UX: Organizacja spotkania cel

0:00Porozmawialiśmy sobie już o briefie, porozmawialiśmy o dokumentach, które można

0:04tworzyć, żeby uprościć naszą pracę i w sumie przyspieszyć trochę

0:08tą pracę, ale nie możemy nie wspomnieć również o

0:12spotkaniach i warsztatach. I to jest naprawdę kluczowy

0:17moment w zbieraniu wymagań. Te spotkania,

0:21które będziemy organizować dla klienta, które czasami klient będzie organizował

0:25dla nas, będą taką podstawą do

0:30tego, żeby zrozumieć te oczekiwania klienta, żeby jeszcze dogłębnie

0:34spojrzeć na cały problem, żeby właśnie obserwować i

0:38notować pewne wypowiedziane słowa, pewne zachowania,

0:42które dostrzeżemy na spotkaniu, a których nie wyciągniemy z

0:47takich suchych odpowiedzi w briefie. Spotkania to

0:51nic innego jak komunikacja z drugim człowiekiem, więc bardzo dużo zagadnień,

0:55bardzo często dość trudnych zagadnień. Jeżeli nie czujemy się zbyt

0:59pewnie w prezentowaniu swoich racji, w argumentowaniu

1:04swoich decyzji, to faktycznie na początku

1:08będzie trochę ciężko odnaleźć nam się w tej spotkaniowej,

1:13warsztatowej części. Ale obiecuję wam, że im

1:17częściej będziecie brać udział w spotkaniach i warsztatach, im częściej będziecie

1:21odpowiedzialni za to, żeby takie warsztaty czy spotkanie poprowadzić, tym pewniej

1:26będziecie się czuli i z dużą pewnością będziecie potrafili

1:30zorganizować takie spotkanie, zaplanować takie spotkanie i przeprowadzić takie

1:34spotkanie. I ostatecznie uzyskacie te informacje, na

1:39których najbardziej wam zależy. Więc w kolejnych lekcjach

1:43będziemy mówić o tym, jak zorganizować dobre spotkanie, na co

1:47zwrócić uwagę, jakie metody warsztatowe możemy wykorzystać

1:51na takich spotkaniach, żeby w jakiś sposób rozbudzić kreatywność

1:56i zaangażowanie naszych klientów czy po prostu uczestników tych spotkań. Więc zacznijmy

2:01oczywiście od takiej kwestii, jak organizacja spotkania i po co w ogóle to

2:06spotkanie organizujemy. No bo nie chodzi o to, żeby po prostu zorganizować

2:11spotkanie, powiedzieć wszystkim, że musimy się spotkać tego

2:15i tego dnia, w tym konkretnym miejscu i po prostu "spotkajmy się". Jeżeli

2:20nie znamy konkretnego celu spotkania, jeżeli nie rozumiemy, jaki jest cel

2:24tego spotkania i jeżeli klient nie zrozumie, w jakim celu się z nami spotyka, no

2:29to możemy bardzo rozminąć się w oczekiwaniach na temat tego spotkania. Bo

2:33jeżeli powiemy, że chcemy spotkać się z klientem, to ten klient w tym momencie może

2:37spodziewać się, że na przykład zaprezentujemy mu już jakąś konkretną

2:41ofertę, może pokażemy jakieś pierwsze szkice koncepcyjne, a

2:45może zrobiliśmy już dogłębną analizę jego problemu i teraz będziemy pokazywać jej

2:49wyniki. Jeżeli nie powiemy, w jakim celu jest to spotkanie, może okazać się, że

2:53ten klient, który już na tym spotkaniu się pojawi, będzie bardzo zawiedziony

2:58i będzie miał poczucie straconego czasu, bo jemu się wydawało, że on już się spotkał

3:02tutaj po konkrety, a my tymczasem chcieliśmy się po prostu zapoznać i wstępnie

3:07porozmawiać. Pierwsze i najważniejsze co będziemy mieli do

3:11pokonania na naszej spotkaniowo-warsztatowej drodze, to niechęć

3:15do spotkań. Musicie zrozumieć, że ludzie, którzy pracują

3:19w korporacjach, w bardzo dużych firmach bardzo często poświęcają dużą

3:25część swojego czasu pracy na to, żeby być na jakimś spotkaniu. Te spotkania

3:29bardzo często są mało efektywne, często okazuje się, że wcale nie

3:34musieliśmy być na tym spotkaniu, bo przez całe spotkanie nie mieliśmy nawet okazji

3:38wypowiedzieć ani jednego słowa, bo okazuje się, że było prowadzone na temat, który

3:42zupełnie nas nie dotyczy, który zupełnie nas nie interesuje. Po prostu na

3:46tym spotkaniu nie powinniśmy być i faktycznie mamy poczucie straconego

3:50czasu. Więc jeżeli będziemy pracować z jakąś korporacją, będziemy

3:54pracować z dużą firmą, gdzie takie spotkania są na porządku dziennym, może

3:59okazać się, że spotkamy się ze ścianą i niechęcią. Bo oni już mają dużo tych spotkań, oni

4:03się co chwilę z kimś spotykają, oni co chwilę z kimś muszą gadać i teraz przychodzi jakaś

4:07agencja albo jakiś projektant i mówi, że znowu trzeba zorganizować jakieś spotkanie. Więc

4:12musimy przygotować się na to, że klienci nie będą chcieli organizować

4:16spotkań i warsztatów, bo oni po prostu mają już tego dość. Z drugiej

4:20strony możemy spotkać się z klientami, którzy nie chcą przychodzić na spotkania

