Kurs Excel: Pierwsze formuły - suma - średnia - min - max
od Podstaw
6 godz. 10 min · Excel · Biznes i Automatyzacje
Michał KowalczykTrener i założyciel w Excellent Work - Skuteczna Nauka ExcelaCzego się nauczysz
- Zyska lepsze zrozumienie działania programu Excel.
- Zyska umiejętność pracy na dużych zestawach danych (filtrowanie, przekształcanie, raportowanie).
- Dowie się jak doszukiwać i łączyć potrzebne dane z innych plików i arkuszy.
- Pozna sposoby wyciągania z komórki istotnych fragmentów danych.
- Pozna podstawy analizy dużych zestawów danych z użyciem Tabel Przestawnych.
- Będzie umiał podsumować dane według kryteriów (np. sprzedaż w rozbiciu na kategorie).
- Będzie umiał zliczyć wystąpienia według kryteriów (np. liczba transakcji nieopłaconych).
- Nauczy się tworzyć proste algorytmy przypisujące wartości na podstawie spełnionych kryteriów.
Formatowanie i zarządzanie danymi
Efektywna praca w Excelu zaczyna się od płynnego poruszania się w arkuszach i tabelach. W tej części kursu skupimy się na wprowadzaniu danych, ich edycji i tworzeniu układów, które znacznie poprawią czytelność raportów. Nauczysz się też, jak sprawnie sortować i filtrować duże zestawy informacji, by w kilka chwil wyciągać z nich najważniejsze wnioski. Pokażę Ci również sztuczki przydatne na co dzień, dzięki którym oszczędzisz mnóstwo czasu.
Formuły i kalkulacje
Excel oferuje imponującą liczbę funkcji, które pozwalają na głęboką analizę dowolnych danych – od formuł tekstowych, przez przetwarzanie dat, po budowanie złożonych wyrażeń logicznych. W tej części kursu zobaczysz, jak łączyć różne funkcje w jedno, aby poszerzyć ich możliwości. Dowiesz się, jak tworzyć warunkowe formuły, które będą automatycznie reagować na zmiany w arkuszu. Dzięki temu aktualizacje danych w tabeli wyliczą się same, bez dodatkowej pracy z Twojej strony.
Praca z tabelami przestawnymi i wykresami
Nawet najlepsze dane nie mają większej wartości, jeśli nie umiesz ich właściwie zaprezentować. Dlatego w kolejnej sekcji nauczysz się tworzyć klarowne tabele przestawne i atrakcyjne wizualizacje. Wykorzystasz listy wyboru, by ograniczyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych, a następnie za pomocą wykresów pokażesz wyniki w jasny i przystępny sposób. Zyskasz praktyczne umiejętności tworzenia zestawień w oparciu o Tabele Przestawne.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Na koniec kursu zebrałem najczęstsze błędy, na jakie trafiają nawet zaawansowani użytkownicy, i pokazałem, jak skutecznie ich unikać. Dostaniesz pakiet najlepszych praktyk, przydatnych skrótów klawiszowych oraz zestaw praktycznych rad, które pomogą Ci rozwiązać typowe problemy w Excelu. Do zobaczenia w kursie!
Dla kogo jest ten kurs?
Ten kurs powstał z myślą o osobach, które pracują już z Excelem oraz tych, które dopiero rozpoczynają przygodę z tym programem. Z kursu najwięcej wyniosą osoby, które:
Ok.
Witam Cię w kolejnej lekcji, w której zbudujemy pierwsze formuły.
Zaczniemy od takiej, można powiedzieć, flagowej funkcji Excela, którą jest suma.
Aby wywołać funkcję w Excelu wpisujemy równa się, a następnie funkcję z nazwy.
Ja osobiście polecam Ci skorzystać z podpowiedzi.
Czyli jeżeli zaczynamy wpisywać funkcję suma no to spowoduje, że już tutaj
nam się automatycznie zwróci.
Uwagę przefiltrowuje lista na funkcje, które spełniają kolejne
litery, które tutaj wpisujemy.
