Kurs Excel: Pułapki jakie możesz spotkać w testach z Excela i lista skrótów klawiszowych
od Podstaw
6 godz. 10 min · Excel · Biznes i Automatyzacje
Michał KowalczykTrener i założyciel w Excellent Work - Skuteczna Nauka ExcelaCzego się nauczysz
- Zyska lepsze zrozumienie działania programu Excel.
- Zyska umiejętność pracy na dużych zestawach danych (filtrowanie, przekształcanie, raportowanie).
- Dowie się jak doszukiwać i łączyć potrzebne dane z innych plików i arkuszy.
- Pozna sposoby wyciągania z komórki istotnych fragmentów danych.
- Pozna podstawy analizy dużych zestawów danych z użyciem Tabel Przestawnych.
- Będzie umiał podsumować dane według kryteriów (np. sprzedaż w rozbiciu na kategorie).
- Będzie umiał zliczyć wystąpienia według kryteriów (np. liczba transakcji nieopłaconych).
- Nauczy się tworzyć proste algorytmy przypisujące wartości na podstawie spełnionych kryteriów.
Formatowanie i zarządzanie danymi
Efektywna praca w Excelu zaczyna się od płynnego poruszania się w arkuszach i tabelach. W tej części kursu skupimy się na wprowadzaniu danych, ich edycji i tworzeniu układów, które znacznie poprawią czytelność raportów. Nauczysz się też, jak sprawnie sortować i filtrować duże zestawy informacji, by w kilka chwil wyciągać z nich najważniejsze wnioski. Pokażę Ci również sztuczki przydatne na co dzień, dzięki którym oszczędzisz mnóstwo czasu.
Formuły i kalkulacje
Excel oferuje imponującą liczbę funkcji, które pozwalają na głęboką analizę dowolnych danych – od formuł tekstowych, przez przetwarzanie dat, po budowanie złożonych wyrażeń logicznych. W tej części kursu zobaczysz, jak łączyć różne funkcje w jedno, aby poszerzyć ich możliwości. Dowiesz się, jak tworzyć warunkowe formuły, które będą automatycznie reagować na zmiany w arkuszu. Dzięki temu aktualizacje danych w tabeli wyliczą się same, bez dodatkowej pracy z Twojej strony.
Praca z tabelami przestawnymi i wykresami
Nawet najlepsze dane nie mają większej wartości, jeśli nie umiesz ich właściwie zaprezentować. Dlatego w kolejnej sekcji nauczysz się tworzyć klarowne tabele przestawne i atrakcyjne wizualizacje. Wykorzystasz listy wyboru, by ograniczyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych, a następnie za pomocą wykresów pokażesz wyniki w jasny i przystępny sposób. Zyskasz praktyczne umiejętności tworzenia zestawień w oparciu o Tabele Przestawne.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Na koniec kursu zebrałem najczęstsze błędy, na jakie trafiają nawet zaawansowani użytkownicy, i pokazałem, jak skutecznie ich unikać. Dostaniesz pakiet najlepszych praktyk, przydatnych skrótów klawiszowych oraz zestaw praktycznych rad, które pomogą Ci rozwiązać typowe problemy w Excelu. Do zobaczenia w kursie!
Dla kogo jest ten kurs?
Ten kurs powstał z myślą o osobach, które pracują już z Excelem oraz tych, które dopiero rozpoczynają przygodę z tym programem. Z kursu najwięcej wyniosą osoby, które:
Przygotowałem dla Ciebie 12 takich pułapek, które zdarzają
się w pracy z Excelem.
Zdarzają się też na przykład na rozmowach kwalifikacyjnych.
Dlatego w mojej ocenie warto zwracać na to uwagę, aby uniknąć potencjalnych błędów.
Pierwsza sprawa to to, że na przykład możesz dostać za filtrowany plik czy to od
rekrutera, czy to od dostawcy, od kolegi z zespołu.
Zwracaj na to uwagę, bo to wpływa potem na sposób naszej pracy.
Możesz to rozpoznać po niebieskich oznaczeniach wierszy, ale także po ikonie
filtra w obrębie kolumny, w której ten filtr został założony.
Drugie wyzwanie to praca z ukrytymi wierszami i kolumnami.
To również stanowi niebezpieczeństwo.
No i tutaj mamy wiersze odkryte.
No ale wyobraź sobie, że wiersze wyglądałyby na przykład w taki sposób.
