UX: Tworzenie harmonogramu
w Praktyce
7 godz. 35 min · User Experience · UI, UX i Webdesign
Natalia BieniasHead of Design w Mobee DickCzego się nauczysz
- Narzędzia, które pomogą zbierać wymagania do projektu
- Organizacja i prowadzenie skutecznego spotkania
- Metody warsztatowe, które łatwo wprowadzić do codziennej pracy
- Tworzenie modeli architektury informacji, np. do strony www
- Różnice i zastosowania różnych modeli nawigacji na stronach
- Wybór najlepszego rodzaju prototypu do typu projektu
- I wiele, wiele więcej!
Cały kurs został podzielony na trzy główne części: zbieranie wymagań, architekturę informacji oraz prototypowanie. Czasami jako projektanci będziemy zajmować się w pracy każda z nich, a czasami będziemy odpowiedzialni za wszystkie. Niezależnie od tego, czym ostatecznie będziemy się zajmować, warto znać i rozumieć pozostałe etapy, aby sprawniej współpracować z innymi członkami zespołu projektowego.
Zbieranie wymagań, czyli praca z klientem
To, czego nie uczą z reguły podręczniki to praca z klientem i rozwijanie tak zwanych kompetencji miękkich. W części poświęconej zbieraniu wymagań poznasz metody i narzędzia, które pomogą Ci we współpracy z innymi ludźmi. Dowiesz się min. jak i po co stworzyć brief, jak zorganizować i poprowadzić spotkanie lub warsztat kreatywny, a także jak uporządkować sobie zdobyta wiedze, by wykorzystać ja dalej.
Architektura informacji, czyli porządkujemy treści
W pracy projektowej albo tworzymy struktury architektury informacji lub na takich strukturach, przygotowanych przez architektów informacji pracujemy. Niezależnie od tego, w która stronę pójdziemy, będziemy mieć do czynienia na co dzień z projektowaniem treści. W kursie dowiesz się w jaki sposób porządkujemy treści na stronach, jakie są popularne modele nawigacji i w jaki sposób weryfikować, czy stworzone przez nas modele są zrozumiale dla użytkowników.
Jak wybrać rodzaj prototypu?
Etap prototypowania jest jednym z najbardziej charakterystycznych, do tego stopnia, ze często myli się go z samym projektowaniem UX. Dowiesz się jak wygląda proces powstawania prototypu i jak dobrać najlepszy jego rodzaj do typu projektu, który realizujesz. Nie zawsze bowiem będą potrzebne prototypy o wysokim stopniu szczegółowości i dużej interaktywności!
Dlaczego wybrać właśnie ten kurs?
- Kurs wideo to najbardziej efektywna a zarazem najprzyjemniejsza forma nauki. Jest on tak prowadzony, byś cały czas mógł go śledzić z zainteresowaniem i zaangażowaniem, a także czerpać satysfakcje ze zdobytej wiedzy!
- Wiedza, która otrzymujesz w tym kursie, to nie tylko sucha teoria, ale równiez wskazówki od praktyka z wieloletnim doświadczeniem, dzięki którym dużo łatwiej będzie Ci opanować materiał.
- Uczysz sie na praktycznych przykładach. Kurs, który masz przed sobą to esencja praktycznej wiedzy i doświadczenia a także wzorów, które oszczędzą Ci godziny pracy i poszukiwań.
Dla kogo jest ten kurs?
Z tego kursu skorzystają przede wszystkim osoby, które zaczynają prace zawodowa w obszarze projektowania UX lub chcą się przebranżowić z innych specjalizacji. Jeżeli jesteś osoba zupełnie zielona w temacie projektowania User Experience, sięgnij w pierwszej kolejności po kurs Wprowadzenie do UX. Dzięki temu poznasz podstawowe pojęcia. Z tego kursu skorzystają przede wszystkim: projektanci, którzy chcą poznać inne podejście do wytwarzania produktów cyfrowych; osoby zainteresowane praca w obszarach UX, architektury informacji czy projektowania interfejsów; osoby, które planują przebranżowić się na stanowisko UX albo UI designera; graficy, którzy chcą rozwinąć swoje kompetencje w procesie projektowym.
