Airtable: Struktura danych
od Podstaw
3 godz. 47 min · Airtable · Biznes i Automatyzacje
Adam GospodarczykCzego się nauczysz
- Podstawy Airtable i widoki
- Tworzenie formularzy
- Proste i złożone automatyzacje
- Praca z API i Integromat
- Złożone arkusze i relacje
- Dużo, dużo więcej!
Wprowadzenie do Airtable
W kursie dowiesz się o najważniejszych funkcjach Airtable, stworzysz swoje pierwsze bazy a także opanujesz interfejs, widoki i inne podstawowe funkcje. Zobaczysz, jak wiele potrafi Airtable w porównaniu do Excela czy Google Sheets, a jednocześnie - jak proste i szybkie jest w codziennej pracy.
Praca z widokami
To niesamowite, jak wiele można osiągnąć wykorzystując prostą funkcję filtrowania danych w ramach widoku, której nie ma w arkuszach kalkulacyjnych. Możesz w ten sposób łatwo stworzyć ścieżki użytkowników, zawężać wyniki i przeglądać te, które na danym etapie pipeline'u są najbardziej istotne. W kursie nauczysz się pracować z widokami i zarządzać nimi w intuicyjny sposób. Wśród widoków dostępne są też kalendarze, wykresy Gantt'a, Galerie oraz bardzo przydatny widok Kanban, który pozwoli Ci zrezygnować z Trello.
Wygodne formularze
Kolejną świetną opcją w Airtable są formularze, które pozwalają wypełniać Twój arkusz kalkulacyjny dowolnej osobie. To tak, jak Google Forms połączone z arkuszem Google Sheets, ale dużo prostsze i dające większe możliwości dopasowania do potrzeb użytkowników. Ponieważ formularze tworzysz w ramach widoku, pozwalają one łatwo zawęzić ilość pól do uzupełnienia na przykład do poszczególnych ról użytkowników. Możesz w ten sposób wypełniać CRM, zbierać dane, ankietować użytkowników i wiele więcej!
API i Automatyzacje
Prawdziwy potencjał Airtable drzemie w tym, że pod spodem jest to relacyjna baza danych, która automatycznie wystawia swoje własne API, dostępne pod konkretnym URL. Możesz korzystać z bardziej zaawansowanych funkcji, w tym automatyzacji np. z Zapier, które pozwolą Ci nadpisywać, odbierać i edytować dowolne dane. W kursie pokażemy Ci jak tworzyć takie proste, ale też bardziej złożone automatyzacje!
Wbudowane automatyzacje i skrypty
Airtable posiada też swoje własne integracje i pluginy w formie automatyzacji. Pozwolą Ci one na przykład wysyłać maile bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego, ustawiać powiadomienia, modyfikować rekordy i reagować na ich zmiany. Możesz używać nawet własnego skryptu w JS aby obsługiwać takie scenariusze. Te zaawansowane funkcje Airtable także odkryjesz w trakcie naszego kursu!
Dla kogo jest ten kurs?
Kurs jest dla wszystkich, którzy chcą efektywnie zarządzać danymi i już korzystają z Excela lub Google Sheets, ale chcą osiągnąć znacznie więcej, w przyjaznym i szybkim interfejsie. Możliwości Airtable doceni każda osoba, która organizuje pracę, zajmuje się marketingiem, planowaniem, finansami czy buduje swoje własne aplikacje i strony WWW.
Cześć! W tej lekcji pokażę Ci w jaki sposób
przenieść możliwości Airtable na kolejny poziom, wykorzystując możliwość łączenia
ze sobą rekordów znajdujących się w różnych tabelach.
Jest to niezwykle przydatne w kontekście automatyzacji ze względu na to, że ułatwia
nam późniejszy dostęp do danych i jednocześnie całą organizację.
W tej chwili znajdujemy się w tabeli
zawierającej informacje na temat wydań mojego newslettera.
