Automatyzacja i AI w Biznesie i Marketingu: Automatyzacje w planie dnia

0:00W tej lekcji chciałabym Wam pokazać trzy narzędzia, których osobiście ja używam na

0:03co dzień i wiem, że wiele osób w moim otoczeniu również i które naprawdę

0:07pomagają mi zorganizować swój dzień dużo lepiej.

0:10Wszystkie te trzy narzędzia to narzędzia wspierające nasze

0:13działania podczas spotkań.

0:15Wiem, że wielu z Was uważa spotkania za zbyt mało produktywne lub takie, które

0:21faktycznie drenują Waszą energię bardzo mocno.

0:23Co więcej, samo umawianie spotkań może być męczące i wiem to z autopsji.

0:28Dlatego też pokażę dzisiaj Wam, który ten proces absolutnie usprawnia.

0:32Pokażę Wam krok, który pomaga nam lepiej zarządzać własnym kalendarzem oraz

0:37kalendarzem naszego zespołu oraz Firefly.

0:40Cudowne narzędzie, które sprawiło, że moje spotkania stały

0:43się faktycznie rozmową, na której mogę słuchać i zadawać odpowiednie pytania, a

0:48niekoniecznie siedzieć i wyłącznie notować.

0:50Przejdźmy więc do mojego komputera.

0:52Na pierwszy ogień jest Zencall. Zencall.

0:55Jest to narzędzie, które pomaga nam w zaplanowaniu naszego kalendarza

1:00oraz w umawianiu spotkań.

1:01Będzie szczególnie pomocne dla osób, które tych spotkań mają dużo, które sprzedają

1:06własne konsultacje i które gdzieś tam ten kalendarz swój muszą wielokrotnie

1:10wystawiać publicznie.

1:13W Zenkolu mamy możliwość podglądu po prostu własnego kalendarza.

1:17Mamy coś takiego jak meetingi.

1:18Do tego zaraz dojdziemy.

1:20I mamy naszą defaultową dostępność, bo to jest jakby od zera założony profil.

1:25Możemy podłączyć swój kalendarz oraz mamy automatyzację.

1:29I zacznijmy od tego, że żeby w ogóle dobrze korzystać z Enkola należy

1:33podpiąć tutaj swój kalendarz.

1:35Następnie możemy właśnie przejść do naszych dostępności.

1:38Jak widzicie mam tutaj wszystkie informacje o naszej dostępności.

1:41Jak widzicie możemy ją sobie nazwać.

1:43Możemy zmienić strefę czasową, możemy dodać przerwę pomiędzy spotkaniami,

1:47na przykład pięciominutową dziesięcio. Możemy.

1:50Możemy zmienić to, co ile nasze spotkania będą pokazywane po prostu

1:54publicznie w naszym linku.

1:57Możemy sobie zmienić to, że nasze spotkanie może być umówione nie wcześniej

2:02niż lub nie później niż ileś odpowiednio minut, godzin, dni przed spotkaniem możemy

2:07ustawić sobie oczywiście maksymalną ilość spotkań danego typu w ciągu dnia.

2:12Możemy sobie również ustawić swoją dostępność jeżeli chodzi o czas.

2:16Możemy sobie to zapisać.

2:19Zapiszemy to sobie i przejdziemy teraz do meetingów.

2:23Meetingi, czyli nasze spotkania.

2:25Ja na przykład używam tego do rekrutacji.

2:28Mam spotkanie, które odpowiada za pierwszy etap rekrutacji.

2:31Mam spotkanie, które odpowiada za finałową rozmowę rekrutacyjną.

2:34Mam spotkanie, które odpowiada za kick off z klientami, za warsztaty z klientami, za

2:40takie cotygodniowe co dwutygodniowe statusy i po prostu nasi klienci czy nasi

2:45kandydaci mają dostęp do mojego linka do Zen Calla, tak, żeby w każdej chwili mogli

2:50umówić sobie spotkanie, kiedy tego potrzebują.

2:52I właśnie.

2:53Żeby to zrobić, musimy stworzyć nasze spotkanie.

2:57Może to być na przykład publikacja.

3:00Możemy sobie tutaj wrzucić customową nazwę, która będzie się

3:03pokazywała w naszym kalendarzu.

