Airtable: Przydatne formuły Airtable
od Podstaw
3 godz. 47 min · Airtable · Biznes i Automatyzacje
Adam GospodarczykCzego się nauczysz
- Podstawy Airtable i widoki
- Tworzenie formularzy
- Proste i złożone automatyzacje
- Praca z API i Integromat
- Złożone arkusze i relacje
- Dużo, dużo więcej!
Wprowadzenie do Airtable
W kursie dowiesz się o najważniejszych funkcjach Airtable, stworzysz swoje pierwsze bazy a także opanujesz interfejs, widoki i inne podstawowe funkcje. Zobaczysz, jak wiele potrafi Airtable w porównaniu do Excela czy Google Sheets, a jednocześnie - jak proste i szybkie jest w codziennej pracy.
Praca z widokami
To niesamowite, jak wiele można osiągnąć wykorzystując prostą funkcję filtrowania danych w ramach widoku, której nie ma w arkuszach kalkulacyjnych. Możesz w ten sposób łatwo stworzyć ścieżki użytkowników, zawężać wyniki i przeglądać te, które na danym etapie pipeline'u są najbardziej istotne. W kursie nauczysz się pracować z widokami i zarządzać nimi w intuicyjny sposób. Wśród widoków dostępne są też kalendarze, wykresy Gantt'a, Galerie oraz bardzo przydatny widok Kanban, który pozwoli Ci zrezygnować z Trello.
Wygodne formularze
Kolejną świetną opcją w Airtable są formularze, które pozwalają wypełniać Twój arkusz kalkulacyjny dowolnej osobie. To tak, jak Google Forms połączone z arkuszem Google Sheets, ale dużo prostsze i dające większe możliwości dopasowania do potrzeb użytkowników. Ponieważ formularze tworzysz w ramach widoku, pozwalają one łatwo zawęzić ilość pól do uzupełnienia na przykład do poszczególnych ról użytkowników. Możesz w ten sposób wypełniać CRM, zbierać dane, ankietować użytkowników i wiele więcej!
API i Automatyzacje
Prawdziwy potencjał Airtable drzemie w tym, że pod spodem jest to relacyjna baza danych, która automatycznie wystawia swoje własne API, dostępne pod konkretnym URL. Możesz korzystać z bardziej zaawansowanych funkcji, w tym automatyzacji np. z Zapier, które pozwolą Ci nadpisywać, odbierać i edytować dowolne dane. W kursie pokażemy Ci jak tworzyć takie proste, ale też bardziej złożone automatyzacje!
Wbudowane automatyzacje i skrypty
Airtable posiada też swoje własne integracje i pluginy w formie automatyzacji. Pozwolą Ci one na przykład wysyłać maile bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego, ustawiać powiadomienia, modyfikować rekordy i reagować na ich zmiany. Możesz używać nawet własnego skryptu w JS aby obsługiwać takie scenariusze. Te zaawansowane funkcje Airtable także odkryjesz w trakcie naszego kursu!
Dla kogo jest ten kurs?
Kurs jest dla wszystkich, którzy chcą efektywnie zarządzać danymi i już korzystają z Excela lub Google Sheets, ale chcą osiągnąć znacznie więcej, w przyjaznym i szybkim interfejsie. Możliwości Airtable doceni każda osoba, która organizuje pracę, zajmuje się marketingiem, planowaniem, finansami czy buduje swoje własne aplikacje i strony WWW.
Pokazałem wcześniej, że Airtable, podobnie jak Excel, umożliwia wykorzystywanie
formuł, z pomocą których jesteśmy w stanie modyfikować dane.
W tym filmie pokażę Ci najważniejsze,
które powinieneś znać oraz przypadki ich wykorzystania.
Przygotowałem tutaj takie dwie proste tabele.
Jedna zawiera informacje na temat Leadów, które zapisały się na moją stronę, a druga
zawiera przykładowe artykuły i tutaj tylko ustawimy sobie datę publikacji.
Pierwszą formułą, z którą już się
spotkaliśmy jest formuła Record ID, która zwraca identyfikator rekordu.
Wspomniałem też, że ta informacja jest
kluczowa w przypadku wykorzystania
automatyzacji oraz łączenia ze sobą wierszy.
Do tego będziemy jeszcze wracać, ale chciałbym zwrócić Twoją uwagę na fakt,
że wykorzystaliśmy
tutaj formułę, podając jej nazwę oraz nawiasy.
Inaczej mówiąc, wywołaliśmy tutaj funkcję o nazwie Record ID.
