Kurs Excel: Sortowanie
od Podstaw
6 godz. 10 min · Excel · Biznes i Automatyzacje
Michał KowalczykTrener i założyciel w Excellent Work - Skuteczna Nauka ExcelaCzego się nauczysz
- Zyska lepsze zrozumienie działania programu Excel.
- Zyska umiejętność pracy na dużych zestawach danych (filtrowanie, przekształcanie, raportowanie).
- Dowie się jak doszukiwać i łączyć potrzebne dane z innych plików i arkuszy.
- Pozna sposoby wyciągania z komórki istotnych fragmentów danych.
- Pozna podstawy analizy dużych zestawów danych z użyciem Tabel Przestawnych.
- Będzie umiał podsumować dane według kryteriów (np. sprzedaż w rozbiciu na kategorie).
- Będzie umiał zliczyć wystąpienia według kryteriów (np. liczba transakcji nieopłaconych).
- Nauczy się tworzyć proste algorytmy przypisujące wartości na podstawie spełnionych kryteriów.
Formatowanie i zarządzanie danymi
Efektywna praca w Excelu zaczyna się od płynnego poruszania się w arkuszach i tabelach. W tej części kursu skupimy się na wprowadzaniu danych, ich edycji i tworzeniu układów, które znacznie poprawią czytelność raportów. Nauczysz się też, jak sprawnie sortować i filtrować duże zestawy informacji, by w kilka chwil wyciągać z nich najważniejsze wnioski. Pokażę Ci również sztuczki przydatne na co dzień, dzięki którym oszczędzisz mnóstwo czasu.
Formuły i kalkulacje
Excel oferuje imponującą liczbę funkcji, które pozwalają na głęboką analizę dowolnych danych – od formuł tekstowych, przez przetwarzanie dat, po budowanie złożonych wyrażeń logicznych. W tej części kursu zobaczysz, jak łączyć różne funkcje w jedno, aby poszerzyć ich możliwości. Dowiesz się, jak tworzyć warunkowe formuły, które będą automatycznie reagować na zmiany w arkuszu. Dzięki temu aktualizacje danych w tabeli wyliczą się same, bez dodatkowej pracy z Twojej strony.
Praca z tabelami przestawnymi i wykresami
Nawet najlepsze dane nie mają większej wartości, jeśli nie umiesz ich właściwie zaprezentować. Dlatego w kolejnej sekcji nauczysz się tworzyć klarowne tabele przestawne i atrakcyjne wizualizacje. Wykorzystasz listy wyboru, by ograniczyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych, a następnie za pomocą wykresów pokażesz wyniki w jasny i przystępny sposób. Zyskasz praktyczne umiejętności tworzenia zestawień w oparciu o Tabele Przestawne.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Na koniec kursu zebrałem najczęstsze błędy, na jakie trafiają nawet zaawansowani użytkownicy, i pokazałem, jak skutecznie ich unikać. Dostaniesz pakiet najlepszych praktyk, przydatnych skrótów klawiszowych oraz zestaw praktycznych rad, które pomogą Ci rozwiązać typowe problemy w Excelu. Do zobaczenia w kursie!
Dla kogo jest ten kurs?
Ten kurs powstał z myślą o osobach, które pracują już z Excelem oraz tych, które dopiero rozpoczynają przygodę z tym programem. Z kursu najwięcej wyniosą osoby, które:
Filtrowanie już znasz.
Teraz pora poznać sortowanie.
Załóżmy, że chcemy zobaczyć, kto zarabia najwięcej, a więc chcemy posortować dane
po kolumnie G od największych do najmniejszych ustawiam się w komórce G1,
następnie udaję się na kartę Dane i klikam od Z do A, czyli od
największych do najmniejszych.
W ten oto sposób widzę, że na pierwszej pozycji mamy Andrzeja Robek, który
charakteryzuje się najwyższą pensją netto.
Gdybym chciał wykonać sortowanie odwrotne, klikam od A do zet i tutaj świetnie
już Excel rozpoznaje o co mi chodzi.