3:05Na przykład Uczestnik i wtedy dostaniecie imię i nazwisko i temat spotkania.

3:12Tutaj wybieramy naszą dostepność.

3:14U nas jest defaultowa i z racji tego, że ja tu nie podłączyłam swojego kalendarza

3:18Google to mam tutaj dostępne albo offline, albo rozmowę telefoniczną.

3:22Natomiast kiedy podłączymy tutaj kalendarz Google czy kalendarz Microsoft czy Apple

3:26Calendar, możemy mieć tutaj różne opcje.

3:28Możemy mieć Teams, możemy mieć Google Meet, a my zrobimy sobie,

3:30że to jest offline. I tutaj jakiś krótki opis.

3:33Ja na razie po prostu wrzucę tutaj myślnik.

3:36Możemy sobie tutaj również robić po prostu różne zaawansowane ustawienia,

3:40jak to, w jaki sposób ma się pokazywać osobom, które chcą z nami

3:44zaplanować spotkanie.

3:45Właśnie nasz kalendarz, czy w ujęciu miesięcznym, czy tygodniowym.

3:49Ile osób maksymalnie na jeden termin może się wpisać?

3:53Czy ma być wymagany numer telefonu, ewentualnie pole notatki, ile razy i czy w

3:57ogóle nasze spotkanie może być odwoływane czy przekładane.

4:01Możemy tutaj też umieścić oczywiście nasze social media.

4:03Możemy tutaj przekierować na odpowiednią stronę podziękowania za

4:07umówienie Zamówienia, spotkania.

4:09Możemy także stworzyć formularz, który będzie właśnie przy

4:13umówienie naszego spotkania.

4:14Tutaj jest bardzo dużo opcji.

4:16Chłopaki z Recall naprawdę dbają o to, żeby Zenkol coraz lepiej się rozwijał.

4:20Klikamy sobie Save OK i mamy teraz nasz meeting stworzony.

4:25Jak widzicie możemy tutaj zrobić kilka rzeczy.

4:28Możemy sobie to oczywiście zedytować, możemy kogoś zaprosić, możemy

4:31to też gdzieś zaimportować. Na przykład.

4:33Pewnie spotkaliście się kiedyś w niektórych firmach, szczególnie

4:37zagranicznych, właśnie z kalendarzem dostępności.

4:39Zwykle takie firmy korzystają z kalendarzy.

4:41To jest taki odpowiednik Zen kola.

4:43Natomiast na rynek międzynarodowy.

4:45I właśnie tak też możemy zrobić sobie w tym przypadku.

4:48Możemy sobie po prostu zapisać kod, kawałek kodu HTML, tak żeby na naszej

4:53stronie pojawiał się kalendarz dostępności właśnie z Zen.

4:56Ola Ale ja bym sobie chciała skopiować ten link i odpalić zupełnie nową, czystą kartę

5:03i wkleić ten link i zaraz Wam pokażę o co chodzi.

5:07I tutaj to się musi załadować.

5:08Jak widzicie Tutaj oczywiście miałam to zupełnie źle poukładane.

5:14Natomiast widzicie, że jeżeli ktoś dostanie taki link, to może po pierwsze

5:18użyć swój kalendarz Google lub swój kalendarz outlookowy.

5:21Wtedy wszystkie spotkania, które on gdzieś już ma, to te daty pojawią mu się

5:26jako daty niemożliwe do zablokowania.

5:29I w tym przypadku właśnie mamy tutaj akurat bloki po 15 minut.

5:33Dlatego to jest tak rozbudowane i dostępność aż od 9:00 do 17:00.

5:37Natomiast kliknijmy sobie tutaj na przykład na pierwszego lutego

5:41i kliknijmy sobie, że właśnie zabukujemy nasz, zabukujemy nasz adres

5:50mailowy i możemy zostawić notatkę.

5:56Potwierdzamy nasz meeting. Ok.

5:58I mamy tutaj właśnie taką wiadomość, że nasz nasze spotkanie zostało

6:02potwierdzone w Senkolu.

6:04Możemy także ustawić jeszcze konieczność mailowego potwierdzenia, że faktycznie

6:08takie spotkanie zostało omówione.

