Airtable: Praca z dużą ilością danych

0:00W tej lekcji pokażę Ci kilka strategii,

0:01które możesz wykorzystać przy pracy z dużymi ilościami danych w Airtable.

0:06Coś takiego może przydać Ci się zarówno na

0:08początkowym etapie tworzenia automatyzacji do zaimportowania istniejących już danych,

0:12bądź też w momencie, gdy będziesz mieć już zorganizowaną strukturę danych i będzie

0:16potrzeba wprowadzenia w nich jakiejś zmiany.

0:19Przede wszystkim sam wybór strategii zależy mocno od tego, z jakim problemem

0:23masz do czynienia w momencie, gdy chodzi o zaimportowanie danych.

0:26Dobrze jest po prostu utworzyć sobie strukturę, która Cię interesuje,

0:30a następnie stworzyć automatyzację, która połączy się np.

0:33z jakimś zewnętrznym serwisem bądź innymi

0:35źródłami danych i odpowiednio je modyfikując umieści je w Airtable.

0:40W tym konkretnym przypadku mamy sytuację,

0:41w której łączę się z tabelą zawierającą informacje na temat moich filmów

0:45opublikowanych na YouTubie, a następnie wykorzystuję ich identyfikatory po to, aby

0:49pobrać aktualne dane bezpośrednio z YouTuba, a następnie zmodyfikować je w

0:54taki sposób, by ich zaktualizowaną wersję umieścić z powrotem w Airtable.

0:58Zatem pierwsza taktyka tutaj brzmi, aby

1:00wykorzystać automatyzację do tego, aby zaimportować dane do Airtable i to nawet w

1:05sytuacji, gdy taki scenariusz miałby być wykonany tylko jeden raz.

1:09No bo chociażby w tym przypadku przepisanie informacji na temat wszystkich

1:12opublikowanych przeze mnie filmów zajęłoby kilka dni.

1:15Z kolei przygotowanie takiej automatyzacji zajęło mi nie więcej niż 20 minut.

1:20Dzięki temu bardzo zmniejszyłem barierę

1:22wejścia w Airtable poprzez szybkie zorganizowanie niezbędnych mi danych.

1:27Swoją drogą dokładnie taką samą taktykę

1:29możesz wykorzystać do tego, aby zaktualizować istniejące już dane.

1:33Wtedy bardzo pomocne może okazać się przygotowanie dodatkowego widoku, w którym

1:37będziesz zapisywać zaktualizowane informacje.

1:39Przykładowo, w tym przypadku mógłbym

1:41umieścić nawet dodatkową kolumnę o nazwie Updated.

1:45Wewnątrz której przechowywał bym

1:46informacje na temat tego, który rekord został już zaktualizowany.

1:50Wtedy w sytuacji, gdy z jakiegoś powodu

1:52automatyzacja, która będzie się tym zajmować, nie zadziała bądź wydarzy się cokolwiek

1:56innego, co będzie wymagało uruchomienia scenariusza po raz kolejny.

2:00Nie będę zaczynał od samego początku, tylko od rekordu, który mnie interesuje.

2:05W takim przypadku jedyne, o co muszę tutaj zadbać o to, żeby po aktualizacji danego

2:09rekordu w scenariuszu integromatu, czy zapiera zaznaczyć pole updated,

2:14no i oczywiście zadbać o to, aby w tym

2:15widoku pojawiły się tylko te wpisy, które mają zaznaczone to pole.

2:20Jest to ponownie świetny przykład

2:21wykorzystania widoków na potrzeby automatyzacji.

2:24W tym wszystkim trzeba jednak przyznać, że sposób aktualizacji bądź importowania

2:28danych, który Ci pokazałem sprawdzi się co prawda w większości przypadków, ale będą

2:33również takie, w których nie sprawdzi się w ogóle.

2:35Mianowicie wyobraź sobie chociażby

2:37sytuację, w której wykonuje scenariusz, który mam tutaj dla każdego wpisu na temat

2:41publikowanego przeze mnie postu w social media.

