Automatyzacja organizacji wydarzeń
1 godz. 5 min · Make · Biznes i Automatyzacje
Grzegorz RógIdea ArchitectTen Kurs jest bardzo praktycznym materiałem, w którym skoncentrujemy się na technicznym aspekcie tworzenia tego typu eventów z pomocą narzędzi no-code. Używając gotowych rozwiązań, takich jak wydarzenia Facebook i narzędzi jak Typeform, Google Forms, Mailchimp czy Twilio będziesz w stanie przygotować ofertę i zapisy na wydarzenie.
W następnej części, używając automatyzacji, które wykonamy w Zapier i Integromat - zbudowujemy system powiadomień mailowych i SMS dla uczestników, jak również dowiesz się jak zorganizować własną pracę wokół wydarzenia dzięki powiadomieniom i zadaniom Todoist. Dzięki temu każdy etap planowania i realizowania wydarzenia będzie przemyślany, możliwie uproszczony i prosty do zweryfikowania.
Poznasz kompletny framework, który powinien dla Ciebie stanowić inspirację do tego, jak przygotować i poprowadzić na autopilocie własne wydarzenie, niezależnie od tego jakie narzędzia i automatyzacje finalnie wybierzesz. Poznasz najlepsze rozwiązania, które będziesz umiał odpowiednio dopasować do różnorodnych sytuacji i potrzeb.
Kurs został opracowany z myślą o osobach, których zadaniem jest przygotowanie i obsługa wydarzeń online i offline i myślą o ich automatyzacji. Jeśli prowadzisz własne livestreamy lub myślisz o prowadzeniu webinarów, a także organizujesz meetupy czy konferencje - na pewno będzie to inspirujący materiał w kontekście ich automatyzacji. Poza tym, nawet osoby które nie planują prowadzenia wydarzeń z kursu mogą nauczyć się jak wspópracują narzędzia takie jak Mailchimp, Twilio, Zapier, Typeform i inne i poznać niezwykle przydatne narzędzia no-code.
Cześć, witaj w kolejnej lekcji.
Nasza automatyzacja zaczyna działać naprawdę dobrze.
Wystarczy, że wykonamy jedną akcję, czyli
stworzymy wydarzenie w kalendarzu, a automatycznie założy nam się webinar.
Utworzy nam się również projekt oraz różne zadania.
Jeśli te zadania będziemy również dzielić
z zespołem, możemy oczywiście jeśli korzystamy z Todoist, dodać tutaj taski.
Natomiast często korzystamy również z jakiegoś komunikatora, np.
ze Slacka. I gdybyś chciał dodać tutaj jeszcze jakieś
powiadomienie na szlaku, bardzo łatwo możesz to zrobić.
Klikam na tą ikonkę Add router i tutaj
wcześniej robię sobie router, a następnie lutuje to na slacka albo na skypa czy
jakikolwiek inny komunikator gdzie będę mógł dodać sobie nawet stworzyć specjalny
kanał, który będzie dedykowany rozmowie np.
na temat tego webinaru.
Albo można po prostu stworzyć post.
Ja wybieram polecenie Create post.
Mogę to zrobić na konkretny kanał.
Ja żeby to przetestować wybiorę po prostu user i wybiorę mojego użytkownika,
czyli tego użytkownika, gdzie jako tytuł posta wpiszę i tutaj podamy datę, czyli
datę start, a następnie w treści content wpiszemy deskryptory tego warsztatu.
Wybieram polecenie OK
i teraz powinienem już również dostać powiadomienie na szlaku.
Porównajmy to sobie ładnie.
Jeśli będę jeszcze raz chciał przetestować
to na tej samej dacie, to uruchomi mi się też scenariusz.
To długi czas, bo już kilka minut minęło i te taski zostaną znów przeliczone.
W związku z tym to co mogę zrobić to na
chwilę mogę kliknąć tutaj i wybrać polecenie Disable root.
I teraz jeśli to uruchomię, rzecz jasna będziemy musieli.
Po wykonaniu tej operacji zmienić to
jeszcze raz na First event i wskazać ten event.
Następnie zobaczymy czy
zostanie to wykonane i powinno nam się dodać do Slacka.
W ramach mojego użytkownika pojawiła się informacja nowy warsztat animacja postaci
zaplanowany na wtedy i wtedy i jeszcze dodatkowo mam tutaj opis tego warsztatu.
No i super. To co możemy teraz zrobić, to jeszcze przy
inicjowaniu naszego webinaru będę chciał dodać jedną rzecz do routera
i chcę dodać teraz posty na portale na profile społecznościowe.