Dobrze. Przejdźmy sobie teraz przez te zagadnienia, o których musimy pamiętać w
momencie, kiedy będziemy organizować spotkanie lub warsztat. Te informacje przydadzą
się również tym osobom, które nie będą organizować samodzielnie takich warsztatów czy spotkań,
ale będą brały w nich udział, ponieważ jeżeli będziecie częścią jakiegoś
zespołu, który przygotowuje spotkanie czy warsztat, możecie pilnować, czy
te wszystkie zagadnienia zostały dogadane, bo może się okazać, że zespół,
z którym pracujecie, nie jest również jakiś super doświadczony w organizowaniu takich
spotkań. Może się okazać, że będziecie po stronie klienta i będziecie
organizować wspólnie z agencją takie spotkania, więc również możecie zwracać uwagę na to,
żeby dostarczyć pewne informacje, pewne informacje przygotować, bo
to są po prostu praktyczne zagadnienia, z którymi na co dzień stykam się, kiedy pracuję
nad organizacją spotkania czy warsztatu, i które traktuję
jako formę takiej check-listy. I sprawdzam, czy na pewno wszystkie z
tych punktów zostały dobrze opracowane, czy zostały
przygotowane, czy wzięłam te wszystkie informacje pod uwagę. Zacznijmy więc od
harmonogramu. Harmonogram czy też agenda spotkania - z takimi
pojęciami możecie się spotkać - to nic innego jak plan co
będziecie robić na spotkaniu. Wiecie, może być takie spotkanie, które potrwa
godzinę. Umawiacie się z klientem, że chcecie się poznać, chcecie pogadać, przybić sobie
piątkę, zaplanować dalsze prace. I na tym spotkanie może się skończyć. Ale
są spotkania i warsztaty, które trwają trzy godziny, które trwają pięć godzin, a
również w przypadku warsztatów kreatywnych, takich warsztatów partycypacyjnych,
warsztatów, które mają w jakiś sposób pomóc wam wygenerować pomysły -
taki warsztat może trwać nawet sześć, siedem, osiem godzin, więc
jest to cała masa czasu, którą trzeba w jakiś sposób zorganizować. Bardzo
zachęcam was do tego, zwłaszcza jeżeli jesteście początkującymi organizatorami
spotkań i warsztatów, żeby sobie taki harmonogram przygotować. Nawet
jeżeli to jest krótkie spotkanie, wypiszcie sobie w punktach kolejne zagadnienia,
które chcecie poruszyć. Bo nie ma nic gorszego, kiedy spotykamy się na takim
zorganizowanym przez projektantów spotkaniu i nagle się okazuje, że
my nie mamy żadnych pytań, w zasadzie
nie wiemy. o co chcemy zapytać i liczyliśmy trochę na to, że to klient poprowadzi to spotkanie.
Nawet jeżeli klient zaprasza was na spotkanie, jeżeli to inicjatywa
klienta wykazuje, że spotkanie musi się odbyć, musicie wziąć
pod uwagę, że klient może nie mieć przygotowanej agendy, może
nie mieć pomysłu na to spotkanie i wtedy to wy będziecie musieli przejąć inicjatywę i
takie spotkanie poprowadzić. No i zamiast szyć w głowie sobie
na bieżąco, co tak naprawdę możemy omawiać, co po kolei powinniśmy zrobić,
można mieć taką krótką listę przygotowaną, dosłownie trzy, cztery
punkty, zagadnienia, które chcemy poruszyć, omówić. I to
już jest jakaś forma takiego planu działań. My wiemy, co po kolei możemy zrobić. My
wiemy, o co po kolei możemy pytać. I nie ma tej takiej niezręcznej
ciszy na spotkaniu, gdzie słychać tylko dźwięk żarówki
czy klimatyzacji. Więc na spotkanie, niezależnie
od tego, jak długie, trzeba się w jakiś sposób przygotować. Oprócz
tego, że my chcemy wiedzieć, o czym mamy rozmawiać z klientem, my
chcemy wiedzieć, co po kolei chcemy z klientem omówić, klient też chciałby
wiedzieć, co tak naprawdę na tym spotkaniu będzie robić. Jeżeli wiemy, że musimy przeprowadzić
warsztat, który będzie trwał cztery godziny, to ten klient będzie prawdopodobnie
bardzo ciekawy, dlaczego chcecie poświęcić jego cztery godziny
pracy, co chcecie z tymi czterema godzinami robić i czy faktycznie to muszą
