Airtable: Wstęp do automatyzacji

0:00Cześć, w jednym z poprzednich materiałów Grzegorz

0:02miał okazję pokazać Ci, w jaki sposób wykorzystywać Airtable i omówił interfejs

0:07samej aplikacji oraz możliwości, które nam daje.

0:11W tej lekcji chciałbym skupić się na tym, w jaki sposób ja sam wykorzystuje Airtable,

0:15ale już bardziej w kontekście organizacji treści pod kątem automatyzacji.

0:20W tym momencie znajdujemy się w bazie, w której gromadzę niemal wszystkie

0:23informacje na temat publikowanych przeze mnie treści.

0:26W ramach projektu Overment.

0:27Podobnie zresztą robię też w przypadku chociażby newsletterów, które wysyłane są

0:32do użytkowników Eduweba, czy w przypadku chociażby podcastu Rozmowy

0:36na autopilocie, który prowadzimy w ramach zautomatyzowanych.

0:39Przede wszystkim to, co rzuca się tutaj w oczy

0:41to fakt, takiej zorganizowanej struktury oraz faktu, że np.

0:46wszystkie informacje na temat opublikowanych kiedykolwiek przeze mnie

0:49filmów w ramach kanału Overment są tutaj zapisane, łącznie z informacjami

0:53o tym, jakie tagi zostały dodane do poszczególnych filmów.

0:57No, ale znowu pojawia się tutaj pytanie

0:58dlaczego w ogóle to organizuje w taki sposób, skoro i tak wszystkie informacje o

1:03moich filmach znajdują się na moim kanale na YouTube?

1:06Może się tutaj wydawać, że w ten sposób

1:08dodaję sobie pracę, ale w praktyce wykorzystuję po prostu Airtable jako tzw.

1:13bazę danych, czyli miejsce, w którym znajdują się właśnie wszystkie informacje

1:17na temat gromadzonych przeze mnie materiałów.

1:19I dzięki temu, że Airtable daje do nich łatwy dostęp również z poziomu integracji z

1:24różnymi innymi aplikacjami oraz oczywiście Integromatem i zapierem

1:29mam tutaj niesamowitą kontrolę nad wszystkim, co się tutaj dzieje.

1:32Pierwszą rzeczą, na którą warto tutaj zwrócić uwagę, jest fakt, że tak w zasadzie

1:36bardzo rzadko zdarza mi się otwierać w ogóle te arkusze.

1:40Mianowicie w większości przypadków albo są one w całości tworzone przez

1:43automatyzację, albo w wyniku podejmowanych przeze mnie akcji.

1:47Przykładowo, jeżeli mamy tutaj zakładkę

1:49Snippety, to są to takie krótkie fragmenty kodu, które umieszczam w moich mediach

1:54społecznościowych w formie obrazka oraz krótkiego opisu.

1:57I to oczywiście trafia na moje wszystkie kanały w mediach społecznościowych.

2:00Natomiast szczerze mówiąc, po utworzeniu

2:02tej tabeli ani razu, z wyjątkiem tego momentu nie musiałem jej otwierać.

2:06Wynika to z faktu, że automatyzacja łączy

2:08się z moim edytorem kodu, wewnątrz którego po prostu zaznaczam wybrany fragment kodu,

2:13wciskam skrót klawiszowy i tam jestem tylko proszony o dodanie opisu.

2:17A szereg automatyzacji dba o to, aby np.

2:19wygenerować obrazek, czy ustalić kolejną datę publikacji posta

2:23i jednocześnie zaplanować go we wszystkich kanałach w mediach społecznościowych.

2:27Poza tym oczywiście zdarzają się przypadki, w których muszę uzupełniać

2:30wpisy ręcznie, tak jak w przypadku zaplanowania

2:33newslettera, czyli tutaj muszę wymyślić samodzielnie tytuł, muszę również umieścić

2:37jego preheader, jakieś wprowadzenie, treść itd.

2:40Natomiast taki proces jak widzisz ułatwiam sobie poprzez wygenerowanie specjalnego

2:44formularza, który swoją drogą mogę również udostępnić komuś innemu do wypełnienia.

2:48I szczerze mówiąc robimy to udostępniając

2:51formularz osobom odpowiedzialnym za rozwój konkretnej ścieżki, zamiast dawać im

2:55dostęp do całego Airtable i jednocześnie uczyć jego obsługi.

2:58Po prostu dajemy jeden formularz do wypełnienia i ewentualnie jakąś krótką

3:02instrukcję wideo tłumaczącą co dokładnie będzie się działo.

