Airtable: Content reuse
od Podstaw
3 godz. 47 min · Airtable · Biznes i Automatyzacje
Adam GospodarczykCzego się nauczysz
- Podstawy Airtable i widoki
- Tworzenie formularzy
- Proste i złożone automatyzacje
- Praca z API i Integromat
- Złożone arkusze i relacje
- Dużo, dużo więcej!
Wprowadzenie do Airtable
W kursie dowiesz się o najważniejszych funkcjach Airtable, stworzysz swoje pierwsze bazy a także opanujesz interfejs, widoki i inne podstawowe funkcje. Zobaczysz, jak wiele potrafi Airtable w porównaniu do Excela czy Google Sheets, a jednocześnie - jak proste i szybkie jest w codziennej pracy.
Praca z widokami
To niesamowite, jak wiele można osiągnąć wykorzystując prostą funkcję filtrowania danych w ramach widoku, której nie ma w arkuszach kalkulacyjnych. Możesz w ten sposób łatwo stworzyć ścieżki użytkowników, zawężać wyniki i przeglądać te, które na danym etapie pipeline'u są najbardziej istotne. W kursie nauczysz się pracować z widokami i zarządzać nimi w intuicyjny sposób. Wśród widoków dostępne są też kalendarze, wykresy Gantt'a, Galerie oraz bardzo przydatny widok Kanban, który pozwoli Ci zrezygnować z Trello.
Wygodne formularze
Kolejną świetną opcją w Airtable są formularze, które pozwalają wypełniać Twój arkusz kalkulacyjny dowolnej osobie. To tak, jak Google Forms połączone z arkuszem Google Sheets, ale dużo prostsze i dające większe możliwości dopasowania do potrzeb użytkowników. Ponieważ formularze tworzysz w ramach widoku, pozwalają one łatwo zawęzić ilość pól do uzupełnienia na przykład do poszczególnych ról użytkowników. Możesz w ten sposób wypełniać CRM, zbierać dane, ankietować użytkowników i wiele więcej!
API i Automatyzacje
Prawdziwy potencjał Airtable drzemie w tym, że pod spodem jest to relacyjna baza danych, która automatycznie wystawia swoje własne API, dostępne pod konkretnym URL. Możesz korzystać z bardziej zaawansowanych funkcji, w tym automatyzacji np. z Zapier, które pozwolą Ci nadpisywać, odbierać i edytować dowolne dane. W kursie pokażemy Ci jak tworzyć takie proste, ale też bardziej złożone automatyzacje!
Wbudowane automatyzacje i skrypty
Airtable posiada też swoje własne integracje i pluginy w formie automatyzacji. Pozwolą Ci one na przykład wysyłać maile bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego, ustawiać powiadomienia, modyfikować rekordy i reagować na ich zmiany. Możesz używać nawet własnego skryptu w JS aby obsługiwać takie scenariusze. Te zaawansowane funkcje Airtable także odkryjesz w trakcie naszego kursu!
Dla kogo jest ten kurs?
Kurs jest dla wszystkich, którzy chcą efektywnie zarządzać danymi i już korzystają z Excela lub Google Sheets, ale chcą osiągnąć znacznie więcej, w przyjaznym i szybkim interfejsie. Możliwości Airtable doceni każda osoba, która organizuje pracę, zajmuje się marketingiem, planowaniem, finansami czy buduje swoje własne aplikacje i strony WWW.
Cześć!
W tej lekcji pokażę Ci, w jaki sposób wykorzystać Airtable do organizowania
treści, które można wykorzystać na potrzeby mediów społecznościowych.
Teoretycznie mogłoby się wydawać to dość
oczywiste, ponieważ potrzebujemy treści posta, informacji o tym, czy został
opublikowany albo czy jest gotowy do publikacji, informacji o tym, kiedy chcemy
go opublikować oraz oczywiście na jakich kanałach chcemy to zrobić.
Zatem pozornie mogłoby się wydawać, że nie
ma tutaj żadnej filozofii i w zasadzie nie ma o czym mówić.
W praktyce jednak jest to bardzo szybko weryfikowane, ponieważ np.
na Twitterze mamy ograniczenie w postaci 160 znaków, więc kolumna content
zawierająca treść posta nie sprawdzi się w tym przypadku.