Do każdego wydania dołączam kilka
ciekawych linków, które są umieszczane bezpośrednio w jego treści, ale
jednocześnie też z upływem czasu wykorzystywane są na potrzeby np.
mediów społecznościowych.
Mało tego, może się czasem zdarzyć tak, że
jeden link będzie dołączony do kilku wydań newslettera, ponieważ może kierować np.
do mojego produktu.
Z tego powodu nie chcę publikować danych,
tylko po prostu przechowywać je w nieco innym miejscu.
Tym bardziej, że inne.
Automatyzacja zagląda do tej tabeli,
wybierając dane o konkretnym linku i tworząc na jego temat posty na media
społecznościowe lub publikując go jeszcze w innych miejscach, np.
na społeczności zautomatyzowanych, która oparta jest o platformę Circle.
W każdym razie to, co musisz wiedzieć na temat łączenia ze sobą rekordów to fakt,
że to łączenie wykorzystuje identyfikatory poszczególnych rekordów.
Jak być może pamiętasz z jednej z
poprzednich lekcji pokazywałem Ci, w jaki sposób dochodzi do relacji pomiędzy
tabelami w takiej klasycznej bazie danych wykorzystywanej np.
przez aplikacje webowe.
W tym przypadku jest dokładnie tak samo, z
tą różnicą, że Airtable nie informuje nas o tym w jawny sposób.
W zamian wyświetla dla nas bardziej zrozumiałe i czytelne informacje.
No, bo przykładowo, jeżeli teraz odłączył bym ten link od danego newslettera, a następnie
wrócił do newsletterów i skopiował jakiś identyfikator.
Powiedzmy, że weźmiemy sobie ten.
To teraz mogę po prostu wrócić do tamtej tabeli i wkleić jego identyfikator.
To są właśnie pokazałem.
Jest to niezwykle ważna informacja ze względu na to, że ten fakt możesz
wykorzystać później, w przypadku Integromatu, Zapiera, czy jakiejkolwiek innej aplikacji,
którą będziesz wykorzystywać do pracy z Airtable.
Do tego, aby automatycznie łączyć ze sobą rekordy.
Inaczej mówiąc, pamiętaj po prostu o tym, że w ramach łączenia ze sobą tabel,
Airtable wykorzystuje identyfikatory, które Ty również możesz mu przekazać.
Mało tego, możesz podać je po prostu po przecinku lub w formie tzw.
tablicy, o której powiem Ci więcej przy okazji nauki Integromatu.
I w ten sposób dowiedzieliśmy się na temat
możliwości łączenia ze sobą tabel z wykorzystaniem typu link.
Do naszej dyspozycji jest jeszcze opcja Rollup oraz Lookup.
I teraz właśnie pokażę Ci o co w nich chodzi.
I teraz znowu posługując się przykładem newslettera to
do każdego wydania dodawana jest taka krótka ankieta składająca się z trzech
ikonek symbolizujących poziom zadowolenia czytelnika.
Po prostu po przeczytaniu osoba, która czyta mój newsletter może kliknąć w dany link i
jednocześnie poinformować mnie o tym, czy dane wydanie było dla niej w porządku.
Zatem tak jak widzisz, mamy tutaj wartości od jednego do trzech i dodatkowo
informacja o tym, która wartość jest przypisana do którego wydania.
Z tego powodu mogę wykorzystać tutaj opcję rollup do tego, aby wykonać jakąś formułę
na wszystkich rekordach podłączonych do konkretnego wydania newslettera.
Proponuję, abyśmy zobaczyli jak to wygląda w praktyce.
Załóżmy, że chcemy policzyć ile odpowiedzi
zostało udzielonych w przypadku każdego wydania.
W tym celu tworzę nową kolumnę, ustawiam jej typ na rollup oraz wskazuję, że
interesuje mnie połączenie z zakładką Feedback.
Tutaj wybieram dowolny rekord, np.
identyfikator, a następnie chcę tutaj
policzyć wszystkie wartości, czyli interesuje mnie formuła Countall.
