Kurs Excel: Praca z listami wybieranymi
od Podstaw
6 godz. 10 min · Excel · Biznes i Automatyzacje
Michał KowalczykTrener i założyciel w Excellent Work - Skuteczna Nauka ExcelaCzego się nauczysz
- Zyska lepsze zrozumienie działania programu Excel.
- Zyska umiejętność pracy na dużych zestawach danych (filtrowanie, przekształcanie, raportowanie).
- Dowie się jak doszukiwać i łączyć potrzebne dane z innych plików i arkuszy.
- Pozna sposoby wyciągania z komórki istotnych fragmentów danych.
- Pozna podstawy analizy dużych zestawów danych z użyciem Tabel Przestawnych.
- Będzie umiał podsumować dane według kryteriów (np. sprzedaż w rozbiciu na kategorie).
- Będzie umiał zliczyć wystąpienia według kryteriów (np. liczba transakcji nieopłaconych).
- Nauczy się tworzyć proste algorytmy przypisujące wartości na podstawie spełnionych kryteriów.
Formatowanie i zarządzanie danymi
Efektywna praca w Excelu zaczyna się od płynnego poruszania się w arkuszach i tabelach. W tej części kursu skupimy się na wprowadzaniu danych, ich edycji i tworzeniu układów, które znacznie poprawią czytelność raportów. Nauczysz się też, jak sprawnie sortować i filtrować duże zestawy informacji, by w kilka chwil wyciągać z nich najważniejsze wnioski. Pokażę Ci również sztuczki przydatne na co dzień, dzięki którym oszczędzisz mnóstwo czasu.
Formuły i kalkulacje
Excel oferuje imponującą liczbę funkcji, które pozwalają na głęboką analizę dowolnych danych – od formuł tekstowych, przez przetwarzanie dat, po budowanie złożonych wyrażeń logicznych. W tej części kursu zobaczysz, jak łączyć różne funkcje w jedno, aby poszerzyć ich możliwości. Dowiesz się, jak tworzyć warunkowe formuły, które będą automatycznie reagować na zmiany w arkuszu. Dzięki temu aktualizacje danych w tabeli wyliczą się same, bez dodatkowej pracy z Twojej strony.
Praca z tabelami przestawnymi i wykresami
Nawet najlepsze dane nie mają większej wartości, jeśli nie umiesz ich właściwie zaprezentować. Dlatego w kolejnej sekcji nauczysz się tworzyć klarowne tabele przestawne i atrakcyjne wizualizacje. Wykorzystasz listy wyboru, by ograniczyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych, a następnie za pomocą wykresów pokażesz wyniki w jasny i przystępny sposób. Zyskasz praktyczne umiejętności tworzenia zestawień w oparciu o Tabele Przestawne.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Na koniec kursu zebrałem najczęstsze błędy, na jakie trafiają nawet zaawansowani użytkownicy, i pokazałem, jak skutecznie ich unikać. Dostaniesz pakiet najlepszych praktyk, przydatnych skrótów klawiszowych oraz zestaw praktycznych rad, które pomogą Ci rozwiązać typowe problemy w Excelu. Do zobaczenia w kursie!
Dla kogo jest ten kurs?
Ten kurs powstał z myślą o osobach, które pracują już z Excelem oraz tych, które dopiero rozpoczynają przygodę z tym programem. Z kursu najwięcej wyniosą osoby, które:
Witam Cię w kolejnym module, w którym pochylimy się nad trzema opcjami Excela,
listami wybieranymi, wykresami, a także tabelami przestawnymi.
Zacznijmy od list.
Listy wybierane w Excelu pozwalają nam ograniczyć możliwość popełnienia
błędu przy wprowadzaniu danych.
Zaznaczmy obszar, na którym chcielibyśmy zastosować naszą listę.
Udajmy się na kartę Dane, a następnie wybierzmy poprawność danych.
Wiem, że nazwa tej funkcji nie jest do końca adekwatna do tego, co robimy,
natomiast tak po prostu zostało to nazwane.
W opcjach mamy do wyboru kilka możliwości ograniczenia wprowadzania tych danych.