2:44Mamy tutaj 160 rekordów i wykonanie takiego scenariusza dla każdego z nich

2:48bardzo szybko służyłoby mi dostępne operacje w integromacie, szczególnie już w

2:52sytuacji, gdybym był na tym najmniejszym płatnym planie.

2:55Z tego powodu strategia aktualizacji

2:57danych warto przemyśleć w zależności od tego, co w zasadzie chcemy z nimi zrobić.

3:02No bo w momencie, gdy rzeczywiście chcemy

3:03zaimportować dane, no to bardzo często może zdarzyć się tak, że

3:07nie będziemy mieli innego wyjścia niż po prostu wykupienie większego planu integromatu

3:10i po prostu jednorazowe zaimportowanie ich. Jednocześnie

3:14być może są inne drogi, takie jak na

3:16przykład zapisanie danych w formacie CSV i zaimportowania ich bezpośrednio do Airtable.

3:21W ten sposób integromat tutaj w ogóle nie będzie wchodził w grę.

3:25Poza tym może okazać się tak, że będziemy

3:27chcieli po prostu aktualizować poszczególne zawartości wpisów i nie

3:30będzie do tego wymagane połączenie z jakimkolwiek innym dodatkowym serwisem.

3:34Na przykład tutaj. Jak widzisz, zawartość publikowanych

3:37przeze mnie postów zaczyna się od ikonki oraz hashtagu.

3:40Jeżeli przyszłoby mi do głowy, aby zaktualizować albo ikonkę, albo hashtag,

3:44mógłbym po prostu zaznaczyć te rekordy, przenieść je do aplikacji Sublime Text czy

3:48też dowolnego innego edytora tekstowego oraz po prostu wkleić.

3:53Następnie mogę zaznaczyć interesujący mnie

3:55tutaj fragment i po prostu wcisnąć skrót klawiszowy Command D bądź Control D.

4:00Do tego aby skorzystać z opcji Multi kursora.

4:02O której zdarzyło mi się już wspomnieć i w efekcie wprowadzić tutaj dowolne zmiany.

4:07Zwróć uwagę, że opcja multi kursora,

4:09daje mi możliwość pisania w wielu miejscach jednocześnie.

4:12Oczywiście alternatywnie możesz skorzystać z opcji znajdź i zamień.

4:16Dostępnym dosłownie w każdym edytorze tekstowym.

4:19Jeżeli teraz zaznaczę tylko zmodyfikowany fragment, a następnie wkleję go do Airtable,

4:24to jak widzisz dane zostały tutaj odpowiednio podmienione.

4:27Teraz je cofnę, ale myślę, że sama koncepcja jest już dla Ciebie jasna.

4:31Po prostu nic nie stoi na przeszkodzie,

4:32aby zaznaczyć interesujące Cię informacje, skopiować je do edytora tekstowego, gdzie

4:37wprowadzić zmiany i następnie wkleić je na miejsce.

4:40Oczywiście wykonując taką operację musisz zachować ostrożność.

4:44Oraz dodatkowo wcześniej zalecam Ci wykonanie kopii zapasowej.

4:47Co prawda Airtable umożliwia Ci cofnięcie zmian,

4:50natomiast w przypadku aktualizacji dużej ilości danych może się okazać, że po

4:55prostu popełnisz jakiś błąd i w efekcie będzie potrzebne przywrócenie danych i

4:59opcja cofnięcia poprzedniego kroku może okazać się niewystarczająca.

5:04Zatem druga sugerowana przeze mnie taktyka aktualizowania dużej ilości danych brzmi

5:08następująco: wyeksportuj dane, które Cię interesują do jakiegoś edytora tekstowego,

5:13wprowadź zmiany, a następnie wklej je na swoje miejsce.

5:16W ten sposób możesz zmodyfikować wiele

5:18rekordów jednocześnie, bez jakiegokolwiek angażowania automatyzacji.

5:22Jednocześnie ta opcja Multi kursora sprawdza

5:24się świetnie do pracy z tekstem lub też ewentualnie opcja znajdź i zamień.

5:28To również sprawdza się wyjątkowo dobrze, aczkolwiek trzeba pamiętać o tym,

5:32że czasem w wyszukiwaniu łatwo zaznaczyć dane, których zmiana nas nie interesuje, a

5:36w związku z tym, że jest ona przeprowadzana jednocześnie na wszystkich

5:39powtórzeniach, to możemy jej nie zauważyć i tym samym narobić sobie problemu.

