Kurs Excel: Formuły tekstowe
od Podstaw
6 godz. 10 min · Excel · Biznes i Automatyzacje
Michał KowalczykTrener i założyciel w Excellent Work - Skuteczna Nauka ExcelaCzego się nauczysz
- Zyska lepsze zrozumienie działania programu Excel.
- Zyska umiejętność pracy na dużych zestawach danych (filtrowanie, przekształcanie, raportowanie).
- Dowie się jak doszukiwać i łączyć potrzebne dane z innych plików i arkuszy.
- Pozna sposoby wyciągania z komórki istotnych fragmentów danych.
- Pozna podstawy analizy dużych zestawów danych z użyciem Tabel Przestawnych.
- Będzie umiał podsumować dane według kryteriów (np. sprzedaż w rozbiciu na kategorie).
- Będzie umiał zliczyć wystąpienia według kryteriów (np. liczba transakcji nieopłaconych).
- Nauczy się tworzyć proste algorytmy przypisujące wartości na podstawie spełnionych kryteriów.
Formatowanie i zarządzanie danymi
Efektywna praca w Excelu zaczyna się od płynnego poruszania się w arkuszach i tabelach. W tej części kursu skupimy się na wprowadzaniu danych, ich edycji i tworzeniu układów, które znacznie poprawią czytelność raportów. Nauczysz się też, jak sprawnie sortować i filtrować duże zestawy informacji, by w kilka chwil wyciągać z nich najważniejsze wnioski. Pokażę Ci również sztuczki przydatne na co dzień, dzięki którym oszczędzisz mnóstwo czasu.
Formuły i kalkulacje
Excel oferuje imponującą liczbę funkcji, które pozwalają na głęboką analizę dowolnych danych – od formuł tekstowych, przez przetwarzanie dat, po budowanie złożonych wyrażeń logicznych. W tej części kursu zobaczysz, jak łączyć różne funkcje w jedno, aby poszerzyć ich możliwości. Dowiesz się, jak tworzyć warunkowe formuły, które będą automatycznie reagować na zmiany w arkuszu. Dzięki temu aktualizacje danych w tabeli wyliczą się same, bez dodatkowej pracy z Twojej strony.
Praca z tabelami przestawnymi i wykresami
Nawet najlepsze dane nie mają większej wartości, jeśli nie umiesz ich właściwie zaprezentować. Dlatego w kolejnej sekcji nauczysz się tworzyć klarowne tabele przestawne i atrakcyjne wizualizacje. Wykorzystasz listy wyboru, by ograniczyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych, a następnie za pomocą wykresów pokażesz wyniki w jasny i przystępny sposób. Zyskasz praktyczne umiejętności tworzenia zestawień w oparciu o Tabele Przestawne.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Na koniec kursu zebrałem najczęstsze błędy, na jakie trafiają nawet zaawansowani użytkownicy, i pokazałem, jak skutecznie ich unikać. Dostaniesz pakiet najlepszych praktyk, przydatnych skrótów klawiszowych oraz zestaw praktycznych rad, które pomogą Ci rozwiązać typowe problemy w Excelu. Do zobaczenia w kursie!
Dla kogo jest ten kurs?
Ten kurs powstał z myślą o osobach, które pracują już z Excelem oraz tych, które dopiero rozpoczynają przygodę z tym programem. Z kursu najwięcej wyniosą osoby, które:
Pora na kolejny moduł, w którym poznasz trzy bardzo ważne grupy formuł
pomocniczych, formuły tekstowe, formuły czasu i formuły zaokrągleń.
Bierzmy się do pracy.
Zacznijmy od pierwszej formuły, którą jest formuła długość.
Ta funkcja składa się z jednego elementu, czyli w naszym przypadku odwołałem się do
komórki C6, ponieważ chcę wiedzieć, ile w niej znajduje się znaków.
Jest ich 19.
Jeżeli edytujemy sobie komórkę F2 lub funkcyjny F2 i trzymając Shift i strzałkę
w lewo będziemy sobie liczyli, doliczymy się do 19 znaków.
Uwaga Liczymy 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19.
Zwróć uwagę, że spacje są tutaj traktowane jako znak.
Tak samo za znak będzie uznany enter w komórce.
Swoją drogą jak wstawić enter do komórki?
Wystarczy, że wpiszesz do niej alt enter i to powoduje, że ustawiasz
się już w kolejnym wierszu.
Wpiszmy sobie tutaj X, czyli dodałem dwa znaki Enter i X zatwierdzamy enterem.
Formuła się odświeżyła.
Faktycznie mamy 21 znaków.
Dlaczego widzę tutaj tylko X?
Ano dlatego, że oczywiście mój wiersz jest trochę zbyt wąski.
Wcisnę Ctrl+F i jeszcze raz Ctrl z, aby cofnąć zmiany.