Jeżeli wybierzemy sobie opcję pełna liczba.
Możemy tutaj wybrać jakiś zakres, pomiędzy którego będziemy mogli wstawiać
wartości do komórki, czyli np.
Od 1 do 10.
Liczby muszą być liczbami całkowitymi, liczbami pełnymi.
W przypadku wartości dziesiętnych te liczby oczywiście mogą
być już po przecinku.
Lista to jest coś, z czego będziemy korzystali.
Czyli tutaj w źródle podamy listę wartości, które będą dopuszczalne
do wprowadzenia do komórki.
Data Sytuacja, w której do komórki może zostać wprowadzona data
z jakiegoś przedziału.
Wcześniejsza, późniejsza.
Wszystko tutaj jest do dopasowania wedle naszych potrzeb.
Godzina. Analogicznie długość tekstu.
To się świetnie sprawdzi w przypadku, gdy na przykład wprowadzamy jakieś
numery PESEL albo numery NIP.
Coś, co jest o pewnej stałej długości wszelkiej maści ID.
To ułatwia nam nie popełnianie błędów.
No i niestandardowe, czyli sytuacja, w której chcemy wpisać formułę ograniczającą
nam wprowadzanie danych w odpowiedni sposób, np.
Kod pocztowy w formacie. Dwie cyfry.
Pauza. Trzy cyfry.
My skupmy się na liście i wybierzmy sobie tutaj źródło, z którego mają
być zaciągane te nasze pozycje.
Do wyboru wybierzemy komórkę E10 i komórkę E11.
To będą dwie pozycje. Klikamy ok.
E10 i E11.
Zaznaczymy sobie je specjalnie kolorem żółtym, abyśmy wiedzieli w którym
miejscu są te nasze wartości.
Wpiszemy sobie M i wpiszemy sobie k.
I teraz z racji tego, że my sobie już tutaj tą poprawność danych
założyliśmy, zwróćmy uwagę.
Gdy klikamy na komórkę, pojawia się taka strzałka, którą może kojarzymy z filtrem.
Gdy rozwiniemy, faktycznie są tutaj wartości.
No dobra, ale co się stanie, gdy usuniemy sobie te wartości z pola źródła.
Jeżeli rozwiniemy, no to tutaj faktycznie nie ma tych wartości.
Czyli nasze pole źródła jest na stałe związane z poprawnością danych.
A więc jeżeli chcesz korzystać w ten sposób z poprawności danych, warto sobie
gdzieś tą przestrzeń przeciągnąć poza zakres pracy, albo być może do nowego
arkusza i w jakiś sposób ten arkusz ukryć.
Aby ukryć arkusz wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać Ukryj.
Odkrywanie to prawy przycisk myszy Odkryj i tam z listy wybieramy
arkusz do odkrycia. OK.
Co możemy jeszcze zrobić, jeżeli nie chcemy przechowywać tej listy do
poprawności danych gdzieś w innym arkuszu albo w innym miejscu?
Zaznaczmy sobie jeszcze raz obszar, w którym mamy poprawność.
Wybierzmy z karty dane poprawność danych, a następnie zamiast obszaru, do którego ma
się odwoływać nasze źródło, wpiszmy po prostu wartości m średnika.
Wpisujemy je tutaj ręcznie.
To powoduje, że w naszym przypadku lista poprawności danych działa, a to co się
dzieje tutaj już nie jest nam potrzebne.
Czyli możemy sobie po prostu usunąć formatowanie udając się na kartę narzędzia
główne i wybierając po prostu wyczyść wszystko.
Świetnie. Teraz tak.
Dzięki poprawności danych możemy sobie wybierać konkretne oznaczenia, w
tym przypadku płeć względem osoby.
Wybieramy sobie z karty dane poprawność danych.
Gdybyśmy na przykład zdecydowali usunąć jedną z pozycji, to zwróćmy uwagę, gdy
kliknę OK, nie wpływa to na pozycje już wybrane, także należy o tym pamiętać.