5:43Na sam koniec dodam jeszcze tylko, że

5:45możemy tutaj zarówno wpisywać tekst, jaki jednocześnie możemy zaznaczyć opcję

5:49zastosowania wyrażeń regularnych i dzięki temu ponownie wiedza na jej temat może nam

5:54pomóc w przypadku bardziej zaawansowanej aktualizacji.

5:57No i ostatnia już taktyka aktualizacji dużej ilości danych opiera się o

6:01wykorzystanie formuł dostępnych bezpośrednio w Airtable.

6:05Mianowicie mam tutaj kolumnę zawierającą imiona oraz nazwiska.

6:08Załóżmy jednak, że tych użytkowników byłoby tutaj 1000, a ja chciałbym zapisać

6:12zarówno imię i nazwisko w oddzielnych kolumnach.

6:15Zatem tworzę tutaj kolumnę First name, a następnie Last name.

6:20No i teraz pytanie brzmi jak możemy

6:22sprawić, aby do pierwszej kolumny trafiło imię a do drugiej nazwisko?

6:27Otóż na potrzeby aktualizacji utworzymy

6:29trzecią kolumnę typu Formuła, wewnątrz której zapiszemy sobie formułę, która

6:33będzie odpowiedzialna w pierwszej kolejności za wyciągnięcie imienia.

6:37W tym celu najlepiej będzie, jeżeli sięgniemy po dokumentację i zobaczymy

6:41jakie mamy tutaj dostępne funkcje do dyspozycji.

6:44Moje programistyczne doświadczenie w pierwszej kolejności mówi mi o

6:47wykorzystaniu funkcji np. split, umożliwiającej rozdzielenie ciągu znaków na tablicę.

6:52Jednak w przypadku Airtable nie jest to do

6:54końca możliwe i z tego powodu musimy trochę pokombinować.

6:58Mianowicie to co rzuciło mi się w oczy to funkcja left umożliwiająca ucięcie słowa

7:03począwszy od początku do określonej liczby znaków.

7:06Czyli w moim przypadku chciałbym uciąć ciąg znaków zawierający imię i nazwisko w

7:11taki sposób, aby zabrać tylko tę część, która znajduje się przed spacją.

7:16Zatem zapisuję tutaj funkcję left, a następnie podaję nazwę kolumny.

7:19No i teraz już na tym przykładzie widać, że nie mogę tutaj wstawić wartości np.

7:244 ze względu na to, że moje imię będzie

7:26tutaj wyciągnięte poprawnie, ale już w przypadku Grzegorza tak nie będzie.

7:30Z tego względu muszę dowiedzieć się, w którym miejscu pojawia się spacja.

7:34Zatem ponownie sięgamy tutaj do dokumentacji i od razu powyżej mamy

7:38funkcję, która zwraca pozycję przekazanego przez nas znaku bądź ciągu znaków.

7:43Chodzi mianowicie o funkcję find.

7:45Zatem zamiast czwórki wstawiam tutaj

7:46funkcję find, do której przekazuję spację, ponieważ jest to poszukiwany ciąg znaków.

7:52Następnie przekazuje name, ponieważ jest to

7:54przeszukiwany ciąg znaków, a następnie opcjonalnie mogę jeszcze

7:57wskazać pozycję, w którym ma zostać zaczęte wyszukiwanie.

8:01W tym jednak przypadku mnie to nie interesuje.

8:03Dodatkowo, skoro zostanie zwrócony indeks,

8:06pod którym znajduje się spacja, będę chciał odjąć tutaj minus 1.

8:10Wynika to z faktu, że gdybym nie odjął tej

8:12jedynki, uzyskał bym tutaj ciąg znaków zawierający imię oraz samą spację.

8:17Dodając minus 1 usuwam tą spację znajdującą się na końcu.

8:21Jak widzisz mamy tutaj zarówno w pierwszym

8:23przypadku jak i drugim poprawnie wyciągnięte imię.

