoji.
I to by było na tyle. Ale oczywiście ten
tekst na razie jest przygotowany jako taki statyczny szablon, więc to co jeszcze będę
chciał zrobić wpiszę Send message i wybiorę Send message z listy.
Dodatkowo mogę określić teraz odbiorców tej wiadomości jako jej tekst.
Przekażę sobie tekst, który stworzyłem, ale dodatkowo mogę określić jej odbiorców,
bo ja generalnie zapisując spotkania staram się robić to
tak, że wybiorę sobie to spotkanie z club komediowe i staram się to robić w ten
sposób, że dodaję sobie w edycji i to oczywiście w Google też można zrobić.
Można dodać opis tego spotkania i mogę sobie coś wpisać, ale gdzieś w tej treści
staram się również umieścić numer telefonu.
Czyli możemy tutaj wpisać +48.
OK. Wybieram polecenie dam.
Jeśli coś takiego jest w notatkach, to
będzie można łatwo to przekazać do naszej automatyzacji.
Jak to zrobić?
A już Ci pokazuję przejdę do short.
I teraz to co wstawimy w ręce 5 to ze zmiennych czyli klikam na variable.
Tutaj będę mógł wybrać Calendar Events,
czyli pobiorę sobie dane z tego mojego wydarzenia z kalendarza i co chcę pobrać.
Chcę pobrać notes, notatki, wybieram polecenie dane i to powinno już zadziałać.
Można włączyć czy wyłączyć sobie tę opcję?
Jeśli ją wyłączę, to ten esemes się wyśle automatycznie, bez żadnego powiadomienia.
Ale ja chcę zobaczyć, jak to wygląda.
Więc kliknę show i jeszcze raz uruchomię tę automatyzację.
Jedziemy raz jeszcze do Klubu Komediowego.
OK, teraz się wylicza. Fajnie.
Zerknijmy z powrotem do tej aplikacji.
Teraz wysyłam wiadomość i zobacz, że masz tutaj.
Nie wiem, skąd akurat wziął się ten numer, ale ten jest z moich notatek.
Czyli jeśli dana osoba
została wpisana, jej numer telefonu jako notatkę, mogę sobie to od razu wysłać?
Ja lubię mieć numer telefonu pod ręką w wydarzeniu, gdy byłem np.
u nas później albo coś.
Nie muszę tego szukać i od razu mogą łatwo namierzyć taki numer.
Więc generalnie wystarczy teraz wcisnąć
wyślij, aby tę wiadomość wysłać i zobacz, że zostało.
Oczywiście dobrze podłożony czas, że będę za 25 minut.
Co prawda Google pokazuje mi 21, ale myślę, że jest to całkiem ok.
To co możemy jeszcze ewentualnie tutaj zrobić, to dodać coś takiego jak kontakt.
Możemy w sumie przeszukiwać nasze
kontakty, czyli Get details Find kontakty właśnie.
I teraz dodamy sobie filtr i będziemy szukać osoby, która jest na naszym
spotkaniu czyli email adres szukamy po emailu i czym jest ten adres?
No musimy go znaleźć w zmiennych i w Calendar Events będziemy mieli coś
takiego jak ATM bis, czyli osoby, które uczestniczą w naszym wydarzeniu.
Jeżeli zmarnujemy ten mail z mailem, z
mailem, który mamy u nas w kontaktach w telefonie, no to wtedy z Bogiem sprawa.
Ponieważ moglibyśmy wybieram tutaj polecenie dane.
Moglibyśmy teraz umieścić to tutaj troszeczkę wyżej i moglibyśmy
zrobić to w ten sposób, że jako C5 to na razie wyczyszczę clear,
umieścimy sobie ze zmiennych informacje z kontaktów.
Tyle że musimy jeszcze wybrać, czy chcemy
zmienić ten domyślny kontakt na numer telefonu.
Gdzie tu jest numer telefonu name?
OK, czyli teoretycznie jeżeli dana osobę
jest naszych kontaktach, to wtedy zmarnujemy ją tutaj, a tu pobierzemy jej
numer telefonu i automatycznie wypełnimy nim odbiorców.
W związku z tym to powinno zadziałać,
chociaż nie wiem czy teraz akurat zadziała u mnie w tej automatyzacji.