Dodatkowo możemy mieć pole, w którym
umieścimy grafikę, którą będziemy publikować w mediach społecznościowych.
I tutaj teoretycznie też moglibyśmy wykorzystać tylko jedną, ponieważ media
społecznościowe coraz lepiej dopasowują różne rozmiary.
Natomiast z całą pewnością Facebook, LinkedIn czy np.
Twitter poradzą sobie z grafiką w formacie prostokąta.
Ale już np.
Instagram lepiej wyświetla grafiki, które są przygotowane w formie kwadratu.
Zatem bardzo szybko dochodzimy do miejsca,
w którym tabela zawierająca informacje na temat publikowanych przez nas postów staje
się dość rozbudowana i tym samym trudna w utrzymaniu.
Coś takiego zyskuje jeszcze większe
znaczenie wraz z upływem czasu i wraz z publikowaniem kolejnych materiałów,
ponieważ zarządzanie nimi wszystkimi przy złej organizacji staje się wyjątkowo
trudne i tym samym dochodzimy do punktu, w którym automatyzacja sprawia nam więcej
problemów, niż faktycznie czerpiemy z niej korzyści.
I właśnie z tego powodu zdecydowałem się
na przygotowanie serii materiałów, w których pokażę Ci, jak organizować
treści w Airtable do tego, aby nie tylko łatwo przygotować automatyzację, ale
również do tego, aby służyła Ci przez odpowiednio długi czas.
Przykładowo w moim przypadku, przykładowo w
moim przypadku mam automatyzację, które służą mi już przez ponad dwa lata i
niektóre z nich sprawdzają się lepiej, inne gorzej.
Pokażę Ci tutaj zarówno dobre, jak i złe
przykłady wykorzystania i organizacji treści, tak aby w Twoim przypadku możliwe
było uniknięcie błędów, które ja popełniłem i jednocześnie sięganie po
dobre praktyki, w których korzystam i które sprawdziłem się w długim czasie.
Do tej tabeli będziemy jeszcze wracać,
natomiast na ten moment chciałbym zwrócić Twoją uwagę na fakt, że organizacja treści
na potrzeby mediów społecznościowych czy w ogóle organizacja treści w Airtable
powinna być tak prosta, jak to możliwe, ale nie prostsza.
Jednocześnie jeżeli mamy jakąś sytuację, która odpowiada tylko na potrzeby jednego
wpisu, czyli przykładowo jeżeli do jednego wpisu miałbym dodać jakiś specjalny link
bądź jakąś specjalną grafikę i nie byłoby to uwzględnione w mojej podstawowej
strukturze tabel, to zdecydowanie nie powinienem decydować się tutaj na dodanie
kolejnej kolumny, która przechowywała by informacje wykorzystywane tylko na
potrzeby tego jednego posta, bądź nawet krótkiej serii postów.
Chodzi o to, że ta kolumna później zostanie ze mną na długo i zdecydowanie
lepiej w takiej sytuacji znaleźć jakieś obejście, nawet jeżeli miałoby to wymagać
sytuacji, w której publikujemy posty ręcznie.
Chodzi o to, że nasza organizacja treści powinna być jak najbardziej uniwersalna i
odpowiadać na potrzeby 95% treści, które publikujemy.
Dobrym przykładem jest tutaj mój Instagram.
Znajdują się w nim posty, które są planowane przez automatyzację, ale też
niedawno postanowiłem, że w niedzielę będę wrzucał posty, które nie będą w żaden
sposób zautomatyzowane oraz nie będą opierały się o jakikolwiek szablon.
Przykładowo tutaj wrzuciłem zdjęcia mojego
iPada mówiąc o tym, jak go wykorzystuję i dlaczego tak bardzo cenię to urządzenie.
Teoretycznie mógłbym dostosować mój cały
harmonogram postów w taki sposób, aby zautomatyzować publikację również tego
posta, natomiast uznałem, że niepotrzebnie skomplikuje to sprawę.
Chodzi o to, że wszystkie posty, które
znajdują się tutaj nadają się do procesu content reuse, czyli ponownego wykorzystania.