Ok, przejdźmy zatem do kolejnej funkcji.
Kolejna funkcja to funkcja lewy.
Funkcja lewy świetnie sprawdza się wtedy, gdy chcemy wyciągnąć jakąś liczbę znaków
od lewej, na przykład jakiś element numeru ID albo na przykład element kodu
pocztowego, jeżeli jest wpisany kod pocztowy i nazwa.
Bardzo przydatna funkcja składająca się z dwóch elementów.
Pierwszym elementem tej funkcji jest tekst, z którego chcemy wyciągnąć znaki,
natomiast drugim elementem jest liczba znaków, która nas interesuje.
W tej funkcji wybrałem funkcję lewy, tak aby wyciągnęła dwa znaki od lewej.
I faktycznie ze zdania to dobre szkolenie zostało wyciągnięte.
To zwróć też proszę uwagę na sposób, w jaki przygotowałem opisy pod nazwą Po
polsku znajdziesz nazwę w języku angielskim, a to co widzisz w komórce.
Przykład to formuła, tekst, formuła, tekst.
To taka sprytna formuła, która pozwala odwołać się do innej komórki,
w której znajduje się formuła.
Aby wyświetlić tę formułę w postaci tekstu.
A więc jeżeli pracujesz na anglojęzycznej wersji Excela, to w tym przykładzie tutaj
nie zobaczysz lewy, tylko zobaczysz właśnie Left.
Takie sprytne rozwiązanie, aby łatwiej było Ci korzystać, nawet jeżeli
korzystasz z Excela w innej wersji.
Wróćmy do funkcji tekstowych.
Mamy funkcję prawy, czyli funkcję, która działa z goła podobnie jak funkcja
lewy, z tym że odlicza znaki od prawej.
W tym przypadku wybrałem 10 znaków od prawej i znowu edytuję komórkę klawiszem
F2 Shift i strzałka w lewo i liczymy raz, dwa, trzy, 4 5, 6, 7, 8, 9, 10 10 znaków
od prawej zwraca nam faktycznie szkolenie.
Następna bardzo istotna funkcja to funkcja fragment tekstu z angielskiego.
Funkcja mid skrót od middle.
Jak pewnie się domyślasz, mieliśmy z lewej, mieliśmy z prawej.
To teraz pora wyciągać ze środka.
No i faktycznie ta funkcja zwraca zadaną liczbę znaków z ciągu tekstowego z
komórki, licząc od określonej pozycji.
W naszym przypadku skonfigurowaliśmy funkcję w następujący sposób.
Najpierw wybraliśmy komórkę, z której chcemy wyciągnąć dane, czyli komórkę C21.
Następnie liczba początkowa, czyli od którego znaku tej komórki chcemy odliczyć,
chcemy odliczyć od znaku 4, a następnie odliczamy 6 znaków.
Spróbujmy to zrobić na naszym tekście, czyli edytuję sobie tekst.
Odliczam cztery znaki raz, dwa, trzy, cztery.
I to jest mój czwarty znak, czyli to jest mój czwarty znak.
I odliczam teraz 6 znaków od tego czwartego znaku.
Raz, dwa, trzy, cztery, 5 6.
A więc wygląda na to, że moja formuła zwraca również spację.
Jest to jak najbardziej prawdopodobne.
Możemy to w łatwy sposób sprawdzić.
Jeżeli zmienimy liczbę znaków z 6 na 5, to ta spacja na końcu powinna zostać obcięta,
a nasza funkcja powinna zwrócić dokładnie to samo.
No w zasadzie prawie dokładnie to samo dlatego, że mamy bez spacji.
Wróćmy do szóstki.
Świetnie, Przejdźmy do kolejnej funkcji.
Funkcja Usuń zbędne odstępy.
Funkcja ta usuwa każdą spację na początku komórki i na końcu, a także
zostawia pojedynczą spację.
Jeżeli w komórce znajdują się tutaj jakieś dodatkowe spacje pomiędzy słowami i tutaj
wpisałem do formuły Usuń zbędne odstępy już bezpośrednio tekst i zwróć uwagę, że w
przypadku podawania w formułach tekstu on musi się znajdować w cudzysłowie.
Koniecznie w cudzysłowie, bo jeżeli nie umieścimy tekstu w cudzysłowie,
to funkcja nie będzie działała.
To dotyczy każdej funkcji, nie tylko funkcji tekstowych.
No i teraz jak wygląda rezultat mojej funkcji?
Faktycznie na początku te spacje zostały usunięte.
Zostały usunięte również na końcu.
No ale na przykład już pomiędzy szkolenie a wykrzyknikami ta spacja pozostała.
Trzeba się z tym liczyć.
No bo faktycznie, jeżeli ta spacja tutaj jest, te spacje już musielibyśmy
sobie usunąć ręcznie.