Funkcję być może kojarzy z
matematyki bądź też programowania.
O ile masz z nim do czynienia, na jej temat
musisz wiedzieć, że ich rolą jest wykonanie określonego zestawu danych na
dostarczonych wartościach w celu zwrócenia nowego wyniku.
I w tym przypadku akurat
jawnie nie przekazujemy żadnych danych.
Natomiast Airtable wie, że wykonujemy
tą funkcję na określonym rekordzie, a co
za tym idzie w tym przypadku musi zwrócić jego identyfikator.
To, co właśnie pokazałem okaże
się bardzo przydatne już za chwilę.
Tymczasem analogicznie możemy utworzyć
następną kolumnę, w której policzymy sobie liczbę znaków naszego artykułu.
Więc znowu ustawiam typ formula, a
następnie tutaj odwołuję się do formuły LEN, w przypadku której tak jak mamy
zapisane w definicji, możemy przekazać do niej string.
String to inaczej po prostu ciąg znaków.
Zresztą mamy to na przykładzie tutaj, więc
możemy albo wpisać tutaj ręcznie jakąś wartość np.
moje imię i wtedy otrzymamy jego długość.
Ale nas interesuje w tym przypadku dodanie
dynamicznej wartości jaką jest zawartość kolumny content.
W tym celu wystarczy, że do naszej
funkcji po prostu przekażemy
odnośnik do tej kolumny.
Konkretnie chodzi o nazwę content.
Natychmiast otrzymujemy tutaj wyniki, a ja dodam tylko,
że w niektórych przypadkach może zdarzyć się tak, że będziesz
mieć w nazwie spację np.
article content.
W takiej sytuacji odwołanie się do tej
wartości nie zadziała w taki sposób, aczkolwiek w tym przypadku akurat Airtable
samodzielnie poprawił tą formułę, wykorzystując tutaj nawiasy klamrowe i
wewnątrz nich umieścił nazwę naszej kolumny wykorzystując spację.
W momencie, gdyby nie było tych nawiasów
klamrowych, otrzymalibyśmy
błąd formuły I swoją drogą błędy w formule
są czymś, z czym zdecydowanie bardzo często będziesz się spotykać.
I problem jaki mam w Airtable jest taki, że w momencie gdy piszemy sobie taką formułę,
to niestety praktycznie jedynym rodzajem błędów jaki otrzymujemy jest tylko
informacja o tym, że formuła jest niepoprawna.
Airtable w żaden sposób jej nie interpretuje i tym samym nie mamy pojęcia co dokładnie
może być nie tak.
Przede wszystkim w takiej sytuacji warto sprawdzić sobie literówki.
I na koniec tej lekcji pokażę Ci kilka technik, które pomogą sobie z tym radzić.
Tymczasem kolejnym rodzajem formuły, której często
zdarza mi się wykorzystywać jest tzw.
konkatenacja, czyli łączenie ze sobą wartości.
Przykładowo w tej tabeli mamy imię oraz nazwisko użytkownika.
A w przypadku, gdybyśmy chcieli mieć imię oraz nazwisko, moglibyśmy wykorzystać
tutaj formułę, wewnątrz której moglibyśmy wykorzystać pierwsze imię.
I tutaj niestety nie możemy
wykorzystać spacji, tylko możemy
skorzystać z znaku ampersand, a następnie wykorzystując apostrofy zapisujemy spację,
rozdzielającą ciągi znaków i następnie sięgamy po last name, czyli nazwisko.
W tej sytuacji od razu otrzymujemy poprawne wyniki.
Natomiast z tą formułą jest jeden mały problem.
Mianowicie w sytuacji, gdyby ktoś podał wyłącznie imię,
to nasza formuła zwróci nam imię oraz spację, której tutaj nie widać.
Z tego powodu możemy
skorzystać z funkcji TRIM,
która dokładnie tak jak mówi opis, usuwa spacje z początku oraz końca ciągu znaków.
Coś takiego jest niesamowicie przydatne.
Chociażby w przypadku przyjmowania. Danych z
formularzy.
W przypadku których bardzo łatwo jest np.
przy wklejaniu jakiejś wartości dodać na początku lub na końcu spację.
W ten oto sposób dalej mamy tutaj
zachowane spacje w momencie, gdy mamy dwie wartości, a w przypadku gdy mamy tylko
jedną, spacja na samym końcu zostanie usunięta.
Dodatkowo chciałbym tutaj podkreślić jeden fakt.