Takie, które zostaną automatycznie tam
umieszczone razem z opisem naszego warsztatu i zapowiadający ten warsztat.
To co mogę zrobić, to mogę albo skorzystać z gotowych integracji, takich jak
integracja z Facebookiem, integracja z Twitterem i po kolei wybierać
sobie poszczególne, a następnie tam poustawiać.
Ale mogę też skorzystać z połączenia z serwisem Buffer.
Jeśli wybiorę Buffer mogę wybrać CLI
status Update, czyli wybrać i wysłać do banera aktualizację i ta aktualizacja.
Zobacz jak wygląda Buffer.
Jest to taki serwis, który możesz, który możesz za darmo kolegować.
Wydaje mi się, że do 10 postów, więc bez problemu możesz to zrobić.
Połączyć swoje profile na bazarze i żeby opublikować jakiś update wystarczy go
tutaj dodać, żeby to zrobić automatycznie zintegruje, a on automatycznie nam wskoczy
na jakiś slot albo zostanie opublikowane od razu.
Te sloty to są po prostu daty, które
zgodnie z ustawieniami naszym kalendarzem post link ustawimy sobie.
Buffer jest całkiem inteligentny i pozwala nam ustawiać np.
w tych datach, tych godzinach, które są
dla nas najbardziej popularne, gromadzą największy ruch, albo po prostu my sami
możemy ustawić sobie, kiedy te posty mają być publikowane.
Jeśli przykładowo na każdy dzień mamy
zaplanowane po 2 posty, to jeśli do kolejki dodamy w tym momencie jakiś post,
to zostanie on opublikowany zgodnie z tym harmonogramem.
Jeżeli w harmonogramie znalazłyby się
jakieś inne posty, wtedy zostałby umieszczony na końcu kolejki.
Chyba, że zdecydujemy inaczej. No dobra, to teraz tak.
Mam tutaj spięte dwa profile profil na Facebooku oraz profil na Twitterze.
To co mogę zrobić, to wrócić do Integry
i zaznaczyć oba te profile Facebook oraz Twitter, a następnie opublikować update.
No i teraz pamiętaj proszę o tym, że ten
update musi być na tyle generyczny i musi używać tych wszystkich danych, abyśmy
mogli wykorzystać ten sam scenariusz do wszystkich warsztatów.
Które kolejkę
pokazywałem Ci scenariusze postów, które mam już przygotowane wcześniej.
I to jest właśnie jeden z nich.
Możemy zrobić tak Zapraszamy na kolejny warsztat.
Następnie możemy podać jego nazwę, czyli
korzystamy z tej dynamicznej, oczywiście nazwę, tak żeby wstawił się tutaj.
Każdy kolejny warsztat też zaplanujemy,
który odbędzie się i możemy tutaj wstawić datę.
I mamy coś takiego jak start datę, która jest sformatowana mi pierwszy
i w ten sposób nie jest to zbyt przyjazne, zwłaszcza po polsku.
Nie za dobrze to brzmi.
W związku z tym, jeśli przejdziemy tutaj do sekcji Data będziemy mogli znaleźć coś
takiego jak format date, czyli sformatować datę.
Jeżeli na to na jadę okaże się, że jest tutaj kilka podanych formatów.
Co możemy podać pośredników, jak to możemy ładnie sobie sformatować.
Nawet możemy dodać informacje tutaj o strefie czasowej itd.
Więc wydaje mi się, że taki format będzie
nawet w porządku, więc zostawimy kod z niego, skopiuję.
Można to zrobić nawet jeszcze ładniej, ale na razie zostawmy tag i sformatuj go z tej
daty, którą dostajemy tutaj, czyli z datą start.
Następnie zobacz, koniecznie zobacz opis i koniecznie zarezerwuj sobie miejsce.
I to jest ten nasz najważniejszy link,
który używamy, czyli link do naszej lokacji czy do opisu?
Mamy go z Google kalendarza.
I w ten sposób stworzyliśmy post, który
jest generyczny i dopasuje się do wszystkich przyszłych nasz webinarów.
Teraz, kiedy chcemy opublikować albo od
razu, albo chcemy dodać to do base na górę w kolejce, albo na koniec w kolejce.
No i ewentualnie jeszcze możemy to zaplanować na określoną datę i godzinę.
To oczywiście nie byłoby zbyt uniwersalne,
w związku z tym dodajemy to na samą górę naszej kolejki.