być aż cztery godziny? Naprawdę potrzebujemy aż tyle czasu, żeby porozmawiać z
klientem? No i w tym momencie może paść to pytanie ze strony klienta: czy
możemy podesłać agendę takiego spotkania? Czy możemy podesłać harmonogram? I
wtedy oprócz takiej zwykłej notatki, którą przygotowujemy dla siebie,
powinniśmy przygotować harmonogram czy agendę dla klienta. Z czego
składa się taka agenda? No, to jest nic innego jak znowu jakiś dokument, zazwyczaj
jednostronicowy, w którym wpisujemy cel spotkania. To jest bardzo ważne,
żeby określić, po co się spotykamy, żeby klient w jednym zdaniu
zrozumiał, że chcemy na przykład eksplorować
tematy związane z procesem biznesowym klienta, może chcemy wypracować
listę funkcji do strony internetowej, może chcemy zbudować
jakieś persony albo zmapować ścieżki klienta. Możemy
tam wpisać bardzo konkretne informacje, możemy napisać ogółem. Ważne by było,
żeby w momencie, kiedy klient dostanie tę agendę i prześle
do uczestników, oni szybko zrozumieli, po co tak naprawdę się z tą
agencją spotykają, po co z tym projektantem w ogóle mają się tam
spotkać. Więc wpisujemy cel, wpisujemy datę i godzinę, żeby
było jasne - w jednym dokumencie wszystkie najważniejsze informacje - że to jest w ten i ten, na przykład czwartek,
27 lutego tego roku o godzinie
9:00. Spotkanie będzie trwało do godziny 13:00. I taka
informacja jest wystarczającą informacją. Miejsce,
czyli gdzie się spotykamy. Czy to jest siedziba klienta, czy klient zaprasza nas
do siebie, czy to my zapraszamy klienta do naszej firmy, a może
będziemy na potrzeby warsztatów kreatywnych wynajmować jakieś miejsce, bo
tak się bardzo często zdarza, że mamy bardzo dużo uczestników. Oni się nie zmieszczą
w żadnej salce konferencyjnej czy też swoboda pracy będzie
dużo mniejsza, będzie mniej komfortowa ta
przestrzeń do współpracy takiej kreatywnej, niż jakbyśmy mieli
właśnie wynajętą salkę. I wtedy trzeba wpisać dokładny adres, jak dotrzeć do tego miejsca, czy
to jest to czy to piętro, w jaki sposób się tam odnaleźć
w korytarzach jakiegoś budynku. Te wszystkie informacje warto zawrzeć, bo to
znowu sprawia, że klient, który będzie jechał na to spotkanie, będzie czuł
się bezpieczniejszy, będzie mniej telefonów, mniej wymienionych maili "co, jak
i gdzie" i mniej nerwów i stresu już w dniu samego spotkania. Kolejnym
punktem, który musimy zawrzeć w takim harmonogramie, to uczestnicy - kogo chcemy na
tym spotkaniu? Powinniśmy wpisać, kogo zapraszamy. No
bo z jednej strony my wiemy, że chcemy zaprosić klienta, pracowników
klienta i możemy zasugerować, że fajnie by było, gdyby był ktoś z działu marketingu, dobrze
by było, żeby byli projektanci albo wdrożeniowcy, jacyś deweloperzy po stronie klienta. Może
zaprosimy również jakiś dział handlowy albo
pracowników. Tak jak wspominałam w tym przykładzie sklepu stacjonarnego,
który chce mieć aplikację dla swoich pracowników: jeżeli organizujemy
spotkanie to może dwóch czy trzech pracowników takiego sklepu również powinno się na
tym spotkaniu znaleźć. Oczywiście nie zawsze chcemy zapraszać
jak największą ilość uczestników. To wszystko zależy od potrzeb. Jeżeli jesteśmy
na etapie pierwszych spotkań, gdzie określamy budżety, harmonogramy, no
to raczej nie będziemy zapraszać wszystkich pracowników firmy naszego klienta. No
bo to są też jakieś zagadnienia, które osoby najwyżej w
strukturze chcą obgadać i przyklepać i każdy pracownik szefa
nie musi wiedzieć dokładnie, jaki jest budżet projektu czy jakieś wewnętrzne uzgodnienia
z agencją, ale są takie typy spotkań, są takie typy warsztatów, gdzie im
więcej ludzi, tym lepiej, więc musimy liczyć się z tym, że tych ludzi może być całkiem sporo.