Mianowicie wykorzystaliśmy tutaj funkcję TRIM, do
której rzeczywiście przekazaliśmy. Jako tzw.
argument wartość w postaci połączonych wartości first name oraz last name.
Teraz pokażę Ci w jaki sposób można wykorzystać
formułę do pracy z datami.
Przykładowo tutaj znajduje się kolumna
zawierająca informacje na temat tego, kiedy dany artykuł ma zostać opublikowany.
I teraz przykładowo chcielibyśmy utworzyć
automatyzację, która będzie publikować wpis w danym dniu
i z tego powodu musimy jakoś wybrać, który wpis należy w danej chwili opublikować.
Aby to zrobić możemy wykorzystać widoki lub formułę.
W przypadku widoków jest zdecydowanie prościej ze względu.
Na to, że wystarczy, że
zdefiniujemy tutaj filtr mówiący
o tym, że pole publishe_at.
Jest ustawione na dzisiejszą datę, czyli today.
W ten sposób zostały wybrane tylko te
rekordy, które faktycznie pasują do dzisiejszego dnia.
I automatyzacja może po prostu je zebrać i wszystko będzie tutaj w porządku.
Oczywiście dodatkowo.
Powinniśmy utworzyć pole Publish.
Będące check boxem symbolizującym.
To, czy rzeczywiście
artykuł został opublikowany.
W takiej sytuacji, jeżeli
zaznaczymy, że nasz
artykuł pierwszy został opublikowany, to powinniśmy też
rozszerzyć nasz
filtry o to, aby uwzględniać tutaj wyłącznie takie wpisy, które opublikowane
jeszcze nie były.
W ten sposób nasz artykuł zniknął.
A jeżeli odznaczę
jego publikację, to ponownie go tutaj ujrzymy.
I tak właśnie wygląda jeden ze sposobów pracy z datami i muszę
przyznać, że jest bardzo dobry
ze względu na to, że jest niesamowicie prosty w obsłudze.
Tym bardziej, że możemy tutaj manipulować
tym, że może nam chodzić o datę jutrzejszą.
Wczorajszą czy np.
zdefiniowaną przez nas liczbę dni w przód lub w tył lub
ewentualnie możemy wskazać konkretną datę.
Alternatywnym sposobem, który
być może przyda Ci się w
przyszłości,
który być może przyda
Ci się w kontekście automatyzacji, jest wykorzystanie specjalnej formuły, która
policzy nam, ile dni zostało do konkretnej daty i w tym celu utworzymy sobie nową
kolumnę, której typ również ustawimy na formula, a następnie
jej nazwę na date_diff, czyli różnicę pomiędzy datami.
Jeżeli tutaj wyszukamy sobie diff, pojawią
nam się formuły takie jak datetime_diff, do której
możemy przekazać. Kilka argumentów.
Pierwszym z nich jest data, od drugim data do, a trzecim jednostki.
I jeżeli tutaj przyjrzymy się przykładowi,
to zobaczymy, że w pierwszym polu wykorzystujemy
wartość pochodzącą z tabeli.
Jako drugi argument przekazujemy bieżącą
datę i pobieramy ją wykorzystując funkcję today, a jako trzeci argument przekazujemy
jednostkę i w tym przypadku chodzi nam o tygodnie.
Jeżeli dokładnie. Coś takiego sobie
zapiszę, czyli jako pierwszy argument,
przekaże wartość kolumny Publish at, jako drugi
wykorzystam funkcję today, a jako trzeci wykorzystam weeks.
No to otrzymamy tutaj zero, ponieważ
pomiędzy datą dzisiejszą a tymi wskazanymi tutaj faktycznie nie występują.
Żadne
tygodnie, ponieważ są to daty z obecnego tygodnia.
Pytanie więc w jaki sposób dowiedzieć się jakie
wartości możemy tutaj
wpisywać i najlepszym sposobem, aby się
tego dowiedzieć jest zajrzenie do dokumentacji.
Najczęściej wystarczy po prostu skopiować nazwę formuły, a następnie bezpośrednio w
wyszukiwarce wpisać Airtable oraz nazwę tej formuły.
W ten sposób zwykle zostaniemy przeniesieni albo do oficjalnego forum
dyskusyjnego Airtable lub bezpośrednio do dokumentacji.
W tym przypadku znajdujemy się w tym
drugim miejscu i od razu mamy tutaj informacja, jakie
wartości możemy wykorzystać.
Jako drugi argument.
Mało tego, dowiedzieliśmy się tutaj nie tylko
tego, że możemy wykorzystywać
nawet sekundy, ale również możemy stosować skrócone wersje nas będą interesowały dni.
