Metodologia Lean: Wartość i Muda - przykłady

0:00W tej lekcji pokażę Ci na przykładach jak szukać marnotrawstwa, jak szukać wartości

0:05dodanej, jak szukać tych czynności, które wartości dodanej nie dadzą.

0:09I też zobaczysz jak rozpisywać sobie

0:11procesy w swojej organizacji za pomocą karty usprawniania procesów,

0:15którą pokazywałem wcześniej przy okazji przykładu z kawą.

0:19Teraz przejdziemy do bardziej praktycznych przykładów związanych z biznesem.

0:23Przygotowałem 4 różne przykłady, które mogą dotyczyć również Ciebie.

0:28Przeszedłem teraz do widoku karty

0:29doskonalenia, która będzie oczywiście dla Ciebie dostępna.

0:33Też chcę Ci pokazać, że

0:35to doskonalenie procesów nie jest wcale takie trudne i jak może się wydawać.

0:39Pierwszym Twoim krokiem, który musisz

0:41zrobić to rozpisać sobie proces krok po kroku.

0:44Nie musisz do tego używać skomplikowanych narzędzi jak vSphere, jak Flow Chart.

0:48Fajnie jest i mieć super oczywiście, ale

0:50wystarczy Ci na razie na ten moment zwykły arkusz Google.

0:54I to jest też właśnie ta filozofia.

0:55Lean małymi krokami usprawnia coś,

0:58bo sam proces doskonalenia również można doskonalić i usprawniać.

1:02Ale zacznijmy od czegoś po to, żeby to doskonalenie wprowadzić.

1:05Tutaj mamy do czynienia z procesem składania ofert.

1:09Rozpisałem kolejne elementy, które pozwalają nam ten proces zrealizować.

1:14Pierwszą operacją jest otrzymanie maila od firmy i przeczytanie go.

1:18To zajmuje około około 300 sekund.

1:21Mamy tutaj to wypisane i zauważyliśmy marnotrawstwo.

1:24W trakcie

1:26otrzymywania tych maili i szukania ich szukamy i w skrzynce nie mamy struktury

1:30jakiej w skrzynce mailowej nie mamy podziału na foldery.

1:33Po prostu musimy przeszukać przeszukać

1:34skrzynkę, aby uzyskać informację, że klient chce od nas uzyskać ofertę.

1:39Zajmuje to około 300 sekund.

1:42Kolejnym tematem jest przeszukanie dysku, aby dodać aktualną ofertę.

1:46Zauważam tutaj takie marnotrawstwo, że na dysku znajduje się kilka ofert.

1:51Niektóre są aktualne, niektóre nie, więc jest to kolejny czas, żeby wybrać tą

1:56aktualną ofertę, sprawdzić ją czy jest aktualna, którą który czas, który musimy

2:00poświęcić, żeby załączyć odpowiedni plik do maila.

2:05Kolejnym krokiem jest załączenie oferty do maila.

2:08To trwa 5 sekund.

2:09Nie zauważyliśmy żadnych marnotrawstwa, więc ich nie zapisujemy.

2:13Kolejna operacja to jest napisanie maila z odpowiedzią.

2:16Tutaj nie mamy żadnego standardu.

2:18Za każdym razem piszemy ten mail odręcznie, co też zajmuje czas, a możemy

2:23przecież stworzyć jakiś jeden standard, który będziemy utrzymywać.

2:27Rozwiązaniach opowiem Ci w kolejnym module.

2:29Na razie dostrzegamy modę, czyli nie mamy jednego standardu.

2:33Piszemy cały czas ręcznie.

2:35To jest około 400 sekund.

2:38I wysyłamy tego maila do klienta, co trwa 5 sekund.

2:42Naciśnięcie wyślij i poczekanie chwilę.

2:46Tutaj w kolumnie C należy zaznaczyć gdzie jest wartość dodana dla klienta.

2:51Z Twojej perspektywy, gdy się zastanowisz,

2:54czy klient chce Ci płacić za to, że szukasz maila w skrzynce,

2:57czy klient chce Ci płacić za to, że przeszukuje dysk, żeby znaleźć ofertę?

3:02Czy klient Ci płaci za to, że Ty mu napiszesz maila?

3:07Nie, samo pisanie nie jest wartością.