Jeżeli nie wiemy, kto będzie po stronie klienta, poprośmy o tę informację
albo udostępnijmy taki dokument online (Google Docs świetnie
się sprawdzają w tym przypadku), żeby klient dopisał tam konkretnie, co to są za
osoby i z jakiego działu one są, czym one się zajmują. Bo samo imię i nazwisko
niewiele nam da, jeżeli nie znamy tych osób, jak to, że będziemy wiedzieć,
że jest na przykład ten dział handlowy, jest dział marketingu,
jest dział programistyczny. I wtedy wiemy, czy mając jakieś
konkretne zagadnienia, i mając konkretne pytania, możemy kierować to do tych
konkretnych osób. Jeżeli nie będzie nikogo z działu tego
deweloperskiego, tego wdrożenia, na spotkaniu, no to raczej
nie będziemy zadawać ciężkich, technicznych pytań ludziom
z działu marketingu. Bo oni nie będą potrafili odpowiedzieć nam na te pytania, to
będzie tylko strata czasu. I wtedy te pytania możemy przekazać w formie maila zaadresowane
do deweloperów i na przykład dział marketingu przekaże je dalej. Nie chodzi o to,
żeby wymyślać jak najwięcej pytań, jak najwięcej zagadnień i
zapraszać jak najwięcej osób, tylko tak dopasować ilość uczestników
i rodzaj tych uczestników do danego spotkania, żeby faktycznie osiągnąć
ten cel, który wpisaliśmy sobie w agendzie tego spotkania. No i ostatni,
najważniejszy punkt agendy, no to sama agenda. To znaczy wypisujemy,
co tak naprawdę chcemy poruszyć, jakie ćwiczenia czy
też jakie tematy będą poruszane w
kolejnych godzinach spotkania. Jeżeli mamy czterogodzinne spotkanie, to
spokojnie możemy rozpisać taką agendę na konkretne godziny. Dajmy
na to od 9:00 do 10:00 zajmujemy się tematem x. Od
10:00 do 11:00 będzie temat inny. Od
11:00 do 12:00 zrobimy jakieś ćwiczenie warsztatowe, które będzie
polegać na tym i na tym. I od 13:00 do 14:00, czy
do późniejszych godzin, będziemy zajmować się tymi tematami. I wtedy klient widzi,
że na tym spotkaniu będą poruszone tematy związane na
przykład z onboardingiem użytkownika, z procesem zamówienia
jakiegoś produktu, będą tematy związane z techniczną warstwą, będą
tematy związane z kwestiami marketingowymi. I on już wie, czego może
się spodziewać po takim spotkaniu. On wie, jakich ludzi będzie też na to spotkanie potrzebować,
czyli kogo jeszcze może zaprosić ze swojego zespołu, a kto będzie na tym etapie być
może zbędny. I my wiemy, co po kolei będziemy robić. To, co
jest dosyć ważne, to to, żeby w takim harmonogramie oprócz tych godzin
mniej więcej, bo wiadomo, że to może troszeczkę się przedłużyć, coś się może
skrócić, to możemy potraktować to jako taki wstępny harmonogram i
wstępne ramy czasowe. Musimy wziąć pod uwagę również przerwy. Bo
jeżeli mamy spotkanie, które będzie trwało 4 godziny, no to
konia z rzędem temu, kto wytrzyma 4 godziny bez picia, bez papierosa (jeżeli
pali papierosy), bez jakiegoś telefonu czy wysłania maili. Po
prostu musimy przewidzieć to, że ludzie będą musieli
iść do łazienki. I żeby nie przerywać sobie spotkania, żeby nie przerywać sobie tych zadań,
które wykonujemy, możemy narzucić sztywne ramy związane
właśnie z takimi przerwami. Jeżeli spotkania są długie albo są w godzinach
lunchowych, obiadowych, to musimy przewidzieć też czas na lunch, na obiad. Dajmy
użytkownikom tych warsztatów, uczestnikom warsztatów czy spotkania
czas na to, żeby zjedli. Bo jeżeli oni są w pracy od 9:00, a my
przychodzimy na warsztat czy na spotkanie o 11:00 i będziemy prowadzić je
