UX: Moderacja spotkania

0:00Okej. Rozpoczęliśmy spotkanie, pogadaliśmy sobie o tym, jakie

0:04są zasady, jak

0:08będziemy współpracować przez te kilka godzin, kim są poszczególni uczestnicy. I

0:12zaczynamy spotkanie, zaczynamy przegadywanie, dyskusję

0:17na temat pewnych zagadnień czy zaczynamy już konkretnymi ćwiczeniami warsztatowymi.

0:22Niezależnie od tego, od czego zaczniemy, jakie tematy poruszamy,

0:26my jako moderatorzy, jako osoby, które będą brały w tym udział, musimy

0:30też zwracać uwagę na to, żeby trzymać się tych tematów, które

0:34faktycznie miały być w jakiejś kolejności poruszane. Więc jeżeli mamy agendę

0:39i w pierwszej kolejności mamy opracowanie onboardingu

0:43użytkownika w aplikacji, a później wiemy, że będziemy zajmować się jakimiś

0:47kwestiami związanymi, dajmy na to, z procesem

0:51zamówienia, to nie starajmy się usilnie wciskać tematów związanych

0:55z tym innym rodzajem problemu

0:59na sam początek, bo wiemy, że będziemy się w przyszłości tym zajmować. Więc jeżeli pojawiają

1:03się jakieś zagadnienia związane z tym procesem, adresujmy je później, zapiszmy sobie,

1:07żeby później się tym zająć. Ale nie starajmy się mieszać

1:12tych tematów, bo po pierwsze będzie ciężko nam się o tym rozmawiało, ciężko będzie utrzymać

1:16się w ryzach naszego harmonogramu, tego czasu, który sobie przewidzieliśmy

1:21na te konkretne tematy. I

1:26jako moderatorzy przede wszystkim jeżeli prowadzimy

1:30takie spotkanie, jeżeli organizujemy takie spotkanie, musimy mocno pilnować

1:34tego, w jaki sposób i o czym rozmawiają nasi uczestnicy. I nie bójmy się zwracać na

1:38to uwagi. Nie bójmy się prosić o to, żeby potem

1:43zająć się tym tematem, bo teraz powinniśmy porozmawiać o tym i

1:47o tym. Ale też - z jednej strony chcemy pilnować

1:51czasu i agendy, z drugiej strony nie możemy kurczowo się jej trzymać. Jeżeli okaże

1:55się w czasie spotkania, że ta agenda nie do końca jest przygotowana

2:00dobrze do potrzeb tego spotkania, bo okazało się, że nagle

2:04pojawił się jakiś problem w firmie klienta, który trzeba szybko zaadresować, i który

2:08będzie miał wpływ na to, o czym teraz rozmawiamy, no to oczywiście musimy

2:13starać się dość elastycznie podejść do tego i dopasować. Na

2:17przykład skrócić jakieś zadanie, które będziemy wykonywać później, zamienić

2:21może miejscami niektóre ćwiczenia, żeby dobrze dopasować

2:25się do nowego tematu, który pojawił się na spotkaniu. Jeżeli

2:30faktycznie wiemy, że jest to istotne teraz, w tym momencie i nie

2:34możemy sobie pozwolić na to, żeby ominąć ten temat. Ale też nie bójmy się mówić, że jeżeli

2:39pojawiają się inne tematy, które nagle wydają się klientowi ważne, to że

2:43poruszymy to dopiero na kolejnym spotkaniu. Ponieważ my powinniśmy zadbać

2:47o to, żeby klient odpowiednio wcześniej dostał harmonogram i agendę, żeby

2:51się odpowiednio wcześnie odniósł do tych punktów, które będą poruszane. I jeżeli nie zgłosił

2:55przez kilka dni swoich uwag i nagle na spotkaniu przypomina mu się, że jeszcze chciałby

3:00się zająć jakimś tematem, to nie jest najlepszy sposób, żeby w tym konkretnym

3:04momencie się tym zajmować. Możemy spotkać się za kilka dni. Możemy

3:08spotkać się w kolejnym tygodniu. Możemy zorganizować inne warsztaty albo możemy

3:12zorganizować wtedy wideokonferencję i po prostu porozmawiać online czy

3:17też wymienić się mailami. Więc musimy pełnić rolę

3:21takiego moderatora i pilnować

3:27tego czasu, pilnować tych zagadnień, które są poruszane. Bo jest bardzo

3:31duże ryzyko, że te dyskusje mocno się rozpłyną, pojawi

3:35się bardzo dużo wątków i po pierwsze nie zdążymy zrobić wszystkiego, co zaplanowaliśmy, a

3:40po drugie bardzo ciężko będzie wyłowić to mięso i te konkretne

3:44decyzje, które zapadły już po takim w warsztacie i sobie to wszystko uporządkować. Bardzo

3:49dobrą techniką, która pomaga w zrozumieniu pewnych zagadnień, jest

3:54parafrazowanie. Jeżeli mamy klienta, który używa bardzo dużo takiego

3:58słownictwa związanego z branżą, której możemy jeszcze nie znać, z którą jeszcze

4:02się za bardzo nie zaznajomiliśmy, nie bójmy się zadawać pytań:

4:06o co tak naprawdę chodzi, co klient rozumie przez dane pojęcie. Bo

4:11może się okazać, że jedno pojęcie będzie w takim

4:15ogólnym znaczeniu określało zupełnie coś innego niż

4:19w tym branżowym języku. I parafrazowanie, czyli

4:23powtarzanie pewnych zdań w trochę inny sposób, trochę

4:28po naszemu, pozwoli upewnić się, że dobrze zrozumieliśmy jakieś zagadnienie. Zwłaszcza jeżeli