4:24i warsztaty, bo mają poczucie straconego czasu. Bardzo często są

4:28to przedsiębiorcy, mniejsze firmy albo właściciele

4:33firm, którzy poświęcają całą masę czasu na to, żeby dopieszczać

4:38swój biznes, żeby pracować nad biznesem i faktycznie wiecznie są w ruchu,

4:43wiecznie gdzieś dzwonią, wiecznie odpisują na maile, jeżdżą od jednej

4:47do drugiej siedziby i bardzo ciężko ich złapać. I mogą mieć takie

4:51poczucie, że jeżeli muszę posiedzieć cztery godziny na jakimś warsztacie

4:55z projektantami, którzy będą kazali takiemu panu prezesowi

4:59rysować jakieś rzeczy albo naklejać naklejki na kartkę, no

5:03to po pierwsze może być wrażenie, że to jest jakaś dziecinada,

5:08że to jest tracenie czasu, że my tak naprawdę nie pracujemy, tylko

5:12się bawimy. No i z drugiej strony ta obawa, że będziemy tracić czas,

5:16powinniśmy już zająć się projektowaniem i że w ogóle powinniśmy prototypować najlepiej,

5:20żeby to szybko wszystko poszło, a te rozmowy to zostawmy sobie na

5:24jakieś maile i wymienianie informacji właśnie drogą taką elektroniczną.

5:28Więc musicie być przygotowani na to, że na hasło "spotkanie" czy "warsztaty"

5:33pojawi się duże, głośne "Nie,

5:37nie mamy na to czasu, nie chcemy się tym zajmować". I naszą rolą

5:41jako projektanta będzie uświadomienie po co tak naprawdę te warsztaty organizujemy, jaki

5:46jest w nich cel i że naprawdę taki warsztat czy takie spotkanie będzie

5:50nam potrzebne w dalszych pracach. Oczywiście trzeba

5:54wspomnieć również o ścianie, która pojawia się z naszej strony. Jako projektanci

5:59najchętniej projektowalibyśmy. To znaczy ja

6:03nie ukrywam, że mimo że bardzo często bywam na spotkaniach i organizuję warsztaty i spotkania, dużo

6:08większą radochę sprawia mi już praca nad konkretnym produktem i

6:12po prostu czuję się projektantem, i najbardziej lubię w swojej pracy

6:16projektować. Mimo to mam świadomość tego, jak ważne

6:20są warsztaty i spotkania w mojej codziennej pracy, więc nie wyobrażam sobie sytuacji,

6:24w której godzę się na to, że nie przepadam

6:29za spotkaniami i warsztatami, po prostu przychodzę do pracy. Bo to się po

6:33prostu nie uda. I jeżeli nie lubicie rozmawiać z ludźmi... Zdarzają się

6:37projektanci, którzy po prostu mają opory przed rozmową z drugim człowiekiem, którzy

6:42nie przepadają za tym, żeby prezentować swoje wizje, argumenty

6:46albo nie mają po prostu doświadczenia w prowadzeniu takich spotkań i warsztatów. I

6:51boją się, jak to wypadnie, czy to się uda, czy nie będzie jakiejś totalnej

6:55klapy i porażki. To mimo wszystko trzeba się czasami przełamać, trzeba

7:00spróbować dać z siebie wszystko i podejść

7:04do organizacji takiego spotkania czy warsztatów, bo przekonacie się, że dobrze

7:08zorganizowane spotkanie, dobrze zorganizowany warsztat po pierwsze, nie musi

7:12być wcale stratą czasu, może przynieść fascynujące wyniki, może

7:16się okazać, że gdzieś tam w briefie zgubiło się bardzo dużo zagadnień, które

7:20dopiero będą mogły być omówione tak "twarzą w twarz", kiedy spotkacie

7:25się z ludźmi, którzy na przykład nie mieli nic wspólnego z

7:29wypisywaniem briefu. Bo jak wspomniałam, może być jedna osoba, która

7:33zajmuje się uzupełnieniem tego briefu i może bardzo dobrze podejść do swojej

7:37pracy, może uzyskać informacje z różnych działów, zanim wyśle ten

7:41brief dla agencji, może zebrać wszystkie najważniejsze informacje i

7:47zamieścić w tym briefie. A może być tak, że po prostu wypełni tak,

7:51jak wydaje się tej osobie, że jest słuszne i przy

7:55okazji, no niestety, pogubi pewne informacje, które są dla nas istotne. I w momencie

8:00takiego spotkania, jeżeli na to spotkanie zaprosimy nie tylko osobę, która

8:04wystawia nam fakturę, nie tylko osobę, która była w kontakcie z nami, kiedy

8:08uzupełnialiśmy cały brief, ale również osoby, które pracują

8:12dla klienta, które są z różnych działów, które ostatecznie będą odbiorcami tego

8:16projektu, może się okazać, że tam faktycznie jest jeszcze dużo zagadnień,

8:21które musimy wziąć pod uwagę. I może się okazać, że takie spotkanie będzie miało

8:25również wpływ na to, jak ten harmonogram pracy będzie wyglądał, jak

8:29będzie wyglądał cały budżet. Więc warto myśleć o spotkaniach

8:33i warsztatach, warto mieć na uwadze, że to zajmie wam czas, bo to będzie w

8:37jakiś sposób poświęcenie waszego czasu, ale ten czas również powinniście

8:41wycenić i wziąć pod uwagę, że poświęcicie na przykład w projekcie x

8:46dni na warsztaty czy spotkania. I jak najbardziej liczyć

8:50ten czas poświęcony na spotkania i warsztaty jako czas waszej pracy. Wy

8:54nie musicie robić tego za darmo. Wy możecie podliczyć ten czas spędzony

8:58na warsztatach również w waszym budżecie i wziąć

9:02go pod uwagę w harmonogramie.