6:10To jest szczególnie pomocne, kiedy wystawiacie swój zen publicznie, dosłownie

6:14publicznie, bo ktoś może wam zająć wszystkie miejsca i po prostu zablokować

6:18innym dostęp do waszego kalendarza.

6:20Natomiast właśnie w tym przypadku mam to wyłączone.

6:23I tutaj, kiedy spojrzymy sobie na mój kalendarz, to jak widzicie, mamy tutaj

6:27od razu wrzucone właśnie ten event.

6:31Możemy takie spotkanie przełożyć, możemy je odwołać, właśnie możemy je skalować

6:37albo umówić meeting z tą samą osobą, tylko po prostu na inny czas kolejny,

6:42albo zupełnie go odwołać.

6:45I właśnie w taki sposób, dzięki narzędziu, jakim jest Zencall, możemy umawiać się na

6:49spotkania z ludźmi bez konieczności wymieniania tony maili, smsów czy

6:54dzwonienia do nich i sprawdzania odpowiednio kalendarzy.

6:57Bo zawsze i Twój kalendarz, i danego człowieka, który chce się umówić na

6:59spotkanie, są po prostu ze sobą zmapowane i mogą wybrać odpowiednią dla siebie datę.

7:05Kolejną aplikacją jest Cron.

7:07Cron, który kilka dni temu, dosłownie kiedy to nagrywam, zmienił się w Notion

7:11Calendar i jest to narzędzie, z którego ja osobiście korzystam

7:16tak naprawdę na co dzień.

7:17Pokażę Wam teraz jak to wygląda.

7:19Możemy zalogować się do tego Notion Calendar czy tam do Crona.

7:24Pokażę Wam teraz jak wyglądał mój przykładowy tydzień w Krośnie.

7:26Jak widzicie mamy tu po prostu kalendarz.

7:28Ja mam podpięty akurat ten Google Calendar nasz kalendarz firmowy.

7:32Jak widzicie mamy tutaj pewne statusy, które są powtarzalne i są dla

7:36odpowiednich osób w zespole.

7:38Mam możliwość bardzo łatwo, dosłownie jak na Google kalendarz dodaniu nowego eventu.

7:43Tutaj po prawej stronie wyświetla się coś takiego jak App Coming Event, czyli który

7:49event mam, następny również mogę z tej pozycji bardzo łatwo dołączyć

7:55coś, co jest bardzo przydatne, szczególnie kiedy pracujecie w zespole, kiedy chcecie

7:59komuś wrzucić spotkanie, a niekoniecznie wiecie, czy ta osoba na przykład ma wolne

8:03na szybko rozmawiacie z klientem i dogadujecie terminy.

8:05Jest coś takiego jak Showtimmate calendar i mamy na przykład Mikołaja.

8:12I widzę w tym momencie, że faktycznie ma on pusty cały ten tydzień mogę śmiało

8:19mu wrzucać po prostu eventy i spotkania.

8:23Co jest fajnego w Notion?

8:24Kalendarz w momencie, w którym zmapowało się właśnie z Notion Cron z Notion.

8:28Możemy do każdego naszego spotkania.

8:30Stwórzmy sobie tutaj takie spotkanie testowe.

8:33Oczywiście oprócz naszych uczestników wybrania tego, gdzie taki event ma się

8:38znajdować, możemy dodać zupełnie nowy notion page.

8:44Na pewno wiele z Was, którzy to oglądacie korzysta z Notion na co dzień jako swoja

8:48baza danych, a nawet swój program do zarządzania zadaniami.

8:51I to jest właśnie fajne, że wtedy jak wchodzicie na spotkanie, każdy ma ten

8:55notion page i może sobie z tego spokojnie korzystać.

8:58Trzecią aplikacją, która zupełnie zmieniła moje życie i zupełnie zmieniła to, w jaki

9:02sposób prowadzę spotkania, w jaki sposób przebiegają spotkania i sprawia, że

9:06te spotkania są dużo, dużo krótsze.

9:08Jest Firefly.

9:09Jest to taki bot AI, którego przypina się do konkretnego spotkania.

9:13W momencie, w którym stworzycie sobie konto na Firefly, dostaniecie właśnie na

9:17pierwszym ekranie tutaj, że jeżeli zaprosicie Freda.