Dzięki temu jeżeli teraz utworzymy sobie taką tabelę, to od razu mamy informację o tym,
ile odpowiedzi zostało udzielonych w konkretnym wydaniu newslettera.
Mało tego, też nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać bardziej
zaawansowaną formułę i policzyć średnią głosów.
Z tego powodu interesuje nas wykorzystanie
funkcji Average, którą wykonamy na kolumnie review zawierającą liczby od 1 do 3.
W tej sytuacji jednak nie otrzymujemy
poprawnych danych, tylko mamy tutaj oznaczenie NAN wskazujące na not a number,
czyli inaczej mówiąc mamy tutaj jakąś wartość, która nie jest liczbą.
To się oczywiście zgadza ze względu na to,
że informacje na temat oceny newslettera przechowujemy wewnątrz typu single select.
Aby zamienić go na liczbę, musimy wykonać pewien trik.
A więc stworzymy tutaj nową kolumnę o
nazwie Numeric review a jej typ ustawiamy na formuła.
Następnie interesuje nas tutaj
wykorzystanie wartości review, ale jednocześnie chcemy ją zamienić na liczbę.
Z tego powodu nie byłem do końca pewien w jaki sposób możemy to zrobić, więc zwróć
uwagę, że wykorzystałem tutaj Community Airtable, odnajdując tutaj wątek dotyczący
dokładnie tego samego tematu, czyli próby zamiany ciągu znaków na wartość liczbową.
Pierwsza odpowiedź wskazuje tutaj na
wykorzystanie formuły value, do której możemy przekazać dowolny tekst, zatem
wykorzystujemy ją tutaj, przekazując do niej wartość naszej kolumny Review.
No i teraz jeżeli to zrobimy to od razu mamy
tutaj liczby, czego potwierdzeniem jest fakt, że wyświetliła
nam się tutaj na dole suma.
W dodatku możemy od razu tutaj wskazać średnią i tym samym uzyskać informacje na
temat tego, jak oceniany jest całościowo nasz newsletter.
Natomiast jak pamiętasz, nas interesuje
to, aby policzyć średnią dla konkretnego wydania.
Z tego powodu, jeżeli teraz po prostu
zaktualizujemy naszą formułę wskazując na numeric review.
Faktycznie mamy tutaj konkretną odpowiedź.
Jednocześnie też w związku z tym, że skala jest dość mała, ponieważ jest od jednego
do trzech, możemy tutaj w opcjach formatowania ustalić, że interesuje nas
również uwzględnienie wartości po przecinku.
W dodatku możemy ustawić jeszcze precyzję
i załóżmy, że interesują nas dwa miejsca po przecinku i w ten sposób otrzymujemy
jasną informację na temat oceny konkretnego wydania.
Zatem jak widzisz, możliwości Airtable są tutaj naprawdę duże.
Natomiast dobra wiadomość jest taka, że w przypadku łączenia rekordów
tak naprawdę interesuje Cię tylko wykorzystanie typu link to another rekord,
który umożliwia Ci łączenie ze sobą rekordów.
Opcja rollup, którą właśnie wykorzystaliśmy i ona
pozwala wykonywać różne formuły, podobnie jak w Excelu na wszystkich wartościach z
innej tabeli, które są podłączone do naszego rekordu.
I teraz ostatnią funkcją jest funkcja lookup, którą pokażę Ci na nieco bardziej
zaawansowanym przykładzie, który jednocześnie możesz wykorzystać w wielu
różnych sytuacjach i niesamowicie ułatwia pracę.
Tutaj jeszcze dla porządku zmienię nazwę tej kolumny.
I przechodzimy już do kolejnego przykładu.
Przykład ten będzie dotyczył bazy, wewnątrz której przechowuje informacje na
temat wszystkich moich opublikowanych filmów na YouTubie.