Natomiast w przypadku tego posta, który jest raczej bardziej spontaniczny, coś
takiego nie ma już zastosowania, a uwzględnienie takiego rodzaju posta w
automatyzacji byłoby niepotrzebną komplikacją, której chciałbym uniknąć.
Tym bardziej, że taki post pojawia się
tylko na moim Instagramie i zwykle na jego potrzeby robię zdjęcie telefonem.
W efekcie nie ma tutaj żadnego powodu, które mówi o tym, że taki rodzaj postów
powinien zostać uwzględnione w automatyzacji.
No bo jeżeli chciałbym tutaj umieścić ten
post, to po pierwsze musiałbym dodać odpowiednie kolumny do obsługi np.
zdjęcia,
aczkolwiek ewentualnie mógłbym wrzucić to w tym miejscu.
No i dodatkowo musiałbym określić, że ten post nie nadaje się do procesu
content reuse. Niepotrzebna komplikacja, której w tym przypadku mogłem uniknąć.
Idąc dalej, jeżeli chodzi o przygotowanie takiej tabeli, muszę wziąć nie tylko pod
uwagę to, że posty będą publikowane jednorazowo, ale tak jak wspomniałem będą
wykorzystywane w przypadku content reuse i content reuse,
czyli ponowne wykorzystanie treści może uwzględniać nie tylko to, aby ponownie
publikować te same posty, ale również to, aby wykorzystywać ich fragmenty.
Czyli na przykład jeżeli jakiś post ma ciekawą grafikę, to mogę wykorzystać tylko
tę grafikę do tego, aby przygotować na jej podstawie np.
jakieś ciekawe stories, które będą wykorzystane na Instagramie.
Poza tym do samej treści posta mogę
dodawać jakieś interesujące linki i teoretycznie mógłbym je umieścić
bezpośrednio w treści, po prostu zapisując je tutaj.
Natomiast jeżeli zrobię to w taki sposób,
to nie będę miał łatwej drogi do tego, aby wyciągnąć same te linki, które
znajdują się tutaj.
I opublikować je w jakiejś innej formie.
Z tego powodu lepszym pomysłem byłoby zorganizowanie tego w ten sposób, że linki
znajdują się w oddzielnej tabeli, posiadają swój specjalny opis oraz są
połączone z konkretnym postem i w sytuacji, gdy chcę je ponownie
wykorzystać, sięgam po prostu do tej oddzielnej tabeli.
I przy takiej konfiguracji zwykle albo będzie mi zależało na tym, aby umieścić
zawartość z linkami na samym końcu posta lub ewentualnie podzielić treść posta na dwie
części i w pierwszej z nich umieścić jakiś intro, wprowadzenie czy cokolwiek.
Następnie idzie wygenerowana zawartość
tabeli links i dopiero potem umieszczam content.
No i na samym końcu dobrze jest umieścić jeszcze call to action.
Natomiast rzadko kiedy przechowuje je bezpośrednio w Airtable, ponieważ
zdecydowanie częściej robię to bezpośrednio w Integromacie bądź Zapierze.
Czyli przykładowo w jednej z
automatyzacji, z której co prawda już nie korzystam, robiłem tak, że treść posta
była generowana w integromacie i przesyłana do buffer'a.
Natomiast jak widzisz, dopiero w środkowej
części znajdowały się notatki pochodzące z Airtable.
Wszystkie pozostałe elementy były tutaj
stałe i to było przez długi czas jak najbardziej dla mnie w porządku.
Poza tym jeżeli zwrócisz na to uwagę, to
jak widzisz mamy tutaj ocenę mojej książki, gdzie sama ocena pochodzi z
Airtable, natomiast skala jest wpisana na sztywno.
Również jest to jak najbardziej ok, ponieważ zawsze w przypadku książek mam
tutaj skalę do pięciu i nie ma potrzeby przechowywania tej informacji w Airtable.
Zatem to co chciałem tutaj podkreślić, to
fakt, aby treść posta była podzielona w taki sposób, aby jej automatyczne
publikowanie było możliwie jak najprostsze.
Jednocześnie też nie chcesz doprowadzić do
sytuacji, w której struktura składania tych postów staje się tak skomplikowana,
że w pewnym momencie zaczyna się w tym gubić.