Zobaczymy czy akurat ta osoba zapisana na spotkanie jest u mnie w kontaktach.
No nie ma jej, ale jeśli jej nie ma nie ma problemu.
Możesz tutaj manualnie wpisać sobie do kogo albo wpisać nazwę po prostu odbiorcy,
więc generalnie możesz wybrać to też ze swojej książki adresowej.
W zasadzie tu wracając byśmy mogli sobie
jeszcze ewentualnie dodać większą liczbę odbiorców i np.
wpisać odbiorcę z tych kontaktów.
Jeżeli jest więcej tych uczestników niż
jeden, to też powinien zostać one dobrze pobrane, a w przypadku gdyby ich nie
znalazło, to możemy szukać też ewentualnie w notatkach do tego spotkania.
Ja sobie akurat ten krok wyrzucę
i tutaj wrócę do tego schematu, gdzie wybiorę clear i w tym schemacie będę miał.
Przejdźmy do zmiennych.
To moją osobę z Calendar Event i stąd będę szukał w notatkach.
No i to też zawsze jakoś dyscyplinuje mnie, żebym wziął numer telefonu do tej
osoby i przy zapisywaniu, wpisywaniu spotkania uzupełnił te dane.
Często się to naprawdę przydaje.
Jeśli korzystałeś z stworzenia automatyzacji z pomocą kalendarza
kalendarza i gdybyś dodał numer telefonu osoby jako obowiązkowy w formularzu Ci się
zapisuje do Ciebie na spotkanie, to wtedy w ogóle już jest super.
Dlatego, że to, co możesz zrobić później w
papierze czy w innym narzędziu, które pomoże Ci to zautomatyzować, to po prostu
dodać sobie ten numer telefonu automatycznie jako notatka.
I tyle. I dlatego to jest
raczej najlepsze rozwiązanie, bo w kontaktach oczywiście takiej osoby możemy
nie mieć, a tak to automatycznie zostanie to fajnie przekazane tutaj i tyle.
Cała automatyzacja działa w ten sposób, że możemy teraz najpierw ją uruchomić.
Sprawdzamy spotkania, szukamy na mapie, możemy uruchomić nawigację.
Tymczasem pobierany jest czas dojazdu i do osoby, która jest w notatkach.
Ten pierwszy numer usuwamy.
Wysyłamy informację, że dojedziemy za 29
minut bazując na ruchu, który jest w okolicy.
Super! To co możemy jeszcze zrobić, to możemy
nazwać odpowiednio ten short send it na przykład.
Wybieram dam.
Można wybrać sobie jakąś ładną ikonkę, powinna być jakaś ikonka z samochodem.
Nawet można zrobić sobie jakieś zdjęcie, które będzie na home screenie tej akcji.
Nie jest to aż tak istotne, ale fajne jest
to, że możemy to sobie dodać do Siri, czyli jeśli wybierzemy Add Siri.
Navigator Meeting.
Następnie wybieram polecenie dan.
I teraz jeśli mam to dodane do Siri,
możemy też dodać do home screena co jest fajne.
Możemy po prostu dać to jako ikonkę takiej aplikacji.
Możemy też dodać to do skrótów jako szerszą.
Czyli jeśli będziemy sterować
jakiejkolwiek aplikacji będzie w tym podręcznym menu.
I również fajną rzeczą jest to, że możemy
dodać to do naszych skrótów na ekranie zablokowanym.
Zobacz, że mam tutaj te wszystkie skróty i
mogę szybko sobie tutaj tupnąć Właśnie send it jej.
Albo ewentualnie mogę oczywiście powiedzieć Hey, Siri Navigator Meeting.
I w tym momencie akcja jest uruchamiana.
Mogę wybrać, że to jest to konkretne wydarzenie komedii klub.
Wciskam start, nawiguje
i jeszcze wysyłam do odpowiedniej osoby od razu SMS kiedy będę.
To wszystko w tej lekcji.
Mam nadzieję, że Ci się podobała i mam
nadzieję, że wykorzystasz potencjał, który drzemie w short katach.
Ja tych short kadrów mam jeszcze sporo i
pewnie w kolejnych lekcjach będę Ci je też pokazywał.
Mam nadzieję, że też uda Ci się ewentualnie to uzyskać na Androidzie.
Także dzięki za uwagę i do usłyszenia.