Kurs Excel: Autofiltr i jego możliwości
od Podstaw
6 godz. 10 min · Excel · Biznes i Automatyzacje
Michał KowalczykTrener i założyciel w Excellent Work - Skuteczna Nauka ExcelaCzego się nauczysz
- Zyska lepsze zrozumienie działania programu Excel.
- Zyska umiejętność pracy na dużych zestawach danych (filtrowanie, przekształcanie, raportowanie).
- Dowie się jak doszukiwać i łączyć potrzebne dane z innych plików i arkuszy.
- Pozna sposoby wyciągania z komórki istotnych fragmentów danych.
- Pozna podstawy analizy dużych zestawów danych z użyciem Tabel Przestawnych.
- Będzie umiał podsumować dane według kryteriów (np. sprzedaż w rozbiciu na kategorie).
- Będzie umiał zliczyć wystąpienia według kryteriów (np. liczba transakcji nieopłaconych).
- Nauczy się tworzyć proste algorytmy przypisujące wartości na podstawie spełnionych kryteriów.
Formatowanie i zarządzanie danymi
Efektywna praca w Excelu zaczyna się od płynnego poruszania się w arkuszach i tabelach. W tej części kursu skupimy się na wprowadzaniu danych, ich edycji i tworzeniu układów, które znacznie poprawią czytelność raportów. Nauczysz się też, jak sprawnie sortować i filtrować duże zestawy informacji, by w kilka chwil wyciągać z nich najważniejsze wnioski. Pokażę Ci również sztuczki przydatne na co dzień, dzięki którym oszczędzisz mnóstwo czasu.
Formuły i kalkulacje
Excel oferuje imponującą liczbę funkcji, które pozwalają na głęboką analizę dowolnych danych – od formuł tekstowych, przez przetwarzanie dat, po budowanie złożonych wyrażeń logicznych. W tej części kursu zobaczysz, jak łączyć różne funkcje w jedno, aby poszerzyć ich możliwości. Dowiesz się, jak tworzyć warunkowe formuły, które będą automatycznie reagować na zmiany w arkuszu. Dzięki temu aktualizacje danych w tabeli wyliczą się same, bez dodatkowej pracy z Twojej strony.
Praca z tabelami przestawnymi i wykresami
Nawet najlepsze dane nie mają większej wartości, jeśli nie umiesz ich właściwie zaprezentować. Dlatego w kolejnej sekcji nauczysz się tworzyć klarowne tabele przestawne i atrakcyjne wizualizacje. Wykorzystasz listy wyboru, by ograniczyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych, a następnie za pomocą wykresów pokażesz wyniki w jasny i przystępny sposób. Zyskasz praktyczne umiejętności tworzenia zestawień w oparciu o Tabele Przestawne.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Na koniec kursu zebrałem najczęstsze błędy, na jakie trafiają nawet zaawansowani użytkownicy, i pokazałem, jak skutecznie ich unikać. Dostaniesz pakiet najlepszych praktyk, przydatnych skrótów klawiszowych oraz zestaw praktycznych rad, które pomogą Ci rozwiązać typowe problemy w Excelu. Do zobaczenia w kursie!
Dla kogo jest ten kurs?
Ten kurs powstał z myślą o osobach, które pracują już z Excelem oraz tych, które dopiero rozpoczynają przygodę z tym programem. Z kursu najwięcej wyniosą osoby, które:
Witam Cię w module czwartym, w którym dowiesz się jak korzystać z
autofiltra, jakie są jego możliwości?
Pokażę Ci to, na co stać sortowanie, a także dowiesz się całkiem sporo informacji
o formatowaniu warunkowym oraz o tym, jak usuwać duplikaty z Twojej tabeli.
Ok, zabierzmy się za punkt pierwszy, czyli za kwestie związane z auto
filtrowaniem, filtrowaniem.
Możesz znaleźć na karcie dane.
I tutaj mniej więcej w środku paska znajduje się opcja włączenia filtra.
Można też skorzystać ze skrótu klawiszowego Ctrl Shift L.
Jeżeli najedziesz myszką na filtruj, pojawia się tutaj podpowiedź informująca
właśnie o tym skrócie klawiszowym.
Jeżeli ustawisz się gdzieś tutaj w obrębie swojej tabeli komórką i wciśniesz filtruj,
filtr zostanie tutaj automatycznie założony.
Jak takie filtrowanie działa?
Rozwijamy i wybieramy te pozycje, które nas interesują.
Załóżmy, że wybiorę sobie teraz miasto Radom.
Ok.
Zdejmuję filtr, czyli zaznaczam wszystkie opcje.
Co gdyby na przykład moja tabela miała jakiś pusty wiersz?
