Metodologia Lean: Kaizen Wschodni

0:01Witam serdecznie w kolejnej lekcji.

0:03W tej lekcji pokaże Ci ten Kaizen wschodni.

0:06Ja jestem jego większym zwolennikiem i to sprawia, że

0:10to odbudowuje się w kulturę organizacji, w kulturę firmy, ale również w Twoją pracę.

0:14Jeżeli pracujesz sam, sam jako freelancer lub konsultant.

0:18Pozwoli to zainstalować u Ciebie takie przeglądy, których będziesz weryfikować

0:23czy to co robisz ma sens i daje wartość, czy jest to marnotrawstwo czy nie.

0:27Ale przejdźmy do szczegółów Kaizen wschodniej.

0:31Codzienne obserwacje codziennie.

0:33Pozostawienie sobie furtki takiej otwartej

0:35głowy na to, żeby te marnotrawstwa dostrzegać.

0:39To jest codzienne mówienie o marnotrawstwa i budowanie takiej kultury w firmie.

0:42Jeżeli pracujesz w zespole

0:44i codzienne wdrażanie małych rozwiązań czy codziennie tych małych kroków,

0:49ale również podsumowania tego, co udaje nam się robić, ciągłe doskonalenie.

0:53Żeby to zrobić, musisz zainstalować odpowiedni system,

0:57musisz zainstalować odpowiednie przekonanie, musisz zbudować taką kulturę.

1:00To jest czasochłonne.

1:02Trzeba zacząć od małych kroków, tak jak

1:04mówi o tym Lean Toyota Kata, ale przynosi to bardzo duże rezultaty.

1:10Jak to zaimplementować?

1:11Od czego zacząć?

1:13Zacznijmy od namówienia ludzi do zbierania danych lub jeżeli pracujesz sam sama.

1:18Sam zbieraj dane o swojej pracy.

1:21Możesz to zrobić na kilka sposobów.

1:22W zespole stwórzcie prosty formularz.

1:24Możecie wykorzystać typy form, możecie wykorzystać arkusz Google.

1:27Możecie wykorzystać tabelę do tego, żeby dać możliwość ludziom

1:31zgłaszania problemów w procesach z punktu widzenia właśnie tych marnotrawstwa.

1:34Z punktu widzenia tego, że ta operacja nie daje wartości.

1:38I oczywiście możesz się obawiać tego, że

1:41niektórzy malkontenci będą zgłaszać wszystko, że to X nie działa, że to nie

1:45działa, że tamto nie działa dobrze, niech zgłaszają, mają do tego prawo.

1:49Być może jest w tym ziarnko prawdy, ale

1:51musisz mieć dane, bo pracując w zespole możesz być tego świadom lub nie.

1:57Często dostajemy jakieś sygnały, jakieś

1:59informacje nie poparte dowodami, nie poparte faktami.

2:03Te osoby, które najwięcej mówią i mają

2:05największą siłę przebicia, ciągle mówią o swoich problemach.

2:09Jeżeli uskutecznić taki system do zbierania danych z procesów np.

2:14ktoś odbiera ofertę tą wspomnianą

2:17i zajęło mu to więcej czasu niż zwykle pisze o problemie.

2:22Mamy problem z ofertami w danym pliku.

2:25Jest ich tam za dużo, nie ma tylko tych aktualnych.

2:28Spowodowało to to, że dużo odpisywałem na maile.

2:32Można też wdrożyć coś jeszcze dodatkowego,

2:34co w ogóle usprawnić pracę, ale o tym za chwilę.

2:37W ten sposób ludzie będą zgłaszać marnotrawstwa, będą pokazywać

2:40te procesy, w których po prostu tracą czas, ale muszą wiedzieć,

2:44co to jest marnotrawstwo, więc trzeba ich najpierw przeszkolić.

2:47Dlatego tak chętnie mówiłem o tym, że może zacząć do tego Kaizen Bliss, żeby zrobić

2:51takie jedno przejście z zespołem, żeby oni też przepracowali ten

2:55sposób usprawnień, żeby zrozumieli, co to jest 107 marnotrawstwa.