3:06No i oczywiście po wypełnieniu takiego formularza dane automatycznie zapisywane

3:09są w głównej bazie, skąd przejmowane są przez automatyzację i przesyłane dalej

3:15albo do weryfikacji lub bezpośrednio do wysyłki.

3:18W każdym razie w tym momencie nie wiem, czy jest dla Ciebie to jasne.

3:21Natomiast pokazałem Ci właśnie to, jak

3:23elastyczne jest Airtable pod kątem wprowadzania danych.

3:26W tym momencie jednak nadal może być

3:27niejasne to dlaczego w ogóle chcemy gromadzić dane w taki sposób?

3:32I teraz zależy mi na tym, aby Ci to dobrze

3:33pokazać, więc przejdziemy sobie do bazy danych podłączonej do aplikacji

3:37zautomatyzowani.pl, czyli naszej strony internetowej.

3:41Konkretniej, jak widzisz, mamy tutaj wiele podobieństw, ponieważ mamy bazę danych,

3:45czyli nasze tabelki, które też możemy kojarzyć chociażby z Excelem.

3:49Natomiast jest tutaj kilka elementów, które sprawiają, że baza danych w takiej

3:53formie mocno różni się od Airtable i jednocześnie Airtable

3:56daje nam wiele różnych przewag, a

3:58jednocześnie też oczywiście pewne ograniczenia.

4:00Natomiast w naszym przypadku i

4:02wykorzystaniu automatyzacji zdecydowanie będziemy czerpać korzyści w wykorzystaniu

4:06Airtable w porównaniu do klasycznej bazy danych.

4:09Dla przykładu to co tutaj widzisz to tzw.

4:11język SQL.

4:12Są to napisane zapytania, które pobierają dane z bazy danych i jednocześnie

4:17pozwalają nam nimi manipulować, usuwać itd.

4:19Jak już widzisz po samej składni jest ona

4:21dość czytelna, ale jednocześnie jej nauczenie zajmuje dużo czasu.

4:25Szczególnie jeżeli mamy do czynienia z zaawansowanymi zapytaniami czy np.

4:29aktualizacją wielu rekordów na przestrzeni różnych tabel.

4:32No bo jak widać tutaj po lewej stronie

4:34mamy faktycznie tutaj wiele różnych tabel, wewnątrz których znajdują się rekordy i

4:38jednocześnie te rekordy są powiązane ze sobą.

4:41Podobnie zresztą można robić w Airtable.

4:43Za chwilę do tego przejdziemy.

4:45Natomiast ważne jest to, że w przypadku klasycznej bazy danych, aby coś takiego

4:48utworzyć, czyli taką relację, musimy utworzyć kolumnę przechowującą odpowiedni

4:52rodzaj danych oraz wskazać, że wykorzystujemy tzw.

4:55klucz obcy do tego, aby powiązać ze sobą dane itd.

4:58Musimy też jednocześnie.

4:59Wskazać odpowiednią tabelę no i dopiero wtedy jesteśmy w punkcie, w

5:03którym faktycznie dane z jednej tabeli połączone są z danymi z drugiej tabeli.

5:08Natomiast teraz zaczynają się schody,

5:10ponieważ pewnie nie jesteś w stanie sobie wyobrazić, że oczywiście nie pracujemy

5:13bezpośrednio z bazą danych, tylko mamy aplikację, która zajmuje się jej obsługą.

5:18Zatem stworzenie takiej relacji oraz umożliwienie np.

5:21modyfikowania czy łączenia ze sobą rekordów wymaga zaangażowania programisty.

5:26Problem jednak tutaj polega na tym, że

5:28nawet w przypadku, gdy mamy programistę bądź nawet cały zespół programistów,

5:32którzy świetnie się w tym odnajdują, to nadal wymaga to nieporównywalnie więcej

5:36czasu oraz pieniędzy do tego, aby zaprojektować rozwiązanie.

5:39W przypadku Airtable wystarczy, że utworzymy sobie odpowiednią

5:42kolumnę, nadając jej odpowiedni typ, po prostu wybierając go z listy, a następnie

5:47wskażemy tabelę, z którą chcemy łączyć dane.

5:50I już po tym kroku natychmiast jesteśmy w

5:52stanie nie tylko łączyć ze sobą dane, ale również je modyfikować w dowolny sposób.

5:57Mało tego, to wszystko zrobiliśmy bez

5:59jakiejkolwiek wiedzy na temat programowania.

6:01Zatem jak widzisz, mamy tutaj kolejną

6:03ogromną zaletę Airtable polegającą na tym, że możemy samodzielnie w ciągu kilku minut

6:07wyklikać sobie odpowiednią strukturę, a potem odpowiednio nią zarządzać.