8:26Zatem klikam teraz w nazwę kolumny, aby zaznaczyć wszystkie wiersze.

8:29Kopiuję z pomocą command C, a następnie wklejam z pomocą command V.

8:34W ten sposób mamy tutaj pożądany rezultat.

8:36To w tym punkcie będzie interesowało mnie

8:38to, aby zmodyfikować naszą formułę w taki sposób, aby wyciągnąć nazwisko.

8:43Zatem w tym momencie musimy zadziałać odwrotnie.

8:46Czyli zamiast metody left wykorzystujemy metodę right, która robi zasadniczo to

8:50samo, przy czym ucina ciąg znaków począwszy od końca.

8:54I teraz jeżeli zapisał bym naszą formułę to niestety nie zadziała ona poprawnie.

8:58Wynika to z faktu, że otrzymujemy tutaj indeks spacji pomniejszony o 1.

9:03W pierwszym przypadku wynosi on 4, a w drugim 8.

9:06Jest to związane z długością naszych imion.

9:08No i rzeczywiście w pierwszym przypadku

9:10ucinane są 4 znaki od końca, a w drugim przypadku 8 znaków uwzględniając spacje.

9:15Jeżeli jednak się nad tym zastanowimy, to to co nas interesuje to uzyskanie

9:20informacji o tym, ile znaków zawiera cały ciąg znaków, czyli imię i nazwisko, a

9:24następnie odjęcie od tego fragmentu z imieniem.

9:27Zatem jako drugi argument do funkcji right

9:29przekażemy sobie długość całego ciągu znaków, a następnie odejmiemy od niego

9:34wartość indeksu, na którym znajduje się spacja.

9:37I w tym przypadku nie interesuje nas już odejmowanie jedynki.

9:41Ze względu na to, że chcemy uciąć

9:42dokładnie w miejscu, w którym się znajduje.

9:46I efekt końcowy jest tutaj taki, że

9:48otrzymujemy tutaj nazwisko zarówno moje jak i Grzegorza i ponownie możemy je

9:52zaznaczyć i wkleić w miejsce, w które nas interesuje.

9:55Zaznaczę tylko, że metoda, którą właśnie tutaj pokazałem, opierająca się o

9:59wykorzystywanie formuł, może być połączona zarówno z pierwszą jak i drugą taktyką.

10:04Mianowicie nic nie stoi na przeszkodzie,

10:05aby formuły modyfikujące dane zdefiniować bezpośrednio w Integromacie, bądź też np.

10:11skopiować dane z Airtable do Excela, gdzie

10:13wykonamy na nich bardziej złożone operacje, które nie są dostępne w Airtable,

10:17a następnie z powrotem zaimportujemy na swoje miejsce.

10:20Zatem podsumowując to wszystko jeżeli

10:22chodzi o aktualizację dużej ilości danych, to w pierwszej kolejności musisz

10:26zastanowić się co tak właściwie masz do zrobienia.

10:29Następnie w zależności od tego, czy aktualizacja będzie wymagała sięganie po

10:33zewnętrzne serwisy, to możesz wykorzystać w tym celu dedykowany scenariusz Integromatu

10:38bądź zapiera, który zajmie się pobraniem dodatkowych danych.

10:41Z kolei w sytuacji, gdy pobieranie dodatkowych danych nie jest konieczne,

10:45możesz wykorzystać nawet zwykły edytor tekstowy do tego, aby szybko wprowadzić

10:48zmiany na wielu rekordach, a następnie znowu wkleić je ponownie do Airtable.

10:53Mam nadzieję, że coś takiego jest dla Ciebie przydatne.

10:55I tylko już na sam koniec dodam, że importowanie danych np.

10:59z bloga na WordPressie, kanału na YouTubie czy dowolnego innego miejsca

11:02umożliwiającego dostęp albo przez API, albo z pomocą narzędzi do web scrapingu.

11:07Jesteśmy w stanie zmniejszyć barierę wejścia w Airtable i jednocześnie

11:11przyśpieszyć sobie pracę nad wieloma scenariuszami.

11:14Miej to na uwadze i teraz dziękuję Ci za uwagę i zapraszam do kolejnych lekcji.