I na przykład jeszcze te dwa wiersze ukryjemy.
Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda ok, dopóki nie przyjrzymy się tej przestrzeni.
Tutaj okaże się, że faktycznie coś tutaj numeracja się nie zgadza i wiersze są
ukryte, gdy wklejamy w taki zakres.
Mogą pojawić się problemy.
Dlatego uważajmy na tego typu wyzwania. Idziemy dalej.
Punkt trzeci to problem z nazywanymi zakresami, czyli ktoś użył
nazwanych zakresów w komórce.
I jeżeli widzisz to po raz pierwszy, mógłby to być problem.
Ty już wiesz jak sobie z tym poradzić, wiesz jak tym zarządzać.
Przypomnę.
Udajemy się na kartę Formuły i tam znajdujemy menedżer nazw, gdzie możemy
zarządzać naszymi nazywanymi zakresami. Lećmy dalej.
Mamy problem z obliczaniem ręcznym.
Co tutaj się dzieje, Jeżeli udasz się na kartę formuły?
Zwróć uwagę są tutaj opcje obliczenia i domyślnie zaznaczona
jest opcja automatyczne.
Natomiast czasami ktoś korzysta z opcji ręcznego obliczania.
Jak to wpływa na naszą pracę?
Jeżeli złapiemy się naszej sprzedaży netto i do tej sprzedaży netto będziemy chcieli
doliczyć VAT, chcemy w ogóle poznać wartość tego VAT u.
No to mnożymy tą naszą sprzedaż netto razy stawkę.
I teraz ta wartość jest traktowana przez Excela jako w teorii wartość nieaktualna.
Ale zaraz zobaczymy co się stanie.
Przeciągnijmy sobie w dół i zwróćmy uwagę, że w każdej z tych pozycji
mamy tę samą wartość. Ona jest przekreślona.
To już widać w nowszych excelach.
W starszych Excelach natomiast ta wartość przekreślona nie będzie, będzie
wyglądała jak normalna wartość.
I teraz, jeżeli chcemy, aby formuły zaczęły przeliczać się ponownie.
Możemy wcisnąć F9.
To powoduje przeliczenie naszej formuły.
I już tutaj nie mamy przekreślenia.
Ale gdy będziemy np.
Aktualizował formułę i znowu ją przeciągali, no to znowu
ta wartość niestety.
Pojawi się nam jako wartość nieaktualna.
W nowszych wersjach jest to oznaczenie, w starszych nie ma i to
może stanowić problem.
Przejdźmy sobie zatem na opcję i przełączmy na automatyczne.
Chyba, że świadomie chcemy korzystać z ręcznego.
Wtedy pamiętajmy o wciskaniu F9 lub funkcyjny F9, aby przeliczanie wykonywać
wtedy, kiedy jest ono nam potrzebne.
Rozwińmy kolejny punkt.
Punkt piąty, czyli dodatkowe, niewidoczne na pierwszy rzut oka znaki w tekście,
które utrudniają nam wyszukiwanie.
Bez względu na to, czy to jest wyszukiwanie poziome, pionowe,
jakiekolwiek inne funkcje logiczne x Wyszukaj.
Wszystkie te rodzaje funkcji będą niestety podlegały wpływowi tego dodatkowego znaku,
jeżeli przyglądniemy się na komórkę C52.
Tutaj widzimy, że ktoś dodał nam enter, więc wciskam sobie backspace i mogę
usunąć też ten apostrof z przodu. Świetnie.
Funkcja i wyszukaj pionowo x. Wyszukaj.
Tutaj już działa prawidłowo.
W tym przypadku znowu widzę podobny problem.
Zatwierdzam Enter. Działa.
W tym przypadku edytuję formułę.
Tutaj widzę apostrof z przodu, więc pozbywam się apostrofu.
Gotowe już funkcje działają w sposób prawidłowy.
Dlatego pamiętajmy jeżeli będą jakieś spacje, jeżeli będą jakieś inne znaki niż
tylko same liczby, to ta komórka będzie traktowana jako tekst i będzie miała
funkcja problem z porównaniem tejże komórki do tabeli odniesienia.
Idźmy dalej.
Kolejne wyzwanie to wyzwanie natury tekstów, czyli liczb
traktowanych jako teksty.
To jest coś, o czym wspominałem przy funkcjach tekstowych.