Następnie przy pomocy strzałek kierunkowych, które mamy na klawiaturze
możemy wybierać te funkcje, które nas interesują, a tabulatorem
zatwierdzić pobranie tej funkcji.
Dlaczego W ten sposób w przypadku funkcji suma.
Problemu nie ma, ale gdy na przykład korzystamy z funkcji takiej jak X
wyszukaj, no to tutaj już wpisywania jest trochę, a wystarczy wpisać x z kropką,
wcisnąć strzałkę w dół i następnie ta funkcja zostaje zaciągnięta.
Czy na przykład funkcje takie jak suma.
Jeżeli ta funkcja również jest długa, wpisujemy suma kropka.
Jeżeli mamy już tę funkcję zaciągniętą, zachęcam do tego, aby korzystać właśnie z
tego typu zaciągania funkcji, bo jest to wygodne równa się wystarczy tab
i funkcja jest już zaciągnięta.
Zwróć uwagę, że funkcja składa się z pewnych elementów, a Excel
automatycznie wyświetla Ci podpowiedzi.
A więc w tym przypadku mamy jakiś element, który nazywa się liczba 1.
To jest albo konkretna komórka, albo obszar komórek, albo liczba wpisana
palcem, która ma ulec sumowaniu.
Kolejno mamy drugi element liczba 2, który podświetli się, gdy wciśniemy średnik.
Zwróć uwagę, że ten drugi element jest oznaczony nawiasami kwadratowymi.
To znaczy, że on może zostać przez nas podany, ale nie musi być.
To znaczy, że możemy np.
Stworzyć funkcję suma, która będzie sumowała jedną komórkę albo jakiś pewien
zakres komórek i nie trzeba dodawać kolejnego zakresu do tej funkcji.
Czyli te elementy, które tutaj widzimy, są tak zwanymi elementami opcjonalnymi.
Może się ta funkcja składać z sumowania kilku zakresów, ale nie musi.
Podam Ci przykład.
Jeżeli teraz zaznaczyłbym pensję netto i zamknąłbym nawias, a następnie zatwierdził
enter, funkcja zsumowała mi wcześniej wskazany przeze mnie obszar, ale gdybym
chciał jeszcze dorzucić do tego bonusy, mógłbym wcisnąć średnik, co powoduje
przejście do kolejnego elementu mojej funkcji, a następnie mógłbym zaznaczyć też
element drugi, czyli w tym przypadku zakres bonusów zatwierdzam enterem.
No i teraz w wyniku mam pensję netto, a także bonus wszystko zsumowane.
W przypadku innych wersji językowych Excela zamiast funkcji suma mamy funkcję
sam i czasami tym separatorem, który oddziela kolejne elementy funkcji nie
jest średnik, a jest nim przecinek.
Także zwróć uwagę, co masz tutaj w podpowiedziach, bo być może pracujesz
na innej wersji językowej Excela.
Co do zasady działania funkcji język nie ma na to wpływu.
Czyli tak samo będzie działała nam funkcja suma jak funkcja suma.
Różnica będzie jedynie w słowie, które wywołuje naszą funkcję, czyli po angielsku
jest to po prostu sam, a także tym właśnie ewentualnym separatorem elementów.
Funkcje działają tak samo.
To nie jest tak, że na przykład w języku angielskim są jakieś dodatkowe, których
nie ma w języku polskim albo sposób działania się różni.
Przejdźmy do funkcji średniej, czyli z angielskiego average wpisuję s
i zatwierdzam tabem, aby nie wpisywać po prostu całej funkcji.
Gdybym chciał wyciągnąć sobie na przykład średnią wartość z pensji
netto, użyję teraz strzałek.
Korzystając ze strzałek udam się do komórki F10 i wcisnę Ctrl+Shift strzałka w
dół, aby zaznaczyć cały obszar do samego dołu.
To jest szczególnie przydatne wtedy, gdy pracujemy na dużej tabeli.
Nie trzeba wtedy kombinować z myszką, zaznaczać skróty klawiszowe.
To jest coś, co adresowaliśmy w jednej z pierwszych lekcji.