Jeżeli mamy już wartości wybrane i zmienimy, edytujemy tę poprawność danych.
To ona nie zmienia wartości, które są już w komórkach wybrane.
I teraz wróćmy do stanu rzeczy, w której faktycznie mamy dwie
pozycje i zastanówmy się.
No dobra, ale jak to ogranicza wartości?
No, gdybym ja sobie tutaj na przykład chciał wpisać coś innego, na przykład
jakiś X, to pojawia się komunikat, że ta wartość jest niezgodna z ograniczeniami
sprawdzania poprawności danych, które są tutaj założone.
Gdybym tutaj chciał wpisać jakiś numer i zatwierdzić enterem, również pojawia się
informacja o tym, że niestety takie coś nie może zostać podane.
Gdybym chciał edytować sobie komunikat, który wyskakuje, mogę to zrobić.
Zaznaczę sobie obszar po raz kolejny wybieram poprawność danych, a
następnie wybieram alert o błędzie.
No i tutaj mogę napisać wybierz płeć z listy lub wpisz m albo k.
Wielkość liter tutaj nie ma znaczenia.
Kliknijmy OK i zobaczmy co teraz się stanie.
Gdybym chciał wpisać np. Jakąś liczbę.
Mamy informację wpisz m lub k.
Jest jeszcze jedna fajna rzecz związana z tą naszą poprawnością danych.
Możemy poinformować użytkownika zanim cokolwiek wprowadzi korzystając
z komunikatu wejściowego.
Żeby nie przedłużać skopiujmy sobie Ctrl+C tę informację.
I tutaj dodajmy tylko uwaga wykrzyknik. Kliknijmy ok.
Teraz zwróć uwagę, gdy zaznaczam normalne komórki nic się nie dzieje.
Ale gdy na przykład zaznaczam tę komórkę, w której jest wprowadzona poprawność
danych, to pojawia się informacja co ja tutaj mogę zrobić?
Popełniłem literówkę, Nie ma w tym żadnego problemu.
Mogę sobie tę literówkę oczywiście tutaj edytować.
Tak samo mogę zrobić to w przypadku alertu o błędzie.
Kliknijmy sobie ok.
Zwróćmy uwagę już tutaj To działa dla tej konkretnej komórki.
Oczywiście, gdybyśmy chcieli teraz wykonać edycję dla pozostałych
komórek, możemy to zrobić.
Ja skopiuję sobie tę komórkę Ctrl+C, wkleję ctrl+V t już z
poprawnością danych właściwą.
I zwróć uwagę teraz zastąpiłem tą poprawnością danych
wszystkie komórki powyżej.
No i tutaj oczywiście mogę sobie dalej wybierać te konkretne
wartości dla wybranych osób.
Co gdybym chciał się pozbyć tej poprawności danych?
No i sposoby są dwie.
Jeden ze sposobów to jest skorzystanie z poprawności danych.
I tutaj zamiast listy wybrać sobie dowolna wartość.
Kliknijmy sobie Ok, Teraz już tej listy wybieranej nie ma.
Komunikat zostaje.
Co gdybym chciał sobie usunąć tę poprawność danych?
Jak mogę to zrobić?
Zaznaczam obszar, w której znajduje się poprawność danych.
Następnie wybieram poprawność danych, wybieram sobie dowolna wartość i komunikat
wejściowy wyłączam, aby się nie pokazywał. Klikam ok.
No i w ten oto sposób poprawność danych jest usunięta.
Alternatywnie mógłbym skopiować taką czystą komórkę i wkleić po prostu w
komórkę, w której znajduje się poprawność danych.
Jedynym minusem właśnie poprawności danych jest to, że jest to, że czasami
użytkownicy końcowi wklejają dane w ten obszar, a to niestety powoduje
błąd poprawności danych.
Ta poprawność danych jest nadpisywana, to jest jedyne zagrożenie.
To tyle w kwestii poprawności danych.
Myślę, że to rozwiązanie przyda Ci się w pracy niejednokrotnie.
Zapraszam Cię do kolejnej lekcji, w której omówimy sobie wykresy.
Do zobaczenia!