To jest zasada działania tej funkcji.
Ona nie rozróżnia spacji przed wykrzyknikiem czy kropką.
Traktuje to jako kolejne słowo w naszej komórce czy w tekście,
który wpisaliśmy ręcznie.
Funkcja złącz teksty pozwala łączyć dane z wielu komórek.
I teraz zwróćmy uwagę, jak wygląda ta nasza funkcja.
Ona składa się z wielu elementów, optymalnie z przynajmniej dwóch.
Czyli potrzebujemy jakiegoś pierwszego tekstu wpisanego ręcznie, bądź też
zaznaczonej komórki, a następnie tego, co chcielibyśmy do tego tekstu dołączyć.
W moim przypadku wygląda to następująco.
Do komórki C28, czyli złącz teksty dołączyłem spację.
Samej spacji wprowadzić nie mogę.
Jest to tekst, a więc musi znajdować się w cudzysłowie.
O tym wspominałem Ci przed momentem.
Faktycznie też to robię.
To jest drugi element mojej funkcji.
I trzeci element mojej funkcji to to, co się znajduje w komórce C31, czyli do
złącz teksty dołączam spacje i dołączam.
Wyrażenie to to samo co symbol konkatenacji.
No i faktycznie w wyniku funkcji otrzymuję złącz.
Teksty to to samo co symbol konkatenacji.
Czy to co napisałem ma jakieś pokrycie w rzeczywistości?
Jak najbardziej.
Częściej korzystam nie z funkcji złącz teksty, a bezpośrednio z
odwołania się do komórki.
Potem używam symbolu konkatenacji, potem cudzysłów, spacja, cudzysłów, potem znowu
symbol konkatenacji i dołączam sobie tą konkretną komórkę, która mnie interesuje.
Niech będzie to ta komórka.
W rezultacie otrzymuję faktycznie taki sam wynik, jak gdybym użył funkcji złącz.
Teksty Co wolisz wedle Twoich preferencji.
Ja korzystam z symbolu konkatenacji, bo jest mi po prostu szybciej.
Fajną alternatywą dla funkcji złącz teksty jest funkcja połącz teksty.
I ona się świetnie sprawdza wtedy, gdy mamy do łączenia trochę więcej tekstów i
nie chce nam się zaznaczać tego po komórce.
W naszym przypadku chciałem połączyć składnię, opis, przykład i wynik,
rozdzielając je przy okazji jakimś separatorem.
W moim przypadku akurat był to przecinek spacja.
Niekoniecznie musi to być zawsze spacja, czyli ogranicznik.
Ten separator coś co będzie rozdzielało kolejne połączone ze sobą komórki.
No to w moim przypadku jest przecinek spacja.
Natomiast znowu jest to tekst.
A więc oczywiście nie zapominamy o wstawianiu odpowiednich symboli.
Kolejnym elementem tej funkcji jest informacja o tym, czy chcemy uwzględniać
puste, czyli czy te puste komórki mają być dołączane do rezultatu
naszej funkcji, czy też nie.
Jeżeli nie chcemy, aby były dołączane, pozostawiamy ten element pusty.
Jeżeli chcielibyśmy, aby te puste komórki były również dołączane, stawiamy
tutaj jedynkę albo wpisujemy, prawda?
Ja po prostu pominąłem ten element, dlatego nie ma tutaj żadnego znaku.
Są dwa średniki i kolejno tekst możemy zaznaczać po komórce, albo tak jak
ja zrobiłem to w tym przypadku.
Zaznaczyłem po prostu cały obszar do połączenia.
Zatwierdzamy enterem i w rezultacie otrzymujemy.
Składnia. Przecinek.
Spacja. Opis.
Przecinek spacja. Przykład.
Przecinek, spacja i wynik.
W ten oto sposób możemy łączyć więcej komórek.
Gdybyśmy korzystali z poprzedniej funkcji, musielibyśmy bardzo dużo się przeklikać,
dlatego, że musielibyśmy się odwoływać do komórki, potem pośredników, wpisywać
właśnie przecinek, spacja, znowu kolejna komórka, znowu przecinek, spacja, a więc
zbudowanie takiej funkcji zajęłoby znacznie więcej czasu.
Przejdźmy do jednej z moich ulubionych funkcji, czyli do funkcji znajdź.
Funkcja ta pozwala nam zwrócić pozycję znaku albo ciągu znaków w obrębie komórki,
czyli w moim przypadku będę chciał znaleźć pozycję spacji, odliczając od 5 znaku.
Co to znaczy? Edytujmy sobie naszą funkcję.
A więc szukanym tekstem jest moja spacja.
To jest pierwszy element mojej funkcji, czyli szukam spacji.
Znowu te cudzysłowia są konieczne.