I teraz powoli zaczynamy wykorzystywać tę wiedzę, którą zdobyliśmy w kursie, czyli
skróty klawiszowe tutaj jak najbardziej działają.
Zamknijmy nawias, zatwierdzimy enter, mamy policzoną średnią.
Oczywiście moglibyśmy sobie ją tutaj zaokrąglić wedle naszych preferencji, a w
zasadzie zaokrąglić sposób jej wyświetlania, bo do właściwego
zaokrąglania jeszcze w tym kursie dojdziemy.
Przejdźmy do kolejnej funkcji.
Tym razem funkcja minimum.
Tu chciałbym Ci pokazać drugi sposób wywoływania funkcji.
Oprócz wpisywania ich bezpośrednio porówna się.
Możemy skorzystać z tak zwanej opcji Wstaw funkcję, kliknijmy sobie na tę opcję.
No i pojawia się tutaj okienko wyszukiwania funkcji.
Tutaj również trzeba mieć pojęcie o tym, jak funkcje się nazywają.
Natomiast jeżeli wpiszemy sobie min i zatwierdzimy enter, pojawia
się funkcja minimum.
Tak samo nazywa się w języku polskim jak w języku angielskim.
I kliknijmy sobie OK, zobaczmy co się stanie.
Pojawił się kreator naszej funkcji, czyli w tym przypadku działa to dokładnie tak,
jak widzieliśmy na początku przy funkcji suma.
Z tym, że zamiast średników mamy kolejne linijki, w których pojawia się miejsce
do wpisania czy zaznaczenia obszarów.
Zaznaczyliśmy pierwszy obszar.
Domyślnie zaznaczony został obszar G3 g4.
Nie jest to do końca coś, na czym nam zależy, więc usuniemy sobie ten obszar i
zaznaczymy sobie minimum z pensji netto.
Zobaczymy, kto po prostu otrzymuje najmniej Tutaj po prawej stronie w
kreatorze mamy podgląd liczb, które znajdują się w zaznaczonym
przez nas obszarze. Możemy to oczywiście sprawdzić.
3 2 5 2 3 2 5. 2 3 2.
5 2. 4 3 8.
4 3 2 5 2 3 2 5 2 3 2 5 2 4 384.
Faktycznie po kolei te wartości się znajdują.
To, co widzimy tutaj, to jest liczba, którą oczywiście znowu
moglibyśmy tutaj zaznaczyć.
Wtedy minimum zostałoby wyciągnięte z tego całego zaznaczonego obszaru.
Czyli w tym naszym przypadku uwzględnione byłyby obie kolumny i
pensja netto i bonus.
Minimum pewnie odnosiłoby się tutaj do bonusu, bo bonusy były
mniejsze niż pensje.
My tego nie będziemy robić, więc sobie po prostu usuniemy wartość.
No i mamy dwie wartości. Klikamy ok.
Pojawiła się wartość minimum 2055 i to jest ta wartość minimum.
Dlaczego?
Ja nie jestem wielkim fanem korzystania z opcji wstaw funkcję?
Dlatego, że jest to dużo bardziej czasochłonny proces, jeżeli przyjdzie
nam pracować zawodowo z Excelem.
Być może już to robimy, no to czujemy, że jednak to wpisywanie jest
czymś efektywniejszym.
Działa to znacznie szybciej, być może na etapie edukacji, może gdzieś tam
czasami warto się tym wesprzeć.
Natomiast ja gorąco zachęcam do tego, żeby jednak wywoływać funkcję z klawiatury,
dlatego że jest to taki naturalny sposób osób pracujących na etacie, dużo szybszy.
Zachęcam po prostu do tego, żeby uczyć się tak, jak pracuje znakomita większość osób,
które już w tym Excelu mają poziom, powiedzmy średni i wyższy.
Ok, co dalej?
Dalej mamy funkcję maksimum, możemy wpisać max i już ta funkcja się pojawia.
Ta funkcja pozwala nam wyciągnąć najwyższą wartość z zaznaczonego obszaru, czyli
odwrotnie jak poprzednia, która pozwalała nam wyciągnąć najniższą
wartość ze wskazanego obszaru.