6:11Ale na tym zalety Airtable w kontekście automatyzacji się nie kończą.

6:15Tak naprawdę dopiero się tutaj zaczynają.

6:17Mam na myśli to, że organizując sobie dane w taki sposób tworzymy tzw.

6:21jedno źródło prawdy.

6:22Mało tego, jesteśmy w stanie nie tylko nim odpowiednio zarządzać, ale również

6:26wspomniałem o różnych integracjach, które są niesamowicie proste w przygotowaniu.

6:30Konkretnie chodzi o integrację z wieloma narzędziami, takimi jak systemy CRM,

6:35media społecznościowe, systemy mailingowe, systemy do publikacji podcastów czy na

6:40przykład aplikacje typu dropbox czy nawet lokalne

6:42automatyzację wykonywane z pomocą aplikacji takich jak Keyboard Maestro.

6:47O tym wszystkim oczywiście będziemy sobie

6:48jeszcze niejednokrotnie mówić, natomiast najważniejsze jest dla mnie to, aby stało

6:52się dla Ciebie jasne, że organizowanie sobie wszystkich treści, zadań czy

6:56jakichkolwiek informacji w jednym miejscu i w dodatku właśnie z wykorzystaniem Airtable

7:01daje Ci ogromną kontrolę nad tymi informacjami.

7:04Zarówno pod kątem tworzenia, zarządzania,

7:06jak i publikowania oraz ponownego wykorzystywania.

7:09Przykładowo sam, gdy tworzyłem tabelę, w

7:11której właśnie się znajdujemy, miałem już opublikowanych ponad 100 filmów.

7:15Jak się pewnie domyślasz, nie uzupełniałem informacji na ich temat ręcznie.

7:19Tylko z pomocą integromatu połączyłem się z

7:22YouTube i pobrałem informacje na temat istniejących filmów do mojej tabeli.

7:26Następnie był to czas, w którym jeszcze

7:28nie wykorzystywałem aż do takiego stopnia potencjału automatyzacji i z tego powodu

7:32podejmowałem wiele różnych zadań, które sprawiały, że np.

7:35nie dodawałem odpowiednich tagów pod moimi filmami.

7:38A jak się potem dowiedziałem, w przypadku

7:39akurat mojej niszy jest to niesamowicie istotne.

7:42Jak się pewnie domyślasz, aktualizacja

7:44tagów dla ponad stu filmów jest niesamowicie czasochłonna.

7:47Wykorzystując YouTube studio, w tym przypadku po

7:49prostu wszystkim zarządzałem sobie z tego jednego miejsca.

7:52A potem automatyzacja po prostu przechwyciła wszystkie informacje na temat

7:56tagów i wgrała je do YouTube w ciągu dosłownie kilku sekund.

7:59Nie mam wątpliwości, że mi zajęłoby to

8:01wiele godzin, a tak naprawdę nigdy bym tego nie zrobił i w efekcie moje filmy

8:05byłyby trudniejsze do odkrycia przez nowe osoby, ponieważ prawdopodobnie YouTube nie

8:09rekomendował by ich tak dobrze, jak rekomenduje je teraz.

8:12Wniosek z tej historii jest następujący jeżeli w tym momencie posiadasz już

8:16opublikowane filmy na YouTubie, wpisy na blogu czy odcinki podcastu, nic nie stoi

8:21na przeszkodzie, aby zastanowić się, w jaki sposób wykorzystać automatyzację do

8:25tego, aby pomogła Ci zorganizować te treści w jednym miejscu, a następnie

8:29podobnie jak ja zrobiłem z tagami filmów np.

8:32zaktualizować miniatury czy jakieś

8:33dodatkowe opisy, które sprawią, że te treści będą docierały do nowych odbiorców

8:38bądź były lepiej indeksowane przez wyszukiwarki.

8:41Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby tak jak chociażby w tym przypadku wygenerować

8:45za pomocą automatyzacji grafiki, które będą wykorzystane na potrzeby mediów

8:49społecznościowych i w ten sposób będą miały szansę dotrzeć do nowych odbiorców,

8:54którzy nie mieli szansy do tej pory ich zobaczyć.

8:57Mogłoby się wydawać, że w tym miejscu mógłbym powiedzieć, że teraz już wiesz

9:00wszystko na temat Airtable do tego, aby wykorzystywać je w kontekście

9:03automatyzacji, natomiast bardzo mocno miałoby się to z prawdą.

9:07Z tego powodu w tym momencie dziękuje Ci

9:09po prostu za uwagę i zapraszam Cię do kolejnej lekcji.