3:09To, że mu go wysyłasz to to jest dla niego wartość, że może

3:12poznać ofertę i jego nie interesuje czy Ty piszesz maila 5 minut czy dwie sekundy.

3:17Jeżeli masz stworzony jakiś template i go po prostu włączasz.

3:21Popatrzmy na to z perspektywy czasu.

3:23Niby prosta operacja, niby prosty proces, a po zsumowaniu tych wszystkich czynności

3:27okazuje się, że zajmują 950 sekund, co stanowi około 16 minut.

3:33Wyobraź sobie, że dostajemy w ciągu dnia 4 takie zapytania i to jest godzina pracy po

3:40to, żeby standardową ofertę, która u nas istnieje, klient od nas otrzymał.

3:44Jest to typowe marnotrawstwo, z którym powinniśmy walczyć.

3:48W kolejnej lekcji, gdy będę mówił o tym, jak to usprawnić, pokażę Ci przykłady,

3:52gdzie znajdziemy z tym czasem w zasadzie do zera.

3:54Jest to możliwe.

3:57Kolejny przykład procesu dla osób, które np.

4:00prowadzą same swoje media społecznościowe,

4:02są konsultantami i pracują jako freelancerzy.

4:06Jest proces dotyczący wstawiania postów na media społecznościowe.

4:11Prowadzisz swój blog i chcesz poinformować

4:13świat o tym, że nowy wpis pojawił się na blogu?

4:16Co robisz? Musisz przygotować jakieś grafiki, np.

4:19w kanwie, która jest znana wielu osobom, które prowadzą media społecznościowe.

4:25Nie masz jednego standardu?

4:26Za każdym razem tworzysz grafiki od nowa.

4:28W zasadzie dobierasz różne elementy.

4:31Zajmuje Ci to sporo czasu.

4:33Kolejnym aspektem jest przygotowanie tekstu do mediów społecznościowych.

4:37Również zauważasz marnotrawstwo, że nie ma standardu, że za każdym razem ten tekst

4:42tworzysz od zera, od początku, co też zajmuje Ci masę czasu.

4:47Tak naprawdę dopiero wartością dodaną jest

4:50dodanie tego tekstu, grafiki, linku na media społecznościowe.

4:54Kolejne, które masz Facebook, LinkedIn czy Instagram.

4:58Gdy sumujemy cały ten czas, okazuje się,

5:00że przygotowanie takiego wpisu na media społecznościowe zajmuje około 60 minut.

5:06Jest 54 minuty.

5:08Można to robić naprawdę szybciej.

5:10Można to stąd zarysować, można usuwać.

5:12To marnotrawstwo, o czym dowiesz się w kolejnym module.

5:16Kolejnym przykładem jest reklamacja, np.

5:20software house większej organizacji w większej firmie.

5:23Tutaj od razu będzie więcej niż gdy

5:25pracujemy w pojedynkę, bo dochodzi interakcja między ludźmi.

5:28Rozpisałem taki proces otrzymania

5:30reklamacji i rozpatrzenia i odpowiedzenia do klienta.

5:34Pierwszym krokiem takiej operacji będzie sprawdzenie skrzynki mailowej.

5:37Znowu nie mamy standardu w skrzynce, wszystko w jednym inbox.

5:40Musimy chwilę poszukać tej reklamacji.

5:42Zajmuje to około 100 sekund.

5:44Następnie tą reklamację ktoś czyta.

5:46Ktoś odpowiedzialny za kontakt z klientem zajmuje mu to 240 sekund.

5:51Przesyłają do odpowiedniego inżyniera osoby odpowiedzialnej za dany temat

5:55i później ta osoba odpowiedzialna znowu przeszukuje skrzynkę, sprawdza te maile.

6:01Zajmuje to około 300 sekund, czyta na temat tej reklamacji 240 sekund ok.

6:08I postanawia zostawić ten temat trochę na bok, bo są inne priorytety.

6:13No i tutaj mamy takie marnotrawstwo związane z czekaniem.

6:16Klient chce uzyskać odpowiedź, no ale nie ma jednego standardu w organizacji np.

6:20ile powinniśmy poświęcić czasu na odpowiedź na reklamację.

6:24Taka osoba zostawia ten temat.

6:26To zajmuje 7200 nawet sekund.

