Airtable: Widoki w automatyzacji

0:00W tej lekcji pokażę Ci jeszcze kilka

0:02sposobów na to, jak możesz wykorzystać widoki do organizacji treści w Airtable.

0:07W tym momencie znajdujemy się w tabeli

0:08Newsletter, w której jak widzisz organizuje wszystkie wydania naszego

0:12newslettera i jednocześnie mamy tutaj kilka kategorii, które są prowadzone

0:16zarówno przeze mnie, jak i inne osoby zaangażowane w eduweb.

0:20Z tego powodu jest to dość wyjątkowa

0:21sytuacja ze względu na to, że w większości przypadków pracuję z tabelami Airtable

0:25samodzielnie, a w tym konkretnym przypadku musimy się nią dzielić.

0:29Z tego powodu postanowiliśmy przygotować

0:31sobie oddzielne widoki, które są wykorzystywane przez poszczególne osoby.

0:36Dzięki temu możemy swobodnie na nich pracować i jednocześnie nawet jeżeli to

0:40robimy równolegle, to nie wchodzimy sobie w drogę.

0:43Organizowanie tych widoków odbywa się na

0:45podstawie prostego filtra opartego o w tym przypadku kategorie newslettera.

0:50Po prostu każda z tych kategorii przypisana jest do każdego z nas i z tego

0:54powodu taki filtr jest jak najbardziej wystarczający.

0:57Zatem jak widzisz, mamy tutaj po raz

0:58kolejny przykład tego, o czym już mówiłem, czyli utrzymania maksymalnej prostoty.

1:03Pomimo tego, że sam proces jest dość złożony, zwróć uwagę, że mamy tutaj

1:07dość dużo pól, z których każdy jest wymagany i pełni określoną rolę.

1:12Idąc dalej, mamy tutaj również widok formularza, który wykorzystywany jest

1:16przez osoby, które nie posiadają dostępu do całej bazy, natomiast tworzą nowe

1:20wydania newslettera, po prostu wypełniając ten formularz.

1:24Tutaj jedyne o co musieliśmy zadbać o to,

1:26aby umieścić odpowiednie pola i zobacz, że zadbaliśmy również o bezpieczeństwo.

1:31Ze względu na to, że dostęp do samego

1:33formularza można uzyskać nawet nie będąc zalogowanym do Airtable.

1:37Z tego powodu zabezpieczenie polega na

1:39tym, że nawet jeżeli ktoś go uzupełni, to i tak nie ma możliwości oznaczyć tego

1:43newslettera jako gotowy do wysłania, a tym samym automatyzacja, która jest

1:47odpowiedzialna za jego wysyłkę nigdy się nie wykona.

1:51Są to oczywiście detale, na które warto

1:53zwracać uwagę, bo w niektórych przypadkach te detale odgrywają tutaj ogromną rolę.

1:58W końcu umieszczenie tutaj tego pola w formularzu mogłoby nam zupełnie umknąć i

2:03tym samym możliwa byłaby nie autoryzowana wysyłka newslettera.

2:07Takie sytuacje nie mogą mieć miejsca i z tego powodu należy o to dbać.

2:11Kolejną rzeczą poza takimi skrajnymi

2:13przypadkami, które mogą wręcz zahaczać o naruszenie danych osobowych.

2:17Bardzo ważne jest to, aby zarówno widoki,

2:19jak i formularze uwzględniały wyłącznie te pola, które rzeczywiście są potrzebne.

2:24Przykładowo tutaj poza tą kolumną is_ready,

2:26nie mamy tutaj również możliwości dodawania feedbacku

2:29oraz ustawiania kolumny Sended_at, która jest ustawiona przez automatyzację.

2:34I zresztą to samo jest w przypadku kolumny

2:36Feedback, która jest uruchamiana z pomocą webbhooków podpiętych do samej treści

2:40newslettera, gdzie subskrybenci mogą go oceniać.

2:43I jak widzisz, ta tabela, którą mamy tutaj uzupełniana jest w pełni automatycznie.

2:48Wracając jednak do widoków, to o czym chciałbym Ci jeszcze powiedzieć, to fakt,

2:51że same widoki możesz organizować nie tylko na potrzeby innych osób,

2:55ale również na potrzeby własne oraz potrzeby samych automatyzacji.