2:58Co to jest wartość dodana, co nie?

3:00Dlaczego 50 jest tak ważne?

3:03Wtedy będzie łatwiej utrzymać ten kaizen

3:05wschodni lub można zrobić jakieś dobre szkolenie np.

3:08to.

3:09Następnie wykonujesz analizę zgłoszeń co jakiś czas.

3:12Nie mówię, że musisz robić, tylko fajnie jest to robić zespołem np.

3:15przez 30 minut.

3:16Jeżeli nie masz dużego zespołu, przeanalizujmy pod koniec tygodnia

3:21jakie mamy problemy, z czym się mierzymy i później.

3:25Zatem wybrać obszary do usprawnień i

3:27zorganizować zespół, który się tymi usprawnieniami zajmuje.

3:30To jest taki pierwszy etap

3:33szukanie przyczyn źródłowych i wdrażanie akcji naprawczych.

3:35Tutaj taką metodę zastosowałbym, gdyby nie było tego Kaizen Bliss.

3:39Ale jeżeli już jesteśmy po tym Kaizen

3:41Bliss, ja bym zachęcił ludzi do nie tyle zgłaszania samych problemów, ale

3:46zgłaszania też tego, jakie jest możliwe rozwiązanie.

3:50Tak, stworzyć jeszcze jedną kolumnę, jeszcze jedną odpowiedź w ankiecie

3:54Co możemy zrobić, jeżeli ludzie już będą mieć trochę doświadczenia?

3:58Co możemy zrobić, żeby

4:00wprowadzać te usprawnienia, żeby naprawiać ten nasz system?

4:04Co zrobić w punkcie 1 2 3s i analizujemy to?

4:08Też to jest bardzo ważne w budowaniu tej kultury usprawnień.

4:12Analizujemy te zgłoszenia, pokazujemy ludziom, że nam na nich zależy.

4:16Sprawdzajmy, co np.

4:18zostało wdrożone, jak dużo czasu to zaoszczędziło.

4:21W dużych organizacjach, dużych

4:23korporacjach tworzone są nawet takie konkursy.

4:26Pod koniec roku czy kwartalnie, czy raz na

4:28pół roku sam musisz sobie ustalić, gdzie osoby, które wdrożyły najwięcej

4:32usprawnień, dostały jakieś drobne nagrody czy drobne.

4:35Z punktu widzenia całej organizacji

4:37nagroda w wysokości 3 tysięcy złotych czy 4 tys.

4:39zł lub może jakiś bon.

4:41To motywuje ludzi do pracy i możesz pomyśleć, że to sprawi, że ludzie

4:45będą zgłaszać bezsensowne pomysły i później wymyślać

4:49bezsensowne rozwiązania tych tych problemów.

4:53No ale z drugiej strony

4:55możesz trafić na taki pomysł, który przyniesie Ci ogromną ilość czasu.

5:01Albo pieniędzy zaoszczędzonych na takim pomyśle.

5:04W ten sposób angażujemy też ludzi do

5:06ciągłego doskonalenia, dostosowane do stosowania tego linku.

5:10Ale bardzo ważne jest to, żeby ci ludzie

5:11mieli wiedzę na ten temat, żeby rozumieli, co to jest i czego się od nich oczekuje.

5:17Teraz, z perspektywy Twojej pracy jako

5:19freelancera czy konsultanta powiem, że też takie osoby oglądają to szkolenie.

5:23Zmierz sobie w ciągu dnia jak pracujesz.

5:25Puść sobie nawet to, że to jest taka

5:27aplikacja do mierzenia czasu i sprawdzaj sobie na co poświęcasz czas.

5:32Gdzie tam jest marnotrawstwo?

5:34Później przeanalizuj to sobie, czy to co robiłeś dało wartość klientowi czy nie.

5:38Czy to było coś, co można np.

5:40zautomatyzować, ustandaryzowane?

5:42Czy to jest coś, co powoduje, że tracisz czas?

5:44Czy ten czas zyskujesz?