Gdybym na przykład był zainteresowany zobaczeniem, kto urodził się najwcześniej,
wyfiltrowałbym dane od najmniejszych do największych.
Dlaczego do najmniejszych?
Bo pamiętamy, że daty liczone są od 1 stycznia 1900 roku.
W związku z tym im mniejsza data, tym ktoś jest starszy.
No i faktycznie mamy tutaj osobę, która urodziła się najwcześniej.
No dobra, a co w przypadku na przykład sortowania się alfabetycznego?
Czy to również zadziała? Tak.
Gdybyśmy chcieli posortować osoby po mieście, możemy wybrać sortowanie od A do
Z, od do, A wszystko wedle naszych preferencji.
Gdybyśmy chcieli przesortować się w sytuacji, gdyby w danych znalazła się
jakaś pusta komórka, załóżmy, że usuniemy tę wartość i spróbujemy się przesortować.
Zobaczmy, co się stanie. Jak najbardziej.
Sortowanie zostało wykonane w drugą stronę, też zostało wykonane.
Natomiast problem pojawia się tej natury, że pozycja z pustym wierszem nie
zostaje w ogóle objęta sortowaniem.
To znaczy bez względu na to, który tryb sortowania wybierzemy, ta wartość z
pustą komórką znajduje się na samym dole.
Wciśniemy Ctrl z odpowiednią liczbę razy, tak aby nasza wartość tutaj się z powrotem
pojawiła, abyśmy nie mieli pustej komórki.
Wygląda na to, że jeszcze trochę O świetnie jesteśmy.
I teraz, gdybyśmy chcieli wykonać sortowanie na jakimś ściśle określonym
obszarze, czyli gdybyśmy sobie ten obszar wcześniej zaznaczyli jestem w komórce D2,
wciskam Ctrl+Shift, strzałka w dół i teraz wybieram opcję sortowania,
to zwróć uwagę, że pojawia mi się tutaj okienko, które mnie ostrzega.
Ostrzega mnie przed tym, że jeżeli sortuję się na wcześniej zaznaczonych komórkach,
to muszę wybrać, czy chcę rozszerzyć zaznaczony obszar?
Co to znaczy rozszerzyć zaznaczony obszar?
Czyli czy chcę, aby Excel traktował moje dane jako całość, czyli ten wiersz
jako całość, ten wiersz jako całość.
I tak dalej, i tak dalej.
Czy mam sortować się tak, że te komórki są traktowane jako pojedyncze wartości,
tylko chcę pozamieniać je kolejnością?
Gdybym wybrał opcję drugą, czyli pozostawić obecnie zaznaczony obszar, to
skorzystałbym z tej opcji, co w naszym przypadku byłoby bezsensem, dlatego, że
daty urodzenia zostałyby pozamieniane konkretnym osobom.
Gdy natomiast zostawimy opcję pozostaw zaznaczony obszar, to oczywiście
skorzystamy z opcji traktowania każdego wiersza jako całość, co jest
jak najbardziej logiczne.
Klikamy zatem sortuj.
No i w ten oto sposób Excel świetnie sobie poradził.
Pozostaje jeszcze kwestia filtrowania sortowania.
Otóż jeżeli założymy sobie filtr na naszych danych Ctrl+Shift-L, to ten filtr
ma możliwość sortowania w pierwszej.
Tutaj opcji znajduje się opcja sortowania.
Możemy sortować alfabetycznie lub w odwrotnej kolejności.
Wszystko zależy od naszych preferencji.
No i co więcej, w przypadku sortowania w filtrze, gdy zdejmiemy filtr, w
przypadku filtrowania ten filtr znika.
Natomiast sortowanie, które zostało zastosowane filtrem ono tutaj
pozostaje, więc należy o tym pamiętać.
Gdybyśmy chcieli zabezpieczyć się na przykład przed
niepotrzebną, omyłkową zmianą kolejności, no bo mieliśmy odgórnie taki przykaz.