Uwzględnij chociażby fakt, że taką tabelę możesz odwiedzać stosunkowo rzadko.
Tym bardziej, jeżeli będziesz
wykorzystywać formularze do umieszczenia w niej nowych treści.
Przy takim scenariuszu, jeżeli np.
po pół roku wrócisz do tej tabeli, to trudno będzie Ci w niej szybko zrozumieć,
o co w niej dokładnie chodzi i w jaki sposób publikowane są treści.
Jednocześnie też nie chcesz zablokować sobie możliwości ponownego wykorzystania
fragmentów treści, takich jak wspomniane linki.
Kolejnym przykładem organizacji treści, które chciałbym Ci tutaj pokazać, jest nie
dzielenie posta względem jego fragmentów, czyli np.
wstępu, rozwinięcia i zakończenia, tylko
organizowania treści względem kanału, na którym ma zostać opublikowane.
Akurat na potrzeby mojej działalności Komunikaty, które wysyłam na Facebooku
linkedinie oraz Twitterze są praktycznie dokładnie takie same.
Oczywiście różnicę stanowi tutaj Twitter ze względu na ograniczoną liczbę znaków.
Natomiast fakt pozostaje faktem nie tworzę tutaj unikatowych treści na potrzeby
każdego kanału, tylko publikuję tę samą informację we wszystkich.
Natomiast może zdarzyć się tak, że w przypadku Twojej firmy bądź usługi grupy
docelowe będą różnić się w zależności od kanału, czyli np.
LinkedIn będzie bardziej oficjalny, a Facebook czy Instagram nie do końca.
Z tego powodu możesz wykorzystać taki oto
podział i oddzielnie tworzyć treści na poszczególne kanały.
To oczywiście wymaga zdecydowanie więcej pracy, natomiast nic nie stoi na
przeszkodzie, aby połączyć tę technikę z poprzednią.
Czyli faktycznie tworzymy tutaj fragmenty, które są charakterystyczne dla konkretnego
kanału, ale jednocześnie zawierają elementy wspólne, takie jak np.
podłączone linki.
Dzięki temu zyskujemy unikatowy kontent względem każdego kanału i jednocześnie
elastyczność, którą możemy wykorzystać na potrzeby automatyzacji.
I teraz jeszcze zanim przejdziemy dalej,
chciałbym zwrócić Twoją uwagę na jeden mały fakt.
Mianowicie w przypadku treści postów media
społecznościowe nie uwzględniają tutaj dodatkowego formatowania.
Natomiast wyobrażam sobie scenariusze, w którym treści postów mogą zostać
wykorzystane również we fragmentach Twojego newslettera.
Z tego względu dobrym pomysłem będzie tutaj zaznaczenie opcji zaawansowanego
formatowania, które pozwoli Ci pogrubiać tekst, dodawać linki itd.
I w ten sposób taka treść umieszczona w
newsletterze będzie zdecydowanie bardziej atrakcyjna.
Jednocześnie jeżeli tak przygotowany tekst prześlesz np.
na Facebooka, to pojawią się tam dodatkowe
tagi i oznaczenia, których zdecydowanie nie będziesz chciał wykorzystać.
Z tego powodu w jednej z kolejnych lekcji pokażę Ci, w jaki sposób możesz sobie z
tym poradzić, natomiast na ten moment sygnalizuję tylko taką możliwość.
Tymczasem ostatnią taktyką z którą spotkałem się w kontekście publikowania treści i
organizacji jej na potrzeby automatyzacji oraz ponownego wykorzystania jest tzw.
changing, czyli dzielenie treści na małe fragmenty, które mogą być wykorzystane
albo łącznie i stanowią wtedy logiczną całość lub też ewentualnie mogą być
wykorzystane pojedynczo i wtedy również nadal zachowują jakiś sens.
Bardzo dobrą techniką jest tutaj wykorzystanie typów informacji, czyli np.
koncepcja, która jest przekazywana,
następnie zadanie, które ma zostać podjęte lub np.
opis procesu lub opis zasady, którą warto zapamiętać.
Tworząc takie typy informacji można wspomagać się dodatkowymi pytaniami, na
które wystarczy odpowiedzieć, aby nadać treści odpowiednią strukturę, która może
zostać wykorzystana zarówno łącznie, jak i niezależnie.