2:59Przykładowo tutaj znajdujemy się w tabeli,

3:01w ramach której zorganizowany jest nasz podcast.

3:04No i tutaj również posiadamy kilka przykładowych widoków.

3:07Pierwszy z nich zawiera wszystkie wpisy na

3:09temat wszystkich dotychczas opublikowanych odcinków.

3:13Drugi widok jak widzisz posiada 17 ukrytych pól i wynika to z faktu, że w

3:17momencie gdy ręcznie tutaj z poziomu Airtable dodajemy nowe odcinek,

3:21to nie ma potrzeby, aby wyświetlać wszystkie pola, które i tak albo uzupełnia

3:26automatyzacja, albo nie są potrzebne akurat na tym etapie.

3:30Takie ukrywanie pól jest nie tylko bardzo wygodne, ale również stanowi świetne

3:34zabezpieczenie przed ewentualnymi pomyłkami.

3:37No bo jeżeli przypadkowo zaznaczyłbym

3:39jakieś pole dotyczące chociażby montażu materiału, to mógłbym przypadkowo sprawić,

3:44że automatyzacja opublikuję jeszcze nie zmontowany materiał.

3:48Dodatkowo takie ukrywanie kolumn sprawdza się świetnie w momencie, gdy udostępniamy

3:52bazę czy też konkretny widok i dzięki temu, że możemy ukryć te

3:57poszczególne pola w momencie, gdy udostępniamy sam widok, one tutaj nie są

4:01dostępne i mało tego nie ma możliwości ich włączenia.

4:05Jest tutaj co prawda opcja wyłączenia istniejących widoków, natomiast wszystkie

4:09pozostałe, które wcześniej wyłączyłem nie są tutaj dostępne.

4:14Taka tabela może zostać udostępniona np.

4:16klientowi albo którymś z pracowników,

4:18którzy raczej nie powinni posiadać dostępu do jakiś konkretnych danych.

4:23Także jak widzisz, widoki mogą nam pomóc

4:25również do tego, aby ułatwić sobie pracę z tabelami.

4:28Jednocześnie też widoki mogą posłużyć nam

4:31w przygotowania automatyzacji i tutaj pod tym kątem możemy być naprawdę kreatywni.

4:36Do tej pory pokazywałem Ci już takie proste konfiguracje widoków, które

4:40ułatwiały przygotowanie automatyzacji w integromacie.

4:43No bo jeżeli mam tutaj widok ready to published,

4:45w którym znajdują się wyłącznie takie odcinki, które są już gotowe, ale

4:49nie zostały jeszcze opublikowane, to scenariusz w integromacie, który mam

4:53tutaj, odwołuję się wyłącznie do tego rekordu.

4:56Dzięki temu nie muszę tutaj pisać zaawansowanych formuł do

5:00tego, aby wybrać konkretnie interesujące mnie

5:02wiersze, tylko po prostu wybierałem widok ready to published i wszystko jest tutaj gotowe.

5:07Natomiast w tym wszystkim możemy iść krok dalej, ponieważ to już również

5:11pokazywałem, ale na przykład widok drafts połączony jest z tabelą Draft.

5:16Konkretnie połączenie to oparte jest o kolumnę typu link,

5:20uwzględniającą zawężenia wyłącznie do tego konkretnego widoku.

5:24Efekt końcowy jest tutaj taki, że jeżeli

5:26Łukasz, mój montażysta otrzymuje ode mnie formularz, który zawiera materiały do

5:31montażu, to w tym formularzu znajdują się tutaj do wybrania wyłącznie te odcinki,

5:35które jest rzeczywiście czekają na montaż, a nie wszystkie pozostałe.

5:39To również nie tylko zwiększa wygodę, ale

5:41również zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia ewentualnego błędu i np.

5:45oznaczenia zmontowanego już odcinka jako zmontowany ponownie.

5:49I w tym przypadku teoretycznie

5:50automatyzacja mogłaby się wykonać ponownie.

5:53Jeżeli chodzi o wykorzystanie widoków.

5:56Akurat w tym momencie nie mam już takiego przykładu.

