Kurs Excel: Rozdzielanie danych i duplikaty

0:00Dane oddzielone przecinkami bądź też średnikami.

0:03Odpalając taki plik.

0:04Dane znajdują się w jednej kolumnie. Jak sobie z tym poradzić?

0:07Zaznaczmy kolumnę, a następnie udajmy się na kartę Dane.

0:10Kolejno wybierzmy tekst jako kolumny.

0:13Tutaj możemy zdecydować, czy chcemy korzystać z trybu rozdzielnego

0:17czy stałej szerokości.

0:18U nas tryb rozdzielny to ten, który będzie działał lepiej, dlatego, że dane

0:22w kolumnach mają różną szerokość. Nie jest ona stała.

0:25Wybieramy dalej.

0:26Teraz wybieramy sobie ogranicznik, czyli nic innego jak separator, coś co

0:30oddziela jedną kolumnę od drugiej.

0:32W naszym przypadku nie jest to tabulator.

0:33Jest to średnik na dole.

0:35Na podglądzie danych widzimy, że dane zostaną rozdzielone.

0:38Wygląda to dokładnie tak, jak byśmy chcieli.

0:40Być może czasami będzie to przecinek, czasami będzie to spacja.

0:44Wszystko będzie zależało od Twoich danych.

0:45Jeżeli jest inny separator, możesz wybrać inny i tutaj sobie go podać.

0:49Możesz też wybrać oczywiście więcej niż jeden separator, natomiast w naszym

0:52przypadku nie jest to zasadne.

0:53Zostawiamy sobie średnik.

0:55Przechodzimy dalej.

0:56W tym miejscu możemy wybrać Zakończ. No i gotowe.

0:59Dane zostały rozdzielone.

1:01Możemy tutaj kliknąć dwukrotnie na linię pomiędzy 1 i 2, aby

1:04skorzystać z auto dopasowania.

1:05Możemy jeszcze zadbać o formatowanie kolumny D na daty Ctrl + Shift 3.

1:10Mamy formaty daty.

1:12No i pozostaje jeszcze kwestia ewentualnych duplikatów, które mogłyby

1:15się znaleźć w tego typu zestawieniu.

1:18Wiemy już jak je wykrywać przy pomocy formatowania warunkowego.

1:21Teraz pytanie jak możemy je usuwać?

1:23Zaznaczmy sobie obszar Ctrl+Shift strzałka w dół od komórki A2 do samego dołu, a

1:29następnie wybierzmy opcję obok Tekst jako kolumny.

1:32Usuń duplikaty. Z karty Dane wybieramy Usuń duplikaty.

1:36Dostajemy pytanie, które znamy już z opcji sortowania.

1:41Tutaj również są dwie opcje.

1:43Albo możemy rozszerzyć obszar tak, aby Excel traktował całe nasze wiersze jako

1:48całość, albo też usuwać duplikaty tylko w obrębie tej konkretnej kolumny, co

1:53w naszym przypadku nie jest zasadne.

1:55Zostawmy zatem opcję rozszerzyć zaznaczony obszar i wybierzmy Usuń duplikaty.

2:00Pojawiło się okno.

2:01Moje dane mają nagłówki.

2:03No faktycznie mają nagłówki.

2:04Gdybyśmy zostawili tutaj opcję odznaczoną, nie wyglądałoby to najlepiej.

2:09Akurat w naszym przypadku wiele by to nie zmieniło, dlatego, że akurat nagłówki nie

2:12są duplikatami względem pozostałych linii.

2:16Natomiast mając opcję moje dane mają nagłówki.

2:19Łatwiej nam się będzie tutaj zaznaczało kolumny, na podstawie których

2:21chcemy dokonać usunięcia duplikatów.

2:24I teraz, jeżeli będziemy mieli tutaj zaznaczoną więcej niż jedną kolumnę, Excel

2:28będzie w swojej pamięci łączył ze sobą dane i szukał takich dokładnie

2:33wierszy, które są identyczne.

2:35Komórka w komórkę.

2:36Czyli jeżeli wszystkie te zawartości nazwisko, imię, płeć, wiek, data

2:41urodzenia, miasto, województwo i pensja netto są identyczne, wtedy jest

2:45to traktowane jako duplikat.

2:47Pierwsza pozycja jest traktowana jako wartość unikatowa, a każda kolejna

2:51jest już traktowana jako duplikat.

2:53Czyli jeżeli gdziekolwiek w zestawieniu Excel znalazłby takie połączenie,

2:57to to połączenie zostaje usunięte.

2:59Oryginalny zostaje tylko ten pierwszy napotkany wiersz.

3:02Każdy kolejny jest już traktowany jako duplikat.

3:04Gdybyśmy natomiast wybrali Usuń zaznaczenie z wszystkich i na przykład

3:09zaznaczyli, że chcemy usuwać duplikaty na podstawie imienia i nazwiska, no to teraz,

3:13w tej sytuacji, jeżeli gdziekolwiek pojawiłby się drugi raz Robert Surmiak,

3:18to ten Robert Surbak zostałby usunięty.

3:20Czyli pierwszy zostaje jako oryginał, ten zostaje usunięty, ten zostaje usunięty i

3:26teraz już nie ma znaczenia, co znajduje się tutaj po prawej.

3:29Mogłyby tu być inne dane, inne pensja netto, inna data urodzenia.

3:32To nie ma znaczenia.

3:33W tej sytuacji wiersz zostałby usunięty.

3:35W naszym konkretnym przypadku bezpieczniej jest skorzystać z zaznaczenia wszystkiego.

3:40Dlaczego?

3:41Dlatego, że mogą być w naszej organizacji dwie osoby pracujące o imieniu Robert

3:45Surmiak, na przykład o tej samej dacie urodzenia.

3:48Jest to prawdopodobne, dlatego w naszym konkretnym przypadku warto byłoby

3:52skorzystać z zaznaczenia wszystkich pozycji.

3:54Kliknijmy OK.

3:55Dostajemy informację, że znaleziono dwie pozycje i usunięto je jako

4:01zduplikowane, czyli właśnie tych dwóch Robertów Surmaków 97

4:05pozostałych unikatowych.

4:06Pamiętaj, że liczby mogą obejmować puste komórki czy spacje.

4:10U nas jest to jak najbardziej ok.

4:12A więc w tej lekcji dowiedzieliśmy się o tym, jak korzystać z tekstu jako kolumny.

4:16Świetna opcja do pracy z plikami tak zwanymi coma separated value, czyli CSV, a

4:21także jak skutecznie usuwać duplikaty z naszych zestawień.

4:25To tyle w tej lekcji.

4:26Zapraszam Cię do zadania. Do zobaczenia!