Oczywiście przygotowanie treści w taki
sposób jest odpowiednio trudniejsze na etapie samego początkowego planowania,
natomiast potem po prostu mamy formularz, w którym odpowiadamy na poszczególne
pytania, a treści tworzą się w pełni automatycznie.
Z całą pewnością jest to zaawansowany sposób tworzenia treści.
Potrzeba tutaj nie tylko praktyki, ale również zwykłego testowania, jak zachowuje
się nasza treść w momencie, gdy wykorzystujemy ją łącznie oraz oddzielnie.
Swoją drogą sam bardzo często wykorzystuję
właśnie takie pytania pisząc chociażby artykuły, konkretnie pisząc artykuł
odpowiadam po prostu na takie ogólne
pytania i w ten sposób odpowiedzi te nadają mu odpowiednią strukturę.
Potem ewentualnie rozwijam go według potrzeb.
No i teraz jeżeli chodzi o przykład
praktycznego wykorzystania takiej taktyki tworzenia treści, to mam tutaj opisy z
prawie stu automatyzacji, które przygotowaliśmy wspólnie z Grzegorzem i
znajdują się tutaj właśnie odpowiedzi na poszczególne pytania.
Czyli mamy tutaj nazwę automatyzacji, jej cel.
Następnie mamy problem, który jest przez nią rozwiązywany.
Rozwiązanie, które oferuję, no i wymagania,
które są niezbędne do tego, aby taką automatyzację wdrożyć.
Poza tym znajdują się jeszcze tutaj trzy
akcje, które należy podjąć do tego, aby przygotować scenariusz.
No i teraz tak przygotowane treści mogą
być wykorzystane na wiele różnych sposobów.
Możemy wykorzystać je na potrzeby mediów społecznościowych i np.
przedstawić problemy dotyczące konkretnych
scenariuszy lub też tak jak w tym przypadku wykorzystać na potrzeby strony
internetowej, na której znajdują się opisy poszczególnych automatyzacji.
Zwróć uwagę, że tekst, który został
napisany tutaj, tak naprawdę nie jest zapisany tutaj w całości, tylko składa się
z poszczególnych fragmentów, które są przechowywane w tabeli tutaj.
Następnie mamy tutaj trzy kroki, które
mają zostać podjęte do wdrożenia automatyzacji.
I to również zapisane jest w odpowiednich kolumnach.
Jeżeli tego teraz nie widzisz, to zwróć uwagę, że rzeczywiście zawartość kolumny
Problem znajduje się konkretnie w zaznaczonym tutaj miejscu.
Rezultat jest teraz taki, że dodanie
kolejnej automatyzacji sprowadza się tak naprawdę do odpowiedzi na zdefiniowane
pytania, a jednocześnie możemy wybierać poszczególne fragmenty tej treści i
wykorzystywać zarówno w naszym newsletterze, mediach społecznościowych
czy chociażby na potrzeby naszej strony internetowej.
Zatem teraz już podsumowując, zachęcam Cię
do tego, aby struktura tabeli Airtable była maksymalnie prosta, nawet kosztem
tego, że niektóre posty będą publikowane ręcznie.
A jednocześnie zachęcam Cię do tego, aby
dzielić treści w taki sposób, by móc je potem łatwo wykorzystywać na potrzeby
kolejnych automatyzacji procesu content reuse.
Oczywiście tutaj znajdują się takie przykładowe tabele, które można
wykorzystać i stanowią one raczej takie niezbędne minimum.
Natomiast też jak widzisz, mamy tutaj
przykłady, które sprawdzają się nam od lat.
W tym miejscu chyba nie pozostaje mi nic innego, jak po prostu zachęcić Cię do
eksperymentowania i do testowania swoich automatyzacji i organizacji treści.
Polecam Ci też przeczytanie tego artykułu,
który właśnie opisuje proces dzielenia treści na małe fragmenty.
Tym bardziej, że na ten temat znajdziesz
mnóstwo materiałów, ponieważ ponowne wykorzystanie treści oraz dzielenie jej na
małe fragmenty jest często poruszane w świecie content marketingu.
Teraz już dziękuję Ci za uwagę i zapraszam Cię do kolejnych materiałów.