5:58Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie,

6:00aby połączyć możliwość stworzenia widoków z możliwością kolumny typu formuła.

6:05Wyobraźmy sobie, że w ramach tego podcastu

6:08chciałbym ponownie publikować go w sieci w ramach procesu content reuse.

6:13W takiej sytuacji w głównym widoku mógłbym

6:15dodać sobie dodatkową kolumnę, obliczając ją np.

6:18ile dni upłynęło od daty publikacji tego odcinka.

6:22Aby to zrobić, do funkcji datetime_dif przekazuję po prostu wartość z kolumny

6:26published_at, wynik funkcji today oraz jednostkę w postaci dni.

6:31W momencie gdy zapiszemy zmiany widzimy,

6:34że mamy tutaj wartości na minusie i w zasadzie nawet o to nam chodziło.

6:37Mianowicie widzimy, że pierwszy odcinek został opublikowany 113 dni temu, ale na

6:42przykład odcinek czwarty został opublikowany 90 dni temu.

6:46I załóżmy, że właśnie po takim czasie

6:48nasza automatyzacja będzie publikować ponownie nasze odcinki.

6:52Zatem tworzę tutaj kolejny widok Content

6:54reuse i wybieram filtr oparty o kolumnę, którą właśnie utworzyłem.

6:58Zatem mowa tutaj o tej różnicy dni i ustawiam wartość na minus 91.

7:04W efekcie mogę tutaj podpiąć automatyzację

7:06do tego widoku, która codziennie będzie sprawdzać, czy pojawił się tutaj jakiś

7:10odcinek, którego publikacja miała miejsce równo 91 dni temu.

7:15Jeżeli tak, to ponownie opublikuję wszystkie informacje na jego temat.

7:19Jednocześnie trzeba zwrócić tutaj uwagę,

7:21że taka automatyzacja zadziała nam tylko raz, ponieważ sytuacja, w której odcinek

7:25został opublikowany 91 dni temu, będzie miała miejsce tylko raz.

7:30Ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby

7:32automatyzacja odpowiedzialna za content reuse po prostu zaktualizowana pole tej kolumny.

7:38Ewentualnie mogłaby również zadbać o to,

7:40aby zapisać oryginalną datę publikacji w razie gdybyśmy kiedyś tego potrzebowali.

7:45Natomiast już widzisz, jak prostym

7:46sposobem zadbałem o to, aby rozwinąć mój mechanizm w taki sposób, aby nie

7:51publikował materiałów tylko jeden raz, tylko robił to dokładnie co 91 dni.

7:57Oczywiście w dalszym ciągu jest to bardzo

7:59prosty scenariusz wykorzystania Content reuse, której nie sprawdzi się w każdym

8:03przypadku, ponieważ jeżeli postów będzie zbyt dużo, to może zdarzyć się tak, że nie

8:07będzie to dla nas w pełni satysfakcjonujące.

8:10Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie,

8:11aby taki proces content reuse dostosować do swoich potrzeb i np.

8:15uruchamiać go raz w tygodniu tylko po to,

8:18aby wydać odcinki, które w danym tygodniu będą ponownie opublikowane.

8:22W tym ostatnim przykładzie chodziło mi tylko o to, aby pokazać Ci możliwości

8:26jakie daje Ci wykorzystanie widoków w przypadku automatyzacji.

8:30Dane pomiędzy tymi widokami mogą być przełączane nie tylko w odpowiedzi na

8:34Twoje akcje, ale również mogą być przerzucane przez różne scenariusze, które

8:39podejmując na nich konkretne działania będą odpowiednio oznaczać informacje

8:43i tym samym poszczególne wiersze będą trafiały do nowych widoków.

8:47Także już podsumowując, zachęcam Cię do tego, aby wykorzystywać widoki zarówno do

8:51organizacji treści na swoje potrzeby, potrzeby Twojego zespołu oraz potrzeby

8:56automatyzacji i tego, aby same scenariusze dbały o to, aby przerzucać dane pomiędzy

9:01widokami i tym samym odpowiednio je organizować.

9:05Tymczasem dziękuję Ci za uwagę i zapraszam do kolejnych materiałów.