do 16:00, no to możemy spodziewać się, że ci ludzie będą po prostu w którymś momencie strasznie
głodni i oni nie będą myśleć o niczym innym jak o tym, że chcą coś zjeść,
a nie o tym, że trzeba wykonać jakieś zadanie dla tych projektantów, którzy
przyszli. Musimy wziąć pod uwagę oczywiście to, że mogą się ludzie spóźnić. Jeżeli
zaczynamy spotkanie we wczesnych godzinach porannych i wiemy, że jest zespół, który
dojeżdża z innego miasta (załóżmy, że jesteśmy w Krakowie,
musimy dojechać z Katowic), więc liczmy się z tym,
że te pięć/dziesięć/piętnaście minut możemy mieć poślizgu
i że trochę się to spotkanie wydłuży. Jeżeli wiemy od razu, że ktoś się spóźni, a
będzie bardzo kluczową osobą do rozmów w jakimś temacie, to od
razu możemy przerzucić ten temat na koniec. Jeżeli wiemy, że ktoś będzie musiał szybciej
wyjść, wyjechać, żeby dojechać gdzieś, nie wiem, do przedszkola odebrać dziecko,
to możemy też te tematy związane z tą konkretną osobą przenieść na wcześniejsze godziny, więc
bardzo elastycznie możemy podchodzić do takiego harmonogramu. Ta pierwsza wersja harmonogramu,
którą wyślemy klientowi, ona nie musi być ostateczna. To może być materiał, na którym możemy z
klientem pracować. Po prostu załóżmy, że mamy jakieś
ramy czasowe, mamy jakieś zadania, które chcemy wykonać i po prostu dalej
sobie już na tym pracujmy. Musimy też wziąć pod uwagę, w
momencie kiedy planujemy jakieś zadania ćwiczeniowe,
gdzie coś razem szkicujemy, gdzie coś razem rozrysowujemy, zastanawiamy się
nad jakimiś procesami, musimy wziąć pod uwagę, że ludzie będą w czasie tych ćwiczeń
rozmawiać, że będą toczyć się dyskusje, że będzie czas na to, żeby zadawać
pytania i ten czas powinniśmy również zawrzeć w agendzie, nawet nie
wpisując go konkretnie jako jakieś 15
minut w bloku na zadawanie pytań, ale planując czas,
który będzie nam potrzebny na wykonanie konkretnego zadania czy omówienie konkretnego
tematu. Musimy jeszcze pamiętać o tym, że będzie te kilka lub kilkanaście
minut na dyskusje związane z jakimś zagadnieniem, więc wtedy musimy
myśleć o tym, że ten czas po prostu będzie wydłużony w tym konkretnym bloku. No
i to, co powinniśmy wziąć jeszcze pod uwagę, zwłaszcza w tych długich spotkaniach, zwłaszcza w warsztatach,
to różnorodne aktywności. Jeżeli mamy spotkanie, które trwa godzinę,
dwie godziny to spokojnie może być to spotkanie, na którym sobie rozmawiamy, pokazujemy
prezentację, pijemy kawę i szybko
mija nam czas. Dwie godziny spotkania to spotkanie dosyć krótkie, ale zdarzają
się spotkania, które trwają pięć godzin czy cztery godziny i wtedy takie
siedzenie w salce konferencyjnej przy jakimś przygaszonym
świetle, żeby widzieć prezentację, która jest wyświetlona, może
się okazać takim zabójczym czasem. I po dwóch czy trzech godzinach
ludzie zaczynają ziewać. Jeszcze jeżeli mieliśmy gdzieś w przerwie posiłek,
jedliśmy coś, to ludzie są zmęczeni, najedzeni, po prostu nie mogą
się skupić na tym, żeby wykonywać dobrze to zadanie, bo po prostu oczy same
się zamykają. To my jako organizatorzy takiego spotkania, organizatorzy
takiego warsztatu możemy pomyśleć o tym, żeby w jakiś sposób pobudzić
uczestników spotkania i zaplanować jakieś ćwiczenia,
które wymagają większej aktywności i ruchu
od uczestników spotkania. Bo nie chodzi o to, żeby na spotkaniu cały czas
siedzieć przy stole i rozmawiać, i być super poważnymi, bo możemy spokojnie
zaplanować przerwę na jakąś krótką burzę mózgów. To