6:30Może to być liczone w godzinach.

6:32Następnie znowu podchodzi do tego tematu,

6:35czyta jeszcze raz tego maila, sprawdza specyfikacje i wymagania.

6:38Zajmuje to 360 sekund.

6:41Przygotowuje odpowiedź dla klienta, co tutaj może być już uznane jako wartość

6:45dodana, ale też nie mamy żadnego standardu.

6:48Dostrzegamy takie marnotrawstwo.

6:49Za każdym razem piszemy ten mail odręcznie i zajmuje nam to około 600 sekund.

6:55Przesyłamy tego maila do osoby, która kontaktuje się z klientem.

6:58To jest 10 sekund.

7:00Ta osoba sprawdza jeszcze raz tego maila zanim go wyśle do klienta.

7:03To jest kolejne 60 sekund.

7:06Nie ma żadnego standardu.

7:07Może jest brak zaufania i też jest to też jest typem marnotrawstwa

7:11i przesyła ten mail do klienta z informacją.

7:14I tutaj jest tak naprawdę największa wartość dodana dla klienta, bo klient w

7:19końcu otrzymuje informację czy jest reklamacja, co należy dalej zrobić, czy

7:23reklamacja została zaakceptowana, czy odrzucona, czy klient się pomylił.

7:27Cały proces trwa 155 minut, co stanowi

7:32prawie 3 godziny, a można go zrobić dużo szybciej, dużo

7:35krócej, o czym pokażę Ci w kolejnym module.

7:40Kolejny przykład na temat zarządzania projektami.

7:44Jestem ciekaw czy coś takiego wystąpiło u Ciebie.

7:47Jeżeli zarządzasz projektami, pewnie tak.

7:50Wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację, że

7:53klient chce uzyskać informację o statusie danej akcji.

7:57Klient projektu i nie ma tej informacji nigdzie nie ma

8:01jakiegoś jednego standardu, więc wysyła po prostu maila z zapytaniem.

8:05Osoba odpowiedzialna za projekt, jakiś

8:06project manager musi przeczytać tego maila.

8:10Zakładamy, że to osoba poukładaną skrzynkę

8:12pocztową i te maile wpadają do jednego inbox związanego z projektem.

8:17Nie zajmuje mu dużo czasu szukanie tego

8:19maila, ale samo przeczytanie to jest 120 sekund.

8:23Następnie posiadamy jakiś system do zarządzania projektem, choćby plik Excela.

8:28Taki project manager sprawdza status w programie i zauważa marnotrawstwo, brak

8:33jakości, brak wypełnionej akcji na czas przez osobę odpowiedzialną.

8:37To jest 180 samo takie sprawdzenie.

8:40Do tej pory cały czas nie mamy odpowiedzi do klienta.

8:43Taka osoba pisze maila do osoby odpowiedzialnej za akcję.

8:48Co się okazuje w danym momencie?

8:50Nie ma takiej osoby w biurze. Czeka.

8:53Czekamy, aż ona przybędzie do tego biura.

8:55To jest 86 tys. minut.

8:58Uznałem, że to będą, że to będzie jeden dzień.

9:01W najlepszym wypadku mi się wydaje.

9:03Czasami kogoś nie ma przez dwa tygodnie i też nie mamy statusu odnośnie projektu.

9:08Ta osoba wraca do pracy.

9:09Załóżmy, że w pierwszej kolejności podejmuje temat projektu.

9:13Sprawdza e-maile, sprawdza e-maile, odpisuje na maile.

9:18Też nie posiada żadnego standardu, więc zajmuje to około 180 sekund.

9:23Akcja dopisywane jest przez program

9:25managera do do programu, do miejsca, w którym nadzoruje

9:29projekt, co stanowi 120 sekund i Project Manager odpisuje do klienta

9:35również pisząc maila znowu od zera od początku, co zajmuje około 180 sekund.

9:40Jak widzisz sumując ten czas to jest około 24 godziny.

9:44Przy dobrej sytuacji, że ta osoba wraca natychmiast.

9:47Wynika to z marnotrawstwa.

9:48Z braku standardów.

9:50Z braku podejścia. Lean też.

9:52W kolejnym module pokaże jak taki problem można rozwiązać, jakie zastosować

9:57elementy, aby te odpowiedzi były natychmiast dostępne.