W ten sposób zostanie to opublikowane
zgodnie z harmonogramem Buffer, ale jako najświeższy najnowszy update, a wszystkie
kolejne, które tutaj są, po prostu zostaną zepchnięte.
I tak chcemy to zrobić.
Następnie możemy jeszcze załączyć do tego jakieś obrazki.
Nie chcemy tego robić.
Tutaj w sekcji zaawansowanej też są jakieś
różne rzeczy, ale nam na razie to wystarczy.
Wybieram polecenie OK.
I teraz zobaczmy, czy to w ogóle zadziała.
Czyli przejdę sobie znów do naszego scenariusza, znowu będę chciał go
uruchomić, ale tutaj mam to dość zablokowane.
W porządku, wybiorę sobie ostatnią datę.
Teraz przechodzę do Run ONS.
Na szlaku mogę dostać jeszcze jedną wiadomość.
Nie ma sprawy, zobaczymy czy na base też wszystko ładnie się za kolejkę.
Mamy informację, że te dane zostały przekazane i ja teraz przejdę do Mastera i
proszę bardzo, zapraszamy na kolejny warsztat.
Zostało dodane do Twittera.
Jak również mam ten znany do Facebooka nawet zostały skrócone linki.
To jest opcja, którą też możemy jeszcze sobie dostosować.
Wygląda data całkiem nieźle.
Można by było jeszcze popracować nad jej formatowaniem, ale generalnie to
spowoduje, że o konkretnej godzinie, czyli tutaj u mnie akurat o trzeciej 45 pm,
zostaną opublikowane te posty na moich profilach społecznościowych i mogłem to
zrobić za pomocą jednej prostej automatyzacji, także w tej lekcji.
To już wszystko.
Nasz plan na początek zautomatyzowania webinarów wygląda całkiem nieźle.
Mogę już teraz z powrotem włączyć Todoist i mogę nazwać tę automatyzację, że to jest
wstępne albo po dodaniu webinaru do kalendarza, czyli ten nasz wstępny setup.
I oczywiście, jeżeli chcesz tylko zrobić cokolwiek innego, wystarczy, że klikniesz
to sobie na routerze i przykładowo możesz wysłać do kogoś maila, albo np.
utworzyć jakiś arkusz kalkulacyjny, w
którym będzie cała check lista do tego webinaru.
Masę różnych rzeczy możesz zrobić tutaj sobie bezpośrednio na tym routerze,
korzystając z wszystkich danych z kalendarza Google.
To jest scenariusz, który inicjalizacja
cały proces dodawania webinaru czy jakiejś konferencji i warsztatu itd.
Natomiast my jeszcze zrobimy sobie taki
proces, który obsłuży wszystkie powiadomienia również do uczestników.
To już sobie zrobimy w zabierze w kolejnej lekcji.
I to co jeszcze proponuję tutaj ustawić to przede wszystkim zapisujemy ten
scenariusz, wybieram polecenie save, ale mamy też opcję planowania, czyli skasuj
link i włączamy to, a następnie ustalamy wskaźnik Settings.
Możemy też kliknąć na ten malutki zegarek.
No i mamy tutaj możliwości wykonywania tego w interwałach np.
co 15 minut możemy sprawdzać.
Czyli tutaj mamy Work events, czyli
będziemy sprawdzali czy ten nowy event został zmienione albo dodane.
Ale jeśli chcemy to robić rzadziej, możemy to robić rzadziej, czyli nie od razu
dostaniemy notyfikację z kalendarza, ale nie jest nam to potrzebne.
Wystarczy, że np.
będziemy sprawdzali powiedzmy raz dziennie, czyli wybieramy polecenie
everyday i myślę, że to jest OK, ponieważ to jest scenariusz, który tak naprawdę nie
musi czy się wykona dziś, czy jutro, nie ma żadnego problemu.
Inicjujemy ten warsztat i teraz tak zwane posty zostaną opublikowane.
Natomiast jeśli chcielibyśmy, aby on był wykonywany co 15 minut, to będziemy
musieli się liczyć z tym, że trochę więcej operacji będzie wykonanych tutaj
i trochę zużyje to nam ten nasz transfer do 1000 operacji dozwolonych za darmo.
Więc jeżeli przekroczymy ta jedną dziennie będziemy wykonywali 30 miesięcznie.
Nie ma żadnego problemu.
OK, to wszystko na teraz.
Dziękuję za uwagę i do usłyszenia w kolejnej lekcji.