Jeżeli wyciągamy jakąś liczbę z komórki przy pomocy funkcji tekstowych, w
rezultacie otrzymujemy właśnie liczby traktowane jako teksty, co w przypadku
funkcji wyszukiwania skutkuje brakiem odnalezienia analogii i
zwróceniem braku danych. Jak sobie z tym poradzić?
Są dwa sposoby. Pierwszy to skorzystanie z myszy.
Zaznaczamy obszar i wybieramy tutaj konwertuj na liczbę, A drugi taki
powiedzmy sprytniejszy i przydający się, szczególnie gdy ta kolumna jest bardzo
długa i zaznaczenie całego obszaru myszą czy nawet skrótami
klawiszowymi trochę by zajęło.
Ja to robię zazwyczaj tak, że wpisuję jedynkę w dowolną pustą komórkę, kopiuję
sobie tę jedynkę, Ctrl+C, zaznaczam obszar, a następnie wybieram
z karty narzędzia główne.
Wklej, wklej specjalnie albo też tutaj zwróć uwagę.
Skrót klawiszowy Ctrl+AltV też otwiera to okienko, czyli wklej
specjalnie, czyli tak jak Ctrl+V, tylko jeszcze dodajemy ctrl+V na Macu
Ctrl+Optionv i tutaj wykonujemy jakąś operacje matematyczną.
Na tej wartości możemy albo przemnożyć, albo podzielić.
No bo jeżeli przemnożymy razy 1, podzielimy przez 1, wyniki będą te same.
A sama ta operacja matematyczna powoduje już skonwertowanie naszej wartości
tekstowej na wartość liczbową.
I jak widać już tutaj wyszukiwanie działa w sposób prawidłowy.
Bardzo fajna opcja, warta zapamiętania.
Kolejno dane, w których musimy koniecznie użyć funkcji wyszukaj pionowo, bo
na przykład nie mamy ich z wyszukaj.
No to niestety tutaj musimy pamiętać o ograniczeniu szukania w prawo.
Czyli jeżeli sobie edytujemy tę funkcję, to widzimy ktoś próbuje znaleźć
bonus ze względu na wiek.
Wyszukując wieku w naszej tabeli odniesienia.
Tyle, że niestety, ale bonus znajduje się na lewo od kolumny Wiek.
No i funkcja wyszukaj pionowo w takim przypadku nam nie zadziała, a
przynajmniej nie zbudowana w ten sposób.
Co trzeba by było zrobić?
Albo zbudować funkcję inaczej zagnieździć w niej inną funkcję, albo przenieść
sobie bonus wieku w prawo.
Wrócić sobie do naszej formuły, przeciągnąć zakres w prawo.
No i teraz wygląda na to, że powinno być ok.
Czyli szukamy wieku w obszarze, gdzie pierwszą kolumną jest właśnie kolumna
wieku, a rezultat jest w kolumnie drugiej, co zresztą tutaj widzimy.
Świetnie.
Zatwierdzamy sobie Enterem i możemy przeciągnąć formułę w dół, żeby
tę formułę sobie tutaj już naprawić.
Przy okazji pokażę Ci fajny trik.
W nowszych Excelach została dodana taka fajna opcja, jeżeli najedziemy sobie na
konkretny obszar, albo nawet klikniemy tutaj wytłuszczenie, to zwróć uwagę.
Kliknięcie wytłuszczenia powoduje już zaznaczenie obszaru.
Widzimy podgląd co się tutaj znajduje w tych konkretnych obszarach.
Czyli jeżeli kliknę sobie na chwilę tabela tablica to mi się wyświetla
22, 122, 123, 200. I tak dalej, i tak dalej.
Gdybym to chciał podejrzeć w starszych excelach, muszę wcisnąć
F9 lub funkcyjny F9.
W tych nowszych F9 działa.
Zresztą jak widzisz nie to powoduje, że możesz podejrzeć co Excel
widzi pod konkretnym obszarem.
Wciskam klawisz ESC, aby ta formuła mi tutaj z powrotem działała.
Widzę ją. Błąd siódmy załatwiony.
Jedziemy do błędu numer 8.
I teraz to jest też bardzo częsty błąd.
Ja wspominałem o nim wielokrotnie.
Błąd pustego wiersza.
To powoduje utrudnienie przefiltrowaniu przy wstawaniu wszelkiej maści tabel
czy zwykłych, czy przestawnych.