Jeżeli pusty wiersz jest wstawiony po tym jak założyliśmy filtr, to zwróćmy uwagę
tutaj filtrowanie działa właściwie.
Pojawiły się po prostu puste pozycje.
Mogłem odznaczyć wszystko i zaznaczyć sobie puste.
Klikam ok, widzę ten pusty wiersz.
Co w sytuacji, gdybym wyczyścił filtr i go przy okazji też zdjął?
Czyli jeżeli wcisnę jeszcze raz filtrowanie, zdejmę filtr, tym
samym filtruje moje komórki.
Gdybym teraz ustawił się w komórce, która należy do obszaru powyżej pustego wiersza,
a następnie założył bym filtr i wybrał po raz kolejny jakieś miasto, to okaże się,
że filtrowaniu niestety ulega tylko obszar, który znajduje
się nad pustym wierszem.
Zwracajmy na to uwagę.
To jest bardzo ważne, aby w naszych obszarach nie było pustego wiersza,
dlatego, że nasza analiza w tym przypadku mogłaby być błędna, bo nie obejmowałaby
danych, które znajdują się pod pustym wierszem.
Dlatego warto to sobie zaadresować.
Mam tutaj na myśli usunięcie pustych wierszy.
Można zaznaczyć taki pusty wiersz prawym przyciskiem myszy i go usunąć.
Wtedy już filtrowanie działa normalnie.
Obejmuje cały zakres swoim działaniem.
Czyli do tego momentu zapamiętujemy dwie rzeczy.
Pierwsza to taka, aby nasza tabela nie miała pustych wierszy.
Jeżeli ma, to trzeba je usunąć, a druga to zakładanie filtra Ctrl
Shift l Ctrl Shift l.
Zdejmuje, zakłada, przy okazji czyści.
W przypadku naszego filtra mamy do dyspozycji kilka rodzajów filtrowania, w
zależności od tego, jakiego rodzaju dane znajdują się w kolumnach.
Jeżeli spojrzymy na dane imienia i nazwiska, to tutaj mamy filtr tekstu.
Te informacje możemy znaleźć w tym miejscu.
Mamy tutaj filtr tekstu.
No i filtr tekstu charakteryzuje się specjalnymi możliwościami, czyli możemy
filtrować się na komórki równe jakiejś wartości, różne od jakiejś wartości,
zaczynające się od konkretnej wartości kończącej się, zawierające,
nie zawierające albo inne.
W przypadku imienia i nazwiska załóżmy, że chcemy sprawdzić ile mamy
osób z imieniem Robert.
Moglibyśmy skorzystać z np.
Zawiera Robert, ale równie dobrze zawiera z domyślnym filtrem, który znajduje się
w tym polu i możemy tutaj wpisać sobie. Robert.
Zwróćmy uwagę Tutaj pojawiają się konkretne osoby o tym imieniu.
Jeżeli kliknę OK, no to zostają tutaj wyfiltrowane wszystkie
osoby o tym imieniu.
Gdybym chciał dodać do imienia Robert na przykład jeszcze imię Andrzej,
mógłbym tutaj wpisać Andrzej.
Zwróć uwagę, że wielkość liter nie ma tutaj znaczenia.
Gdybym chciał widzieć Robertów i Andrzejów, musiałbym wybrać opcję
dodaj bieżące zaznaczenie do filtru.
Jeżeli kliknę OK, to zwróć uwagę, że do moich robertów zostały dodane
również osoby o imieniu Andrzej.
Obszar, który ulega filtrowaniu jest po lewej stronie, oznaczony
kolorem niebieskim.
Tutaj widzimy, że liczby reprezentujące wiersze są właśnie w kolorze niebieskim.
Jest to po prostu obszar, który ulega filtrowaniu.
Żeby zdjąć filtr możemy wybrać opcję Wyczyść albo skorzystać ze skrótu
klawiszowego Ctrl+Shift-L i jeszcze raz Ctrl+Shift-L, aby założyć filtr ponownie.
Drugim rodzajem filtra jest filtr liczb i ten filtr liczb również ma swoje specjalne
możliwości, czyli na przykład równa się nie równa się większe, mniejsze,
większe lub równe Pomiędzy 1,10.
Powyżej średniej, poniżej średniej takie zasługujące na szczególną uwagę.
Pozycje z tych tu wybranych to w mojej ocenie najbardziej pierwsze 10.
Dlaczego?
Dlatego, że zaznaczamy tutaj nie tylko najlepsze wyniki, najwyższe
wyniki, ale także te najniższe.
My skupimy się na najwyższych, czyli będziemy starali się znaleźć np.
5 najstarszych osób.
Gdybyśmy chcieli znaleźć 5% najstarszych osób, zaznaczylibyśmy tutaj procenty.
Zostawiamy elementy, klikamy ok.