9:20Fred to jest po prostu taki właśnie asystent AI.

9:23Do konkretnego spotkania na kalendarzu.

9:25To on dołączy jako uczestnik.

9:27Oczywiście nie będzie w żaden sposób się odzywał, nie będzie także

9:30włączony na kamerze. To jest po prostu wirtualne.

9:32Tylko twór wirtualny AI, które tworzy transkrypcję całego spotkania.

9:37W zależności od pakietu, który wybierzecie, nagrywa również wideo

9:41i potem po spotkaniu w ciągu kilkunastu sekund do maksymalnie kilku minut

9:45tworzy całe podsumowanie spotkania.

9:47Zaraz Wam pokażę, jak to wygląda.

9:49Możecie też mieć dostęp akurat tutaj, na przykładzie Firefly s Quick Review.

9:55Tutaj akurat na przykładzie Quick Overview Firefly.

9:58Natomiast jak widzicie, tutaj jest na przykład spotkanie, znaczy spotkanie.

10:01Byłoby to spotkanie na Google Meet.

10:03Po prostu to jest pewne nagranie, które trwa 8 minut praktycznie.

10:07Jak widzicie, mamy tutaj możliwość przewinięcia całego spotkania,

10:11dosłownie całego spotkania.

10:13Możliwość zaznaczenia sobie pewnych reakcji, zostawienia komentarzy.

10:17Mamy tutaj coś takiego też jak całą transkrypcję.

10:19Po kolei kto co mówił dokładnie, w której minucie i w momencie, w którym

10:23chcemy sobie do czegoś wrócić.

10:25Po prostu wystarczy, że klikniemy na dane zdanie i już możemy to

10:28sobie obejrzeć tutaj.

10:29Jak to faktycznie przebiegało na spotkaniu?

10:31Dodatkowo Firefly tworzy nam słowa kluczowe do danego spotkania.

10:36Tworzy nam takie krótkie podsumowanie spotkania na podstawie całego transkryptu

10:42tworzy nam również najważniejsze punkty, które podczas spotkania się

10:45przewijały i tworzy nam listę zadań.

10:48Tak, tworzy nam również listę zadań, która jest do wykonania po tym spotkaniu, więc

10:54wyobraźcie sobie, jak bardzo ułatwia to na przykład spotkania sprzedażowe czy

10:58spotkania statusowe z klientami W tym momencie.

11:01Wcześniej oczywiście przed używaniem Firefly, musieliśmy wszystko notować

11:05ręcznie, dokładnie co klient powiedział, co chce, jakie ficzery są do poprawienia,

11:10co jest do dodania, co jest do zmienienia.

11:12W tym momencie mając Firefly podłączonego do spotkania, my po prostu naturalnie

11:17normalnie z tym klientem rozmawiamy.

11:19Nie musimy robić dwóch rzeczy naraz, albo mieć osobnej osoby, która będzie

11:22na spotkaniu i będzie notować.

11:23Możemy po prostu rozmawiać, pytać, dopytywać, bo wiemy, że w tle działa

11:27właśnie Firefly, który nam to spotkanie zapisze.

11:30Co bardzo istotne, jest to coś, co dla niektórych jest

11:35normalne, dla niektórych może być delikatnie kontrowersyjne.

11:39Pamiętajcie więc, żeby za każdym razem jak używacie Firefly na spotkaniu poinformować

11:43o tym czy klienta czy współpracownika, tak żeby nie wynikły z tego żadne

11:47nieprzyjemności w późniejszym czasie.

11:49Bo jednak to jest nagrywanie całego spotkania.

11:52Ale właśnie dzięki temu możemy sobie potem automatyzować resztę czynności.

11:57Może być tak, że Wasz Firefly jest podpięty do pick upa przez Mike'a i na

12:02przykład tą listę zadań wyciąga i wrzuca Wam ją jako zadania przypisane

12:07do konkretnego projektu.

12:08Więc to jest też dobra baza do tego, żeby właśnie zacząć automatyzować.

12:12Mam nadzieję, że skorzystacie z tych trzech narzędzi, a Wasz plan dnia,

12:17poukładanie tego i spotkania z tym związane będą dużo przyjemniejsze i będą

12:22Wam zabierały dużo mniej czasu i energii.