Odcinane są te dane, które znajdują się pod pustym wierszem.
Dlatego gorąco Cię zachęcam do tego, aby jako pierwszy z kroków przy pracy z nowym
plikiem, z nowymi danymi sprawdzić, czy gdzieś tych danych nie ma.
Pustych wierszy, bo to jest naprawdę duży problem i często powoduje odcięcie dużej
liczby wierszy w naszej analizie, a bardzo często niestety ten pusty wiersz znajduje
się gdzieś poza obszarem, który widzimy.
I to nie jest takie intuicyjne, że on tam jest.
Jeżeli nasze kolumny nie mają nagłówków, to będzie to stanowiło problem z
perspektywy wykorzystania tabeli przestawnej.
Zwróć uwagę spróbuję wstawić tabele przestawną.
Jest to możliwe do momentu, gdy wybiorę sobie istniejący arkusz.
Kliknę OK i pojawia się tutaj problem.
Niestety nazwa pola tabeli przestawnej jest nieprawidłowa.
W dużym skrócie jej po prostu tutaj nie ma.
Jest pusta komórka, więc pamiętajmy o tym, aby wcisnę ESC i anuluj, aby każda nasza
kolumna miała nagłówek, który jasno opisuje co się znajduje pod spodem.
Błąd numer 10 to zapisanie pliku w takim można powiedzieć
podglądzie pustego wiersza.
Czyli włączamy sobie plik. Ktoś nam wysłał plik.
Widzimy coś takiego. Mówimy ty.
No nie ma danych.
No właśnie są dane, tylko ktoś nam zapisał plik z widokiem wiersza
30, a nie wiersza 1.
Jak sobie podjedziemy kółkiem myszy w górę, to się okaże, że te dane na
przykład w tym konkretnym pliku są.
No ale ktoś je tak zapisał niefortunnie, że widzimy tylko biały obszar komórek.
Dlatego na to też zwracajmy uwagę.
Problem numer 11 to taki, że dane w kolumnie, w której
trzeba wykonać obliczenia mają jakieś puste komórki.
No i gdy zaczynamy kombinować, szczególnie skrótami klawiszowymi czy nawet jakimiś
tutaj przeciąganiami, może się okazać, że nie wszystkie dane są zaznaczone.
Czyli gdybyśmy chcieli użyć jakiejś dowolnej funkcji control shift, strzałka w
dół, to ta pusta komórka nie jest aż tak, że tak powiem, przeszkadzająca jak pusty
wiersz, ale również może stanowić problem, szczególnie przy używaniu Control Shift.
Strzałka w dół.
No bo siłą rzeczy zaznaczamy dane do tej pustej komórki, a jeszcze trzeba sobie
shift i strzałka w dół zaznaczyć te odpowiednie dane.
Więc na to też zwracajmy uwagę, bo jest to częsty błąd.
Punkt 12 Taki przydatny myślę szczególnie z punktu widzenia jakichś rozmów
kwalifikacyjnych, to to, że czasami ktoś gdzieś ukrywa różne rzeczy w arkuszu.
Prawy przycisk myszy odkryj Tutaj mamy odpowiedzi.
Klikamy OK.
Pojawia się tutaj arkusz z odpowiedziami, prawy przycisk myszy Odkrywaj.
Mamy też tabelki pomocnicze. Tak.
Tu są tabelki, które przydawały mi się gdzieś tam przy tworzeniu kursu, więc ja
też taki arkusz tutaj roboczy miałem ukryty.
Ukryjmy sobie jeden i drugi, zwracajmy na to uwagę na rozmowach kwalifikacyjnych.
Może się okazać, że tam są odpowiedzi.
I tu nie chodzi o to, żebyśmy oszukiwali, bo oczywiście możemy zrobić po prostu
sobie cały test, a na samym końcu powiedzieć, że słuchajcie, zrobiłem wam
test, a dodatkowo wiem, że tutaj są odpowiedzi.
Bardziej Wam pewnie chodzi nie o samo to, żebym doszedł czy doszła do odpowiedzi,
tylko o sposób w jaki docieram.
Więc mogę Wam opowiedzieć jak to się stało, że do tych odpowiedzi doszłam.
No i przy okazji znam na tyle dobrze Excela, że gdzieś tam w tym ukrytym
arkuszu jeszcze potrafiłem znaleźć odpowiedzi, co może być plusem.