4:32jest trudne, jeżeli jest kluczowe do naszego produktu, to powtórzymy

4:37nawet kilka razy to samo, ale upewnijmy się, że wszystkie strony

4:41rozumieją to w ten sam sposób. Oczywiście

4:46angażujemy się w dyskusję. Jeżeli jesteśmy moderatorami, to nie jest tylko tak, że rzucamy

4:50temat - to teraz rozmawiamy sobie o tym i o tym - siedzimy z boku i słuchamy,

4:54jak ludzie sobie rozmawiają. Absolutnie nie. Czasami będziecie osobami, które będą musiały ciągnąć

4:59dyskusję, które będą musiały zadawać pytania pomocnicze, żeby trochę tę

5:03dyskusję rozwinąć. Bo może być tak, że ludzie nie za bardzo mają

5:07nic... wydaje im się, że nie mają nic do powiedzenia ciekawego na dany temat, a później,

5:11jak zadamy kilka takich pytań pomocniczych, powyciągamy, gdzieś

5:16tam spróbujemy popytać o jakieś zagadnienia

5:20poboczne, okaże się, że nagle otwieramy jakąś nową ścieżkę

5:24do rozmowy i gdzieś tam to się wszystko zaczyna rozwijać,

5:28rozkręcać. I po prostu dostajemy te informacje, na których nam zależało. Ale

5:33tak samo jak angażujemy się w dyskusję i tak samo jak żywo dyskutujemy, nie

5:38pozwólmy narzucać swoim uczestnikom

5:42spotkania swojego zdania, nie pozwólmy przytłaczać

5:46za bardzo, bo to nie chodzi o to, żebyście wy, jako moderatorzy, ciągle mówili. Raczej zachęcamy

5:50uczestników, żeby mówili za nas, bo my powinniśmy słuchać, obserwować i

5:55zadawać ewentualnie pytania dodatkowe. Ale nie bójmy się też ucinać

5:59tych rozmów. Nie bójmy się kończyć pewnych dyskusji. Zwłaszcza jeżeli widzicie, że

6:03są bardzo kontrowersyjne, że wzbudzają wiele negatywnych emocji, i że zaraz

6:07spotkanie skończy się jakąś bijatyką, a nie wyjdziemy z konkretnym efektem. Więc

6:12musimy być takimi strażnikami spotkania, pilnować dobrze

6:17tego, jak to się wszystko odbywa. No i mamy dzięki temu pewność, że faktycznie

6:21osiągniemy ten cel, który wpisaliśmy sobie w tym dokumencie agendy, którą

6:26tworzyliśmy wcześniej. Jeżeli prowadzimy zadania warsztatowe, jeżeli mamy

6:30jakieś zadanie do wykonania, to upewnijmy się, że bardzo dobrze wytłumaczyliśmy,

6:35na czym to zadanie polega. I zachęcam was do tego, żeby

6:39rozpisywać sobie instrukcję zadania na kartkach. Jeżeli jesteście moderatorami, przygotujcie

6:44sobie jakąś teczkę, podstawkę, na której będziecie mieć wydrukowaną i agendę, i dopisane

6:48komentarze. Nie ma absolutnie nic złego w tym, żeby przygotować sobie rozszerzony

6:53scenariusz takiego spotkania, zwłaszcza jeżeli nie czujecie się zbyt pewnie, zbyt

6:57komfortowo jeszcze w takiej sytuacji. Agenda, którą dostał klient i dostali

7:01uczestnicy spotkania, to jedno, ale wy możecie swobodnie rozpracować

7:06sobie tę agendę na jeszcze więcej szczegółów, na jakieś detale, łącznie

7:10z rozpisaniem wstępów czy instrukcji do zadań, które możecie przeczytać. Ja

7:15tak robię. Uważam, że to jest bardzo wygodne narzędzie do pracy,

7:19bo na samym spotkaniu jest wiele rzeczy, o których trzeba pomyśleć, wiele

7:24rzeczy, które trzeba zorganizować, rozdać materiały, ustawić stoły, podzielić

7:29uczestników na grupy. I jeżeli w tym wszystkim jeszcze gdzieś

7:33tam trzeba tłumaczyć, na czym polega kolejne zadanie, to wolę mieć taką

7:37ściągę, wolę mieć taką podkładkę z instrukcją dokładnie tego,

7:41co powinnam powiedzieć: jakie są cele, jakie są czynności kolejne i

7:46w którym momencie powinnam to powiedzieć. Bo to sprawia, że moja praca jest

7:50łatwiejsza, przyjemniejsza i mam pewność, że dobrze wytłumaczyłam dane zadanie. Zdarzyło

7:55się wielokrotnie tak, że ktoś coś źle zrozumiał, grupa

7:59bała się zapytać, jak powinno zostać wykonane zadanie i gdzieś tam ktoś poszedł

8:03innym torem. I zrobił trochę co innego niż reszta grupy. I jako moderator naszym

8:08zadaniem jest krążyć między poszczególnymi stolikami, krążyć między

8:12parami czy jakimś grupami, które razem pracują. I sprawdzać, czy faktycznie oni

8:17dobrze zrozumieli nasze zadania, czy to wszystko idzie tym tropem,

8:21na którym nam naprawdę zależało.