5:46I po takim tygodniu zrób sobie podsumowanie ze sobą, sam ze sobą

5:51i znajdź sobie obszary, które możesz doskonalić według zasady 5S 6 od 1 do 50.

5:58Będziesz mieć dane z całego tygodnia.

6:00Naprawdę mając taką ilość danych jesteś w stanie wybrać to, co nie działa.

6:04Wyobraź sobie to Pareto i możesz się też bardzo zdziwić,

6:08jak rzeczywistość może być inna od tego co Ci się wydaje.

6:12Ja sam to przerabiałem, bo sobie pomierzyłem taki czas przez tydzień.

6:15Mi się wydawało, że najwięcej czasu spędzam na wystawianiu certyfikatów co

6:18sobie w ogóle zautomatyzować i już mi to działa.

6:23W zeszłym roku

6:24zrobiłem sobie te pomiary w tym roku, bo sam dobrze znam te metody, a czasami też

6:28ich nie stosuję, swoją pracę, swoje obowiązki.

6:31I co się okazało?

6:32Że najwięcej czasu spędzam przy wpisywaniu maila do klientów.

6:35To takie standardowe pytania ile trwa

6:37kurs, kiedy się zaczyna, jak otrzymać certyfikat, jak mogę dostać faktury itd.

6:44Itd. Więc zająłem się tym tematem.

6:46Też otworzyłem sobie formatki maili,

6:48Otworzyłem sobie też jedną taką stronę, na której są takie odpowiedzi na najczęstsze

6:52pytania i zmniejszyłem ten czas interakcji z klientem poprzez maila.

6:57Wdrożyłem sobie

6:59zasadę, że odpisuję tylko raz dziennie, załączając zazwyczaj te template, które

7:04mam stworzone lub odsyłając do strony z najczęstszymi pytaniami.

7:08I to mi dało bardzo dużo czasu, a też już zastanawiałem się czy może kogoś nie

7:11zatrudnić, czy może nie wdrożyć jakiejś nowej osoby do mojego zespołu.

7:16Jakie są wady i zalety?

7:17Zalety tego są takie, że mamy ciągłą

7:20kulturę doskonalenia w organizacji, że ciągle szukamy

7:24obszarów do usprawnień, że cały czas coś robimy, żeby w tej naszej pracy, w naszej

7:28organizacji było trochę lepiej, żebyśmy się łatwiej pracowało.

7:34Jakie są wady?

7:34Trzeba znaleźć na to czas, Trzeba poświęcić na to jednak zasoby.

7:38I niestety zawsze te usprawnienia będą schodzić na ostatni plan.

7:42Bo jeżeli się pali, jeżeli klient nie otrzymuje projektu na czas, jeżeli

7:47my nie realizujemy zadań tak jak chcemy, jeżeli popełniamy błędy jakościowe i

7:51musimy je naprawiać, powinniśmy my je eliminować za pomocą

7:56lean, to będziemy na tym się skupiać, nad tym pracować.

7:58To jest normalne.

8:00Dlatego tutaj zbudowanie takiej kultury, gdzie jednak mamy zablokowane nawet ten

8:05czas po to, żeby doskonalić procesy, żeby robić te przeglądy, jest bardzo istotne i

8:10bardzo ważne i przyniesie długoterminowe duże korzyści.

8:14No ale trudno to zrobić, mówię o tym wprost.

8:16Trudno jest zbudować taką kulturę i

8:18dlatego zachęcam, żeby zrobić to małymi krokami i żeby

8:23zacząć może od tego Kaizen bliss, żeby ludzie zrozumieli, co to jest.

8:26No, to jest kolejna wada to, że ludzie nie do końca rozumieją czym

8:32czym jest Toyota Kata, czym jest spedycja, czym jest marnotrawstwo.

8:37Nie do końca rozumieją, co mają zgłaszać, jak mają to usprawniać, co mają robić.

8:42Bez dobrego szkolenia też tworzymy jakiś taki pseudo system do usprawnień w

8:46organizacji, który nie przyniesie nam wartości na końcu ani klientowi.