Oczywiście jeżeli ubierzemy to w fajną narrację.
Przygotowałem też dla Ciebie dwie karty ze skrótami.
Mamy skróty na Windowsa, mamy skróty na Maca.
Jeżeli wejdziemy sobie w widok i wejdziemy sobie w podgląd podziału strony, to tutaj
mamy stronę pierwszą, stronę drugą, więc to jest przygotowane do wydruku.
Wystarczy sobie wejść w kartę plik, następnie wybrać Drukuj.
No i tutaj zdecydować, którą stronę chcemy wydrukować jeden do jeden jeżeli
chcemy na Windowsa 2 do 2.
Jeżeli chcemy wydrukować stronę na Maca.
One się będą trochę różniły.
Niewiele, ale trochę tak z racji tego, że no siłą rzeczy na Macu mamy jednak Command
i Option, a tutaj mamy Ctrl + i Alt.
Na Macu też jest Ctrl, ale on działa też troszkę inaczej.
Jakie tutaj skróty są?
Tak, przejdziemy sobie po nich pobieżnie.
Skróty filtrowania to są skróty, które warto w mojej ocenie omówić.
Załóżmy sobie Control Shift L.
Tego skrótu już używaliśmy i teraz używaliśmy myszy do filtrowania.
Ja zachęcam do tego, żeby skorzystać z Alt strzałka w dół.
I teraz strzałeczkami możemy sobie podróżować po naszym filtrze.
Strzałka w prawo, strzałka w lewo, zwijamy, rozwijamy i tutaj na dole
spacją zaznaczamy i odznaczamy.
Bardzo przyjemne spacja, spacja, spacja, spacja enter.
Zatwierdzamy filtr i filtr zostaje założony Control Shift L go zdejmujemy.
Gorąco zachęcam do tego, żeby się tych skrótów nauczyć, bo filtrowanie to jest
coś, co robimy naprawdę setki, tysiące razy w czasie trwania naszej kariery.
To nawet miliony albo dziesiątki milionów i używanie skrótów klawiszowych w
tej przestrzeni naprawdę pomaga.
Przenoszenie to jest coś, o czym sobie rozmawialiśmy, przechodziliśmy przez te
skróty, używaliśmy ich, więc nie będziemy robili tego po raz kolejny.
Na początku kursu przechodziliśmy przez to formatowanie.
O tych skrótach również rozmawialiśmy, więc nie ma sensu tutaj
powtarzać i marnować Twój czas.
Można spokojnie wrócić do lekcji o formatowaniu.
Gdzie tam te skróty są omówione Ctrl F, Ctrl+H i gwiazdka to też
jest coś, o czym mówiliśmy.
O Ctrl+Alt-V mówiliśmy przed momentem Alt+SUMOWANIE.
+sumowanie. Rozmawialiśmy o lekcji poświęconej sumie.
Wypełnianie kontrol enterem, o tym też rozmawialiśmy.
Ctrl + D pozwala wypełnić kolumnę komórką, która znajduje się na górze, czyli
zaznaczamy od dołu do góry i ta pierwsza komórka wypełnia nam całą kolumnę.
F4 Blokowanie.
Odblokowywanie używane w czasie trwania tego kursu setki razy.
Bardzo fajny skrót. Zachęcam do zapamiętania Ctrl F1.
Jeden z moich ulubionych skrótów do zwijania i rozwijania wstążki.
Szczególnie przydatne, gdy dzielisz się z kimś ekranem, bo pozwala
zarobić trochę miejsca.
Jeżeli coś pokazujesz, nie liczysz to mamy po prostu więcej miejsca.
Ctrl F1 zwija, rozwija wstążkę Ctrl + Zapisz.
Ja nie korzystałem z tego skrótu, bo mam auto zapis.
Po prostu mój plik jest osadzony w chmurze i on cały czas się zapisuje.
Ale jeżeli pracujesz stacjonarnie na komputerze, gdzieś na dysku masz ten plik,
więc ctrl + to jest coś, co na pewno warto zapamiętać.
Ctrl page up Ctrl Page down.
Następny arkusz, poprzedni arkusz i Ctrl n Nowy dokument n od nowy albo n od
angielskiego new też łatwo zapamiętać.
To tyle w tej lekcji.
Bardzo dziękuję Ci za poświęcony czas.