Po przygotowaniu filmu materiał przesyłany
jest z pomocą automatyzacji do mojego montażysty i w wiadomości automatycznie
pojawiają się linki do materiałów, wygenerowanego folderu na Google Driver, w
którym mają zostać umieszczone po zmontowaniu oraz taki oto formularz.
Formularz ten umożliwia oznaczenie materiału, który został zamontowany i
dodatkowo potwierdzenie, że ten materiał trafił do wskazanego folderu na Google drive.
W momencie, gdy ten formularz zostanie
uzupełniony i to właśnie sobie teraz zrobimy.
W tej tabeli, wewnątrz której się znajdujemy, zostanie dodany nowy wpis.
I to oczywiście jest naturalne, ponieważ
wypełniliśmy formularz, który dodał jakieś dane.
Natomiast zwróć uwagę, że od razu tutaj
powiązał się tutaj odpowiedniej film i mamy tutaj jego tytuł i dodatkowo
oznaczenie, że jest on gotowy do publikacji.
To na co chciałbym zwrócić Twoją uwagę to fakt, że ta tabela jest przygotowana w
dość specyficzny sposób i jest dość mało czytelna dla człowieka.
Tak naprawdę wynika to z tego, że nie jest
ona przeznaczona dla ludzi, tylko pracują z nią roboty.
To znaczy automatyzacja zadbała o to, aby dodać tutaj ten rekord.
I mało tego, to automatyzacja wykorzystuje tą informacje do tego, aby oznaczyć film
znajdujący się w drugiej tabeli jako gotowy do publikacji.
Ten film znajduje się tutaj na dole.
I jeżeli teraz przejdziemy dalej, to
rzeczywiście mamy tutaj informację, że pole Production ready zostało zaznaczone.
Jeżeli tak się stanie, to druga
automatyzacja zajmuje się publikacją tego materiału i wtedy zaznacza się ten o to check box.
W efekcie jeżeli sobie wrócimy do tego
formularza, no to okazuje się, że nie mamy tutaj dostępnych żadnych filmów na liście,
ponieważ wszystkie zostały zmontowane i odpowiednio oznaczone.
Pytanie więc jak to się stało, że w tabeli drafts
2 pojawił się, a potem zniknął jakiś konkretny wpis?
Chodzi o to, że ta kolumna movies zawiera
typ link to movies, natomiast jest on linkowany do konkretnego widoku.
Jeżeli teraz przejdziemy sobie do tego
widoku, to zobaczymy, że rzeczywiście zostają w nim umieszczone filmy, ale tylko
takie, które nie zostały opublikowane i nie zostały jeszcze zmontowane.
Z tego powodu, jeżeli Łukasz wypełni ten
formularz, zostaje uzupełnione pole production ready,
a późniejsza automatyzacja publikując materiał oznaczy ten dodatkowy check box i
w ten sposób ten materiał zniknie z kolejki materiałów do montażu.
Pytanie teraz jak to się dzieje, że mamy
tutaj pole Production ready, które tak naprawdę znajduje się w tabeli drafts?
Oczywiście w miejscu, w którym wykorzystuje tutaj filtr nie mamy do
czynienia z tym polem, tylko z polem typu lookup, która znajduje się dokładnie tutaj.
Zwróć uwagę, że mam tutaj wybrany ten
typ i on wiąże ten rekord z tabelą drafts, a konkretnie z kolumną Production ready.
Inaczej mówiąc, jeżeli ustawimy lookup w ten
sposób, to wyświetlamy tutaj wskazane przez nas pole pochodzące z tej drugiej
tabeli i znajdujące się w wierszu, który został powiązany z naszym wierszem.
Domyślam się, że jest to dość
skomplikowane, więc spróbujemy sobie przejść przez to jeszcze raz.
Aby to jednak było bardziej jasne, zrobimy to wykorzystując nową tabelę.
Załóżmy, że będziemy przechowywać tutaj posty na blogu, które będziemy chcieli
publikować, ale dopiero wtedy, jeżeli przejdą pomyślnie proces korekty.