W związku z tym wpisuję tutaj literę D i zapisuję zmiany.
Okazuje się, że mamy tutaj odpowiedź.
Ponieważ do pierwszej
daty dzieli nas 0 dni, do drugiej 1 i do trzeciej 2.
Wszystko się zgadza, a
my możemy wykorzystać
informację, która znajduje się tutaj do uruchamiania automatyzacji.
Mało tego. Możemy sobie też utworzyć
nowy widok zawierający opublikowane rekordy.
Aby to zrobić, wybieramy po prostu filtr uwzględniający wyłącznie te rekordy, w
przypadku których Date_diff jest mniejszy bądź równy zero.
Swoją drogą takie operatory
mniejszości większości czy np. porównywania czy
jakaś wartość jest pusta bądź nie jest
również często są wykorzystywane w przypadku automatyzacji.
Swoją drogą musisz pamiętać, że zarówno Airtable
jak i Integromat opierają się bardzo mocno o mechanizmy
znane z
javaScriptu, czyli jednego z najbardziej popularnych, o ile nie najbardziej
popularnego języka programowania na świecie.
Tak się składa, że na temat JavaScriptu
wiem całkiem dużo i muszę zwrócić Twoją uwagę na
jedną ważną rzecz. Mianowicie w przypadku
javaScriptu wartości takie jak zero, pusty ciąg znaków,
czy np.
false bądź null są traktowane jako tzw.
false values.
Oznacza to, że jeżeli
będziemy je porównywać w kontekście
logicznym, możemy trochę
się zaskoczyć. Domyślam się
teraz, że jeżeli nie masz
nic wspólnego z programowaniem, nie masz
pojęcia, co właśnie powiedziałem, a tak naprawdę jest to niezwykle proste.
Przede wszystkim w pierwszej kolejności zachęcam Cię do obejrzenia materiału.
Wszystko, co musisz wiedzieć na temat programowania w kontekście automatyzacji.
A tymczasem pokażę Ci, o co chodzi z kontekstem logicznym
w przypadku Airtable.
Mianowicie możemy uzależniać wartości poszczególnych
rekordów, w zależności od tego, czy jakiś
warunek został spełniony.
Inaczej mówiąc, jeżeli coś jest prawdziwe,
ustawiamy jedną wartość, a w przeciwnym razie drugą wartość.
Aby to zrobić, możemy wykorzystać również ulubione nasze formuły,
a konkretnie wykorzystać tutaj instrukcję warunkową if, czyli instrukcję warunkową
jeżeli, do tej instrukcji, która w tym
przypadku jest funkcją, przekazujemy jako pierwszy argument warunek
który chcemy sprawdzić, jako drugi
argument przekazujemy wartość zwracaną, gdy warunek jest prawdziwy,
a jako trzeci argument przekazujemy
wartość, która ma zostać zwrócona w momencie, gdy warunek jest fałszywy.
Patrząc na. Przykład mamy tutaj porównanie, czy
kolumna sales jest większa od pięćdziesięciu i
jeżeli tak to mamy win, a w przeciwnym razie lose.
W naszym przypadku możemy porównać, czy
date_diff jest wartością mniejszą bądź równą 0,
jest wartością prawdziwą i w celu
zapisania wartości true w Airtable wykorzystujemy funkcję true.
Jako drugi argument przekazujemy wartość,
która ma zostać zwrócona w przypadku, gdy ten warunek jest prawdziwy, a jako trzeci
argument przekazujemy wartość, która zostanie zwrócona w przeciwnym razie.
W efekcie otrzymujemy tutaj wartość nie.
I wynika to z faktu, że wartość zero nie jest wartością prawdziwą.
I taka sytuacja, którą mamy tutaj, jest
dowodem na to, co powiedziałem przed chwilą.
Czyli że wymienione przeze mnie
wcześniej wartości w kontekście logicznym są traktowane jako
fałsz, czyli inaczej mówiąc są tzw.
false values. Jest to coś
o czym należy pamiętać, ze względu
na to, że w przypadku
automatyzacji często mamy do czynienia z danymi, które przechodzą np.
z formularzy.
I w przypadku, gdy ktoś nie wypełni
jakiegoś pola, możemy błędnie zbudować warunek logiczny.
W efekcie możemy doprowadzić do sytuacji, w której warunek
nie zostanie wykonany tak, jak byśmy tego chcieli.
Dodatkowym elementem, o którym musisz
wiedzieć jest również coś, o czym wspominałem w przypadku lekcji o
programowaniu, a mianowicie chodzi o instrukcję end oraz or.