Następnie gdzie szukam tej mojej spacji, szukam jej w konkretnym tekście w tym
tekście, który znajduje się w komórce C41, czyli tutaj obok liczba początkowa, czyli
od którego znaku chciałbym odliczać, czyli chciałbym odliczać od znaku 5 i chcę znać
pozycję spacji w całym tym zaznaczonym przeze mnie przed momentem obszarze.
Czyli w tym przypadku jest to pojedyncza komórka.
Zobaczmy, czy to ma logiczny sens.
Czyli moja funkcja odlicza od 5 znaku. Zobaczmy.
Czyli mamy tak raz 2 3 4 5.
To jest znak, od którego zaczyna liczyć funkcja.
No i pierwszy napotkany znak to jest 6, 7, 8, 9.
Faktycznie na 9 pozycji znajduje się moja spacja i taki też wynik otrzymałem.
Gdybym chciał poznać pozycję pierwszej spacji, mogę zamknąć nawias wcześniej
usuwając tą liczbę początkową.
Dlatego, że jest to element opcjonalny.
Mogę go podawać, ale nie muszę.
Widzimy tutaj nawiasy kwadratowe, które nas informują o tym, że możemy skorzystać
z tego elementu, ale nie jest to konieczne.
Więc jeżeli usunę i chcę poznać pozycję pierwszej spacji, to ta pierwsza spacja
znajduje się faktycznie na trzecim miejscu, co oczywiście widzimy.
Wciśnijmy sobie Ctrl+F i przejdźmy teraz do drugiej grupy funkcji,
czyli takich funkcji.
Ja je nazwałem estetyczne.
Zaczynamy od funkcji litery małe.
Ta funkcja składa się z jednego elementu, no i przekształca nam dane, które znajdują
się w komórce albo w tekście, który wpiszemy do formuły w
cudzysłowie na litery małe.
Wszystkie litery z tego obszaru stają się literami małymi.
W przypadku litery wielkie działanie odwrotne, czyli wszystkie litery z
zaznaczonej komórki stają się literami wielkimi.
No i na koniec mamy opcję z wielkiej litery.
To się świetnie sprawdza. Jeżeli mamy np.
Listę imion i nazwisk i chcielibyśmy te imiona i nazwiska zapisać
z wielkiej litery.
Właśnie funkcja z wielkiej litery nam się tutaj świetnie do tego sprawdzi.
Z wielkiej litery składa się z jednego elementu, w którym to elemencie wskazujemy
komórkę, która ma zostać przekształcona w odpowiedni sposób.
To tyle w kwestii takiego, można powiedzieć, wstępu omówienia
funkcji tekstowych.
Z rzeczy, o których warto pamiętać, to to, że funkcje tekstowe w swoim
rezultacie zwracają teksty. Co to znaczy?
To znaczy, że gdybyśmy na przykład mieli jakąś wartość w stylu sprzedaż równa się
100 i chcieli wyciągnąć 100 z tej komórki, użylibyśmy funkcję prawy.
Tutaj mamy tekst i interesują nas 3 znaki od prawej.
To powoduje, że. Zwróćmy uwagę.
Rezultatem tej funkcji jest stówka, która została wyrównana do lewej krawędzi.
Jest traktowana jako tekst, a więc to nam trochę utrudnia.
Jak moglibyśmy sobie skonwertować tę wartość na taką właściwą liczbę.
Zachęcam do tego, aby przed funkcjami tekstowymi, które mają nam zwrócić
jakąś liczbę, postawić sobie dwa minusy.
Te dwa minusy będą konwertowały nam od razu rezultat funkcji tekstowej na liczbę.
Oczywiście zakładamy, że faktycznie ma zostać zwrócona liczba i zwróćmy uwagę, że
ta liczba już jest wyrównana do prawej krawędzi, a więc będzie przez Excela
traktowana w sposób prawidłowy.
Te dwa minusy stosujemy tylko wtedy, gdy wyciągamy z tekstu liczby, gdy
chcemy otrzymać rezultat jako liczbę.
Bo gdybyśmy na przykład chcieli wyciągnąć tekst, czyli załóżmy, że wpisalibyśmy
tutaj sobie już jakąś większą liczbę, no to niestety funkcja wtedy zwróci nam błąd
argumentu, dlatego że te minusy będą działały tylko i wyłącznie wtedy,
gdy funkcja tekstowa dowolna.
Prawy lewy fragment tekstu, każda, której użyjesz, będzie nam zwracała liczbę.
Pamiętajmy o tym tricku.
To bardzo ważne i przyda się Ci niejednokrotnie w pracy.
Jestem tego pewny.
Zapraszam Cię do kolejnej lekcji, w której poćwiczymy trochę pracę
z funkcjami tekstowymi. Do zobaczenia!