Zatwierdzamy enterem.
I tutaj mamy informacje o najwyższych zarobkach w tej naszej przestrzeni.
Żeby ujednolicić format skorzystamy sobie z malarza formatów Gotowe.
A na końcu funkcja sumy częściowe.
Bardzo ciekawa funkcja z języka angielskiego.
Jest to SAP Total, która składa się z kilku elementów.
Zwróćmy uwagę pierwszy element to liczba, która będzie reprezentowała
sposób liczenia naszej funkcji.
Możemy skorzystać z wielu sposobów.
Nas będzie tutaj interesowała suma, a więc wpisujemy 9.
Co to znaczy?
Jeżeli wpiszemy dziewiątkę w pierwszym elemencie naszej funkcji, to znaczy, że ta
funkcja będzie działała w charakterze funkcji sumującej.
Potem wciskamy średnik, a następnie w opisie funkcji mamy adres, czyli
obszar, który ma ulec sumowaniu.
Zaznaczmy sobie w tym przypadku dwa obszary, ponieważ chcemy porównać
działanie funkcji sumy częściowe z funkcją suma.
Zamykam nawias i zatwierdzam enter.
Zwróć uwagę wyniki są takie same.
Zadbajmy może jeszcze o ujednolicenie formatowania.
Wyniki są identyczne.
Gdzie zatem różnica pomiędzy funkcją sumy częściowe a funkcją suma?
Jeżeli ustawimy się w dowolnej komórce naszej tabeli, a następnie skorzystamy ze
skrótu klawiszowego Ctrl+Shift-L, albo udamy się na kartę Dane i założymy filtr,
a następnie na przykład filtrujemy się na dane dotyczące Krakowa
i wybierzemy sobie ok.
To okaże się, że wyniki zaczynają się różnić.
Funkcja suma ignoruje założony filtr. Co to znaczy?
To znaczy, że pokazuje nam zawsze całą wartość, która znajdowała
się w naszej tabeli.
Natomiast funkcja sumy częściowe potrafi zauważyć to, że na danych został
założony filtr, a więc świetnie sprawdza się do tego, aby sumować już
wcześniej filtrowane dane.
Możemy zaznaczając sobie obszar sprawdzić na dole po lewej
na pasku, czy ta suma faktycznie wynosi dokładnie tyle, ile zwróciła nam funkcja.
U nas faktycznie suma wynosi 14.387. Gdyby w Twoim Excelu nie było takiej podręcznej
sumy, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy na wstążkę i w tym miejscu
powyłączać sobie poszczególne podręczne przeliczenia, które uznajesz za potrzebne.
Ja korzystam ze średniej licznika, a także sumy.
To jest bardzo fajna opcja, z której warto korzystać.
Jeżeli nie potrzebujesz ręcznie policzyć ile występuje województw,
mamy na dole licznik4. 4.
Faktycznie to się tutaj pojawia.
Oczywiście z racji tego, że skorzystaliśmy z filtra, to mamy też informację
ile wyników zostało znalezionych.
Zostały znalezione 4 rekordy z 11. Ok.
Na koniec zdejmijmy filtr i zastosujmy jeszcze jeden fajny skrót
klawiszowy odnoszący się do sumy.
Tym skrótem klawiszowym jest Alt + Alt + powoduje automatyczne wstawienie sumy,
czyli wystarczy wcisnąć Alt + i enter i już mamy zsumowaną wartość Alt + i enter.
Działa nie tylko dla kolumn, Działa również dla wierszy.
Czyli gdybyśmy ustawili się na przykład tutaj i wcisnęli sobie alt +.
To również suma zostanie założona.
W ten oto sprytny sposób możemy sumować sobie kolumny lub wiersze
wedle naszych preferencji.
Usuńmy te dwie sumy, zaznaczmy ten obszar, wciśnijmy alt +.
No i zwróć uwagę Excel tutaj sprytnie wykrył, że chodzi nam
o zsumowanie pozycji.
Także bardzo fajny skrót, wart zapamiętania.
To tyle w tej lekcji.
Zapraszam Cię do zadań do tego modułu. Do zobaczenia!