Mianowicie może zdarzyć się tak, że będziemy
chcieli sprawdzić więcej niż jeden warunek.
W takiej sytuacji możemy skorzystać z END
do tego, aby przekazać do niej pierwszy warunek, a następnie po przecinku
przekazać drugi I w tym przypadku sprawdzimy sobie np. czy
wartość content length jest większa od 3000.
W tym przypadku nadal otrzymujemy
wartość nie, ze względu
na to, że ten pierwszy warunek
nie jest spełniony, a ten drugi jest, w związku z tym,
że wykorzystaliśmy tutaj END,
końcowy warunek zostanie spełniony tylko
wtedy, jeżeli zarówno jeden, jak i drugi warunek będzie tutaj poprawny.
Jeżeli jednak wykorzystamy tutaj instrukcję OR, no to
okaże się, że po zapisaniu otrzymujemy tutaj prawdę i jest
to jak najbardziej zgodne z rzeczywistością
ze względu na to, że pomimo tego, że jeden
warunek nie jest prawdziwe, my sprawdzamy tylko to, czy albo jeden warunek jest
prawdziwy, albo drugi warunek jest prawdziwy.
No i tutaj wszystko się zgadza.
Jak widzisz nasza formuła
nieco się tutaj skomplikowała i co gorsza
w niektórych przypadkach będziemy mieć bardziej zaawansowane formuły.
Z tego powodu dobrą praktyką jest tutaj wykorzystanie zwykłego formatowania.
Akurat w tym polu nie możemy tego do
końca robić, ale wystarczy uruchomić dowolny edytor tekstu do tego, aby zapisać
sobie formułę i wykorzystać tutaj nowe linie oraz wcięcia
do tego, aby zapisać sobie formułę w taki sposób, aby była ona bardziej czytelna.
W naszym przypadku zwróć uwagę,
że stosuje po prostu wcięcia, które
sprawiają, że cała formuła staje się zdecydowanie bardziej czytelna.
W końcu mamy tutaj jasny sygnał, kiedy
zaczyna się instrukcja warunkowa, kiedy zaczyna się oraz kończy instrukcja
warunkowa OR oraz gdzie mamy podane warunki oraz jaka wartość zwracana jest w
przypadku prawdy, a jaka w przypadku fałszu.
Jeżeli teraz skopiuję sobie taką
zawartość, a następnie wkleję do Airtable, rzeczywiście mamy tutaj zachowane
formatowanie i po zapisaniu również zostaje ono uwzględnione.
Z jakiegoś powodu jednak nie możemy tutaj
wstawiać enterów
w związku z tym musimy posługiwać się zewnętrznym edytorem.
W każdym razie
w tym momencie pokazałem Ci coś, o czym wspominałem na początku tej lekcji,
mianowicie o sposobach radzenia sobie z pisaniem skomplikowanych formuł.
Jednym z nich jest właśnie wykorzystanie
zewnętrznych edytorów tekstu do tego, aby sformatować sobie odpowiednio formułę i w
ten sposób sprawić, aby była ona bardziej czytelna.
Jednocześnie jeżeli w takiej sytuacji pojawiłby się nam błąd.
Bardzo dobrą praktyką jest po prostu
wycinanie fragmentów tej większej formuły i
sprawdzenie, czy poszczególne
fragmenty nam działają.
W tym przypadku chociażby porównujemy, czy
date_diff jest prawdziwe i otrzymujemy wartość, która nas o tym informuje.
Analogicznie możemy sprawdzać pozostałe warunki i pozostałe elementy formuły
i tym sposobem krok po kroku dochodzić do rozwiązania.
Oczywiście w niektórych przypadkach jest to dość czasochłonne,
natomiast w większości przypadków zdecydowanie pomaga.
Alternatywną opcją jest po prostu zadanie
pytania w naszej społeczności bądź bezpośrednio na forum dyskusyjnym Airtable.
W jednym i w drugim miejscu możemy liczyć
na pomoc innych. W tym
momencie, jeżeli chodzi o
taką minimalną wiedzę na temat formuł,
którą warto posiadać w przypadku Airtable, to
byłoby już na tyle.
Oczywiście jest to tylko mała część możliwości,
jaką daje Airtable, ale z pewnością jest to niezbędne minimum,
które pomoże Ci na zbudowanie
większości automatyzacji, które będą
Ci potrzebne.
Tymczasem dziękuję Ci za uwagę i zapraszam do kolejnych lekcji.