Z tego powodu utworzymy sobie drugą tabelę, wewnątrz której będziemy
przechowywać informacje na temat przygotowanych, ale jeszcze nie sprawdzonych artykułów.
Tutaj również usuwam te dodatkowe pola i
za chwilę sobie zdefiniujemy wszystko tak, jak należy.
A tymczasem wróćmy do tabeli PASS.
Tutaj nasza główna kolumna będzie nosić nazwę title, czyli tytuł posta, a
następnie będziemy mieć tutaj jego zawartość i w tym przypadku świetnie
sprawdzi się opcja dodatkowego formatowania.
Kolejną informacją jest to, kiedy dany post ma zostać opublikowany.
Oraz oczywiście to czy
został już opublikowany, więc będziemy mieć tutaj checkbox.
Dalej możemy mieć tutaj kategorie czy
chociażby miniaturę, która będzie reprezentować ten wpis.
Załóżmy teraz, że na potrzeby naszego
ćwiczenia jest to jak najbardziej w porządku.
Dodamy tylko sobie tutaj artykuły, czyli artykuł 1, 2 i 3.
I w tym momencie możemy przejść do tabeli drafts i ustawić jej pierwszą kolumnę na
identyfikator ustawiony na formułę oraz Record ID.
Czyli coś, co już znamy.
Kolejną kolumną będzie połączenie z naszymi postami.
I tutaj będzie nam potrzebny widok
wyłącznie tych postów, które są jeszcze nie opublikowane.
Z tego powodu musimy wrócić się do tabeli Post i przygotować ten drugi widok.
Jak widzisz, tutaj mamy przykład tego, dlaczego warto nazywać wszystkie widoki.
Ponieważ teraz możemy utworzyć ten nowy widok drafts, a następnie przefiltrować tutaj
wyłącznie te posty, które nie zostały jeszcze opublikowane.
W tej chwili, jeżeli zaznaczymy sobie, że np.
pierwszy i drugi artykuł został
opublikowany, no to faktycznie w tym widoku pojawi się tylko jeden wpis.
Wracamy do kolumny drafts i tworzymy kolumnę linkującą do tabeli Post.
W tym momencie jesteśmy w stanie już
ograniczyć się do widoku i możemy wybrać tutaj lookup fields, natomiast ostatecznie nie
jest to potrzebne, więc wybieram opcję skip.
Teraz tylko możemy zmienić sobie tutaj nazwę i utworzyć nową kolumnę wskazującą
na to, czy dany artykuł został już zweryfikowany.
W tym momencie możemy jeszcze tutaj usunąć te testowe wpisy i utworzyć nowy widok.
Przy czym teraz posłużymy się formularzem.
Tutaj możemy oczywiście wybrać odpowiednie nazwy, opisy itd.
Do tego, aby ułatwić wypełnienie tego formularza.
Natomiast najważniejsze jest to, że rzeczywiście w polu wyświetla się
tylko ten jeden artykuł, który nie został jeszcze opublikowany.
Natomiast teraz jeżeli uzupełnimy nawet
ten formularz, to nagle okaże się, że pomimo tego, że wskażemy, że ten artykuł
został już zweryfikowany i teoretycznie nie powinien wyświetlać się w naszym
formularzu, to nadal jest on tutaj dostępny.
Wynika to z faktu, że nasz widok drafts filtrujemy wyłącznie po fakcie
czy ten artykuł został opublikowany, a nie zweryfikowany?
W związku z tym w naszym głównym widoku
dodamy sobie następną kolumnę o nazwie lookup.
Dzięki niej będziemy mogli połączyć się z tabelą drafts i sprawdzić jaki jest status pola
Veryfied wiersza połączonego z naszym artykułem.
Zatem jak widzisz, tylko w tym trzecim
przypadku mamy informację, że artykuł został zweryfikowany.