No to moglibyśmy sobie wstawić kolumnę z liczbą porządkową, wpisać sobie 1,2,
zaznaczyć te dwie pozycje i kliknąć tutaj dwuklikiem.
Komórki zostaną automatycznie przeciągnięte do samego dołu.
Przy założeniu, że tutaj nigdzie nie mamy pustych wierszy.
To spowoduje, że wiersze są ponumerowane.
A że są ponumerowane, będziemy mogli zawsze przy pomocy tej kolumny
wrócić do właściwej kolejności.
Możemy oczywiście przeciągnąć sobie formatowanie korzystając
z malarza formatów.
To już zrobić umiemy.
Możemy oczywiście zadbać też o szerokość kolumny.
I teraz, jeżeli zmienimy na przykład kolejność sortowania, załóżmy, że
chcielibyśmy mieć najpierw kobiety, a potem miasta w kolejności alfabetycznej.
Możemy to zrobić korzystając z sortowania wielopoziomowego.
Czyli udajemy się na kartę Dane.
Wybieramy opcję Sortuj.
I teraz możemy sobie wybierać kolejne poziomy.
Czyli jeżeli chcemy dodać poziom wybieramy tutaj opcję Dodaj poziom sortowania.
Tu możemy usunąć poziom sortowania.
Możemy skopiować nasz poziom sortowania.
Możemy poziomy zamieniać kolejnością.
Możemy skorzystać z opcji, aby na przykład przy sortowaniu uwzględniać wielkość liter
albo sortować nie na zasadzie wierszy co robimy teraz, a na zasadzie kolumn.
Czyli gdybyśmy chcieli kolumny zamieniać miejscami, moglibyśmy to
zrobić wybierając tę opcję.
Wybieramy klasycznie od góry do dołu.
Najczęściej korzystamy z sortowania jednak wierszy, a nie kolumn.
No i nasze dane mają nagłówki.
Excel to wykrył, więc ta opcja jest tutaj zaznaczona.
Nie chcemy, żeby nasze nagłówki podlegały sortowaniu.
Gdybyśmy odznaczyli opcję no to te nagłówki gdzieś tam spadłyby
na dół, co byłoby bez sensu.
Zostawmy sobie zaznaczone nagłówki.
Umówiliśmy się, że będziemy się sortowali po płci.
Chcemy mieć najpierw kobiety, A więc kobiety są w alfabecie
wyżej niż mężczyźni.
W związku z tym kolejność od A do Z jest kolejnością prawidłową.
Dodajmy kolejny poziom.
No i tutaj możemy sobie dodać na przykład miasto.
No i miasta też możemy posortować alfabetycznie od A do Z.
Kliknijmy OK i zobaczmy, co się teraz stanie.
Najpierw są kobiety, mamy Kraków, potem mamy Warszawę, potem mamy mężczyzn, mamy
Kraków, a potem mamy Warszawę, co jest oczywiście kolejnością logiczną.
No i tak jak wcześniej wspominałem, liczba porządkowa, którą sobie możemy wstawić
gdzieś nawet na początku naszych analiz, jeżeli chodzi o sortowanie, pozwala nam za
każdym razem Ctrl Shift L wrócić do tego stanu rzeczy sprzed sortowania, czyli jak
będziemy sobie sortowali od najniższych do największych, no to mamy oczywiście ten
stan wyjściowy przed nałożeniem sortowania.
Skoro mamy już założony filtr, możemy skorzystać jeszcze z
jednego fajnego triku.
No bo oprócz sortowania na kolejności możemy też sortować się
przy pomocy kolorów.
Załóżmy tutaj wypełnienie kilku komórek.
No i skorzystajmy z opcji sortuj według kolorów.
Możemy to zrobić przy pomocy filtra.
Teraz komórki pokolorowane znajdują się wyżej.
No i oczywiście jeżeli wcisnę Ctrl Shift L, zdejmę filtr, to ta
kolejność zostanie zachowana.
Tyle w przestrzeni sortowania.
Zapraszam Cię do kolejnej lekcji, w której omówimy formatowanie warunkowe.
Do zobaczenia!