może potrwać piętnaście/dwadzieścia minut, ale wszyscy muszą wstać, muszą ustawić
się w konkretnych miejscach, muszą na przykład podzielić na grupy i w
formie takiej trochę formie współzawodnictwa wykonać
jakieś zadanie. I takie samo wstanie już od tego biurka,
rozrysowanie czegoś, rozpisanie czegoś, rozklejanie karteczek
sprawia, że trochę budzimy się, trochę
mamy więcej tej energii. I potem, po takim rozbudzającym ćwiczeniu, możemy
dalej przejść do omówienia jakichś trudniejszych zagadnień. W
organizacji warsztatów i spotkań są też ćwiczenia, które nazywają się energizerami. T
o są takie właśnie ćwiczenia, które mają w jakiś sposób pobudzić
nas, trochę rozbawić, trochę przygotować na to, że to będzie
spotkanie na przykład spotkaniem warsztatowym, kreatywnym. Takich energizerów,
przykładów energizerów, znajdziecie całkiem sporo w internecie. Rozpisane
dokładne zadania są dostępne za darmo i to
mogą być począwszy od jakichś zabaw związanych
z wymienianiem swoich imion, ze skojarzeniami, z rysowaniem, nawet
z podskakiwaniem i wykonywaniem jakichś ćwiczeń fizycznych. Po prostu chodzi
o to, żeby to trwało dziesięć minut, żeby jak najbardziej pobudziły uczestników
spotkania, żeby też przełamały w jakiś sposób lody. No bo jeżeli
jesteśmy osobami, które widzą się po raz pierwszy, nie za bardzo wiemy,
na ile możemy sobie pozwolić, jak do kogo powinniśmy się
odnosić, kto z kim się dogaduje, a kto nie... I w czasie takich
pierwszych ćwiczeń już widać pewne relacje między uczestnikami. Widać,
że to jest na przykład grupa, która jest bardzo zabawna, bardzo otwarta
i możemy sobie pozwolić na trochę więcej albo, wręcz przeciwnie, może się okazać, że to
są bardzo poważni panowie i panie w garniturach, z którymi
raczej będziemy bardzo rozmawiać w sposób zdystansowany. Wręcz
będziemy musieli uważać na to, co mówimy. Więc w czasie takich pierwszych ćwiczeń, rozgrzewek
od razu widać, z kim mamy do czynienia, jak będzie nam się dalej pracowało. Już
możemy dopasowywać resztę naszej komunikacji do tego stylu, jaki
widzimy tak naprawdę właśnie przed sobą. To, o
czym warto jeszcze wspomnieć, jeżeli chodzi o harmonogram, to właśnie dostosowanie
tych różnych typów aktywności do pory dnia. To jest dosyć
ważne, bo z reguły kiedy rano przychodzimy do pracy, to jest ten pierwszy moment,
kiedy jesteśmy jeszcze zaspani, jesteśmy przed pierwszą kawą, musimy trochę się rozbudzić. Ale
większość z nas będzie funkcjonowało bardzo dobrze rano, będzie miało dużo energii
i będzie wykonywał szybko jakieś zadania. Później jest
ten etap, kiedy jesteśmy już po kilku godzinach pracy. Kiedy jemy ten lunch. Kiedy jemy
jakiś obiad i cukier nam skacze. I jesteśmy po prostu zaspani i
zmęczeni. I są takie krytyczne godziny popołudniowe, kiedy już
trochę czekamy na to, żeby wyjść z pracy, żeby wrócić do domu. Zwłaszcza piątek
po południu jest takim momentem, który chyba nie jest najlepszym, nie jest
najlepszą porą, żeby organizować jakieś bardzo skomplikowane i ciężkie spotkanie. Więc
też musimy w swojej agendzie przewidzieć, że pewne pory dnia nie
będą atrakcyjne dla naszych uczestników, żeby poświęcać
jakąś masę energii na zastanawianie się nad konkretnym zagadnieniem. I
my jako organizatorzy mamy wpływ na to, jak wygląda agenda, więc możemy spokojnie
dopasowywać takie spotkanie właśnie do tego, do tej pory dnia, do tego
trybu pracy naszych klientów.