I to oczywiście się zgadza, ponieważ przed chwilą wypełniliśmy formularz i w tej
chwili możemy wykorzystać zarówno informacje pochodzące z tej kolumny jak i
tej do tego, aby odpowiednio przefiltrować wpisy znajdujące się w widoku Drafts.
W związku z tym interesuje mnie to, aby
artykuł nie był opublikowany oraz nie był zweryfikowany.
W tym momencie żaden artykuł nie spełnia tego warunku.
I to jest oczywiście prawda, ponieważ te nawet pomimo tego, że nie zostały
zweryfikowane, to zostały opublikowane, więc nie ma czego weryfikować.
Z kolei ten drugi został zweryfikowany, więc również nie ma czego weryfikować.
Przy czym tutaj musimy zadbać o jego publikację.
Tym oczywiście może zająć się druga automatyzacja, która połączy się np.
z naszym WordPressem i opublikuje wybrany materiał.
Załóżmy jednak, że już to się stało i teraz po prostu utworzymy sobie czwarty
artykuł i zwróć uwagę, w jaki sposób utworzę nowy wiersz.
Przytrzymuję tutaj przycisk Shift oraz wciskam Enter.
Automatycznie tworzy się nowy wiersz i od razu mogę wpisać tutaj jego tytuł.
Mało tego, jeżeli wcisnę teraz spację znajdując się w wybranym wierszu, ale
żadne z pól nie jest aktywne, to zostanie wyświetlony taki większy widok, który
pozwoli mi wypełnić informację na temat całego artykułu.
W dodatku mam tutaj takie strzałki i od razu wyświetlany skrót klawiszowy, dzięki
któremu jestem w stanie nawigować pomiędzy konkretnymi wpisami.
To co właśnie Ci pokazuję jest niezwykle przydatne do tego, aby pracować z wieloma
wpisami bezpośrednio w Airtable i robić to w efektywny sposób.
Wróćmy jednak do naszego artykułu.
Jest to nowy artykuł.
Załóżmy, że jego treść została
uzupełniona, ale nie został jeszcze ani zweryfikowany, ani opublikowany.
Z tego powodu, jeżeli wrócimy sobie teraz do naszego formularza, a następnie
otworzymy go, to okaże się, że faktycznie został tutaj wylistowany i osoba
sprawdzająca te artykuły będzie mogła go zaznaczyć.
W efekcie osiągnęliśmy cel, który chcieliśmy osiągnąć i mamy tutaj powiązane
ze sobą kolumny oraz wiersze i przygotowane w taki sposób, że
że w tym przypadku osoba sprawdzająca
teksty będzie mogła bez posiadania konta na Airtable zaznaczyć odpowiednie wpisy.
Ta cała technika bez wątpienia jest niesamowicie przydatna,
ponieważ jak widzisz ja wykorzystuję ją w przypadku pracy z montażystą, ale nic nie
stoi na przeszkodzie, aby wykorzystywać ją w innych kontekstach.
W sytuacji, w której pracujemy na danych
przechowywanych w Airtable z jakąś inną osobą albo z naszego zespołu, albo z
jakimś zewnętrznym współpracownikiem, który podejmuje na przykład weryfikację
bądź pamiętam, miałem sytuację, w której podobny mechanizm wykorzystałem do tego,
aby rozliczać zdalnych pracowników z wykonanej pracy.
Po prostu po wykonaniu danego zadania
musieli wypełnić formularz i na podstawie tego byli potem rozliczani.
Swoją drogą ich wynagrodzenie również było liczone na podstawie wartości przypisanej
do danego projektu oraz wartości tego co nam dostarczyli.
Do samego rozliczenia oczywiście wykorzystaliśmy formuły dostępne w Airtable.
I to wszystko ponownie sprawia, że to całe narzędzie jest niesamowicie potężne,
szczególnie jeżeli wykorzystamy techniki, o których mówiliśmy oraz będziemy mówić.
Tymczasem na ten moment to byłoby już na tyle.
Dziękuję Ci za uwagę i zapraszam Cię do kolejnych materiałów.