No i w rezultacie otrzymujemy 8 osób.
Dlaczego 8, a nie 5?
Otóż najstarsza osoba ma 56 lat, potem są 3 osoby, czyli pozycja druga, trzecia i
czwarta, a na piątej pozycji jest wiek 54 lata.
W związku z tym, że mamy tutaj 4 osoby, Excel nie jest w stanie rozstrzygnąć,
która z nich powinna zająć piąte miejsce.
Dlatego zwrócił nam 8 wyników.
No bo na piątym miejscu są 4.
Wyczyścimy dane z kolumny Wiek i przejdźmy do kolejnego filtra, czyli do
filtra związanego z filtrem dat.
Czyli w naszym przypadku w kolumnie z datami jest nałożone odpowiednie
formatowanie daty i faktycznie takie formatowanie daty jest tutaj założone.
Format daty może być obojętny.
To nie musi być wcale data krótka, długa.
To może być jakiś też preferowany przez nas format daty czy czasu.
W związku z tym, gdy mamy to już założone, pojawia się filtr dat.
Nasze daty działają w sposób prawidłowy, a więc zwróćmy uwagę lata
są tutaj zgrupowane.
Gdybyśmy kliknęli Plusa, mamy poszczególne miesiące, które w tych
latach się znajdują.
Akurat tak się składa, że wszędzie mamy styczeń.
Zupełnym zbiegiem okoliczności.
A teraz, jeżeli wybierzemy sobie filtry dat, możemy filtrować się już na konkretne
daty w odniesieniu nawet do dnia dzisiejszego, czyli jutro.
Wczoraj. Następny tydzień.
Ubiegły tydzień. Ostatni kwartał.
Ten kwartał. Ten rok.
Ubiegły rok.
Od początku roku, czyli tak zwany Year to date w organizacjach od
początku roku do dzisiaj.
To są filtry, z których możemy korzystać.
Gdybyśmy chcieli na przykład wyfiltrować osoby o jakiejś konkretnej dacie urodzenia
albo przed jakąś konkretną datą urodzenia, moglibyśmy to zrobić na
przykład przy pomocy przed.
I załóżmy, że chcemy wyfiltrować wszystkie osoby, które urodziły się przed.
No na przykład gdybyśmy tutaj używali strzałek, trochę by nam to zajęło.
Ale jak sobie wpiszemy na przykład pierwszy styczeń, załóżmy 1980 roku, to
zobaczymy ile osób spełnia to kryterium.
Kliknijmy sobie ok. No i zobaczmy.
Mamy tutaj wszystkie osoby, które urodziły się przed 1 stycznia 1980 roku.
Możemy zdjąć filtr Ctrl Shift L.
No i na koniec filtr kolorów, który się świetnie przydaje.
Wspominałem już w jednej z poprzednich lekcji o triku kolorowania.
Czyli wciskam sobie konkretną komórkę, wylewam raz kolor i teraz przy pomocy
klawisza F4 mogę sobie ponawiać wylanie koloru F4 lub funkcyjny F4, ponieważ to
powtarza ostatni krok nie tylko jeżeli chodzi o kolorowanie, ale także o inne
czynności, które wykonujemy w Excelu.
Można skorzystać z tego skrótu.
Załóżmy sobie teraz filtr Ctrl+ShiftL.
No i przy pomocy myszki możemy wybrać filtr koloru, aby pokazać te wyniki, które
wcześniej oznaczyliśmy sobie kolorem.
To bardzo fajna, przydatna opcja.
Wielokrotnie będziemy jej używali, gdy będziemy chcieli po prostu zobaczyć
jakieś wcześniej wybrane przez nas wyniki.
Jeżeli chcemy pozbyć się koloru, oczywiście możemy sobie
wybrać brak wypełnienia.
Kolor został tutaj przeze mnie usunięty.
W przypadku filtrowania ważną jest jeszcze umiejętność sprawdzenia ile
wyników zostało wyfiltrowanych.
Załóżmy, że chcemy sprawdzić ile mamy kobiet w liście.
Kliknijmy sobie OK.
Zakładamy, że mogą to być duplikaty.
Tym się nie przejmujemy.
Po lewej stronie na dole znajduje się informacja dość mała, że
jest to 29 rekordów z 99.
Jest to informacja, która mówi nam o tym, że mamy 99 wpisów, czyli 99 linijek w
naszym filtrze, a 29 linijek spełnia nasze kryterium.
A więc jeżeli wybralibyśmy teraz mężczyzn, no to tych mężczyzn byłoby 70,
bo jest to dopełnienie do 99.
Roz filtrujmy się.
I to tyle jeżeli chodzi o filtry.
Zapraszam Cię do kolejnej lekcji, w której omówimy sobie możliwości sortowania.
Do zobaczenia!