UX: Zakończenie spotkania

0:00Rozpoczęliśmy spotkanie. Spotkanie trwa dwie, trzy, cztery godziny, czasami

0:04dłużej. No i nadchodzi taki moment, na który już po tych

0:08kilku godzinach wszyscy czekają - kiedy zamykamy spotkanie, kiedy jesteśmy już trochę

0:12zmęczeni, kiedy już chcielibyśmy odsapnąć i pewnie

0:17wrócić do domu, i odpocząć. I trzeba pamiętać

0:21o tym, że odpowiednio powinniśmy również zamknąć takie

0:25spotkanie. To znaczy fajnie, że poprowadziliśmy sobie spotkanie, fajnie, że osiągnęliśmy

0:29te cele, które sobie wyznaczyliśmy tym spotkaniem, ale co

0:34dalej? To znaczy skończyło się spotkanie i co będziemy robić teraz? No

0:38i w momencie kiedy wiemy, że spotkanie się kończy, przeznaczmy

0:42sobie piętnaście, dwadzieścia, trzydzieści minut na takie organizacyjne

0:47tematy. Po pierwsze dobrze jest sobie podsumować najważniejsze wnioski ze

0:51spotkania. To może zrobić jedna osoba. To może zrobić moderator przy pomocy

0:55osoby, która jest tam ze strony klienta i podejmowała pewne decyzje. Żeby

1:00po prostu przejść sobie przez te najważniejsze zagadnienia, najważniejsze ustalenia

1:04i potwierdzić, że tak, wszyscy to w ten sposób zrozumieliśmy i

1:09możemy iść z tym dalej. Ale druga rzecz, o której trzeba koniecznie wspomnieć,

1:14to rozdzielenie zadań powarsztatowych. To

1:18znaczy jeżeli były warsztaty, to prawdopodobnie z tych warsztatów będziemy

1:23musieli zrobić jakieś podsumowanie, bo to podsumowanie będzie musiało trafić

1:27na przykład do klienta, do pracowników klienta,

1:31którzy nie byli na spotkaniu, do jakiejś osoby decyzyjnej, która

1:35na podstawie tego warsztatu będzie też podejmowała pewne dalsze kroki. Więc

1:41musimy ustalić, kto będzie odpowiadał za notatkę (zazwyczaj

1:45jest to oczywiście projektant czy agencja, która współpracuje z klientem),

1:50na kiedy ta notatka będzie gotowa (to jest dosyć ważna informacja dla klienta: kiedy może się jej

1:54spodziewać) i ustalmy dokładną datę. Nie mówmy, że to my

1:58zrobimy notatkę i ją tam wyślemy. Tylko zrobimy notatkę i wyślemy ją do końca

2:02tego tygodnia, wyślemy ją we wtorek, do końca dnia tego

2:06i tego miesiąca, żeby klient

2:10wiedział, kiedy może się jej po prostu spodziewać. Oprócz tego, że robimy jakąś notatkę,

2:14podsumowanie, spisujemy wnioski z tych warsztatów, robimy zdjęcia

2:19tych wszystkich materiałów, które na warsztatach powstają i gdzieś je wrzucamy (to

2:24może być dokument czy jakiś folder na dysku w chmurze, który

2:28udostępnimy klientowi), prawdopodobnie w czasie tych warsztatów wyszły

2:32jakieś informacje, których nam zabrakło, i które powinniśmy uzyskać na

2:37przykład od klienta. Dajmy na to, że pracujemy nad aplikacją, pracujemy

2:41nad stroną biznesową aplikacji, ale bardzo ważne są kwestie techniczne,

2:45które nie mogły zostać poruszone na warsztacie, ponieważ deweloperzy

2:50nie mogli wziąć w nim udziału. I teraz mamy prawdopodobnie po takim warsztacie x

2:55pytań do tych deweloperów, na które powinniśmy

2:59dostać bardzo szybko odpowiedź, bo mają wpływ na jakieś inne działania. I

3:03w momencie kiedy mamy te trzy pytania czy

3:08nawet jedno pytanie, czy prosimy nawet o głupie materiały związane z brandingiem jakiejś

3:13firmy, od razu powiedzmy, że potrzebujemy tego materiału

3:17do jakiegoś konkretnego czasu i wyznaczmy

3:21osobę, która będzie odpowiedzialna za dostarczenie nam tej informacji. Zachęcajmy

3:26też klienta do tego, żeby od razu wytypował osoby, które się tym zajmą. Dzięki

3:30temu każdy będzie wiedział, co należy do zadań danej

3:34osoby. Jeżeli faktycznie my mamy jakieś oczekiwania względem klienta czy

3:38klient chce jeszcze jakieś informacje uzyskać od nas, to my wiemy, że dana

3:42osoba do danego czasu będzie te informacje musiała dostarczyć

3:47jednej czy drugiej stronie. Tutaj warto od razu zaznaczyć, z jakich

3:51narzędzi będziemy korzystać. Czy to właśnie

3:55będzie wspomniane Google Drive, czy to będą jakieś Dropboxy. A może

4:00klient ma jakąś swoją przestrzeń na

4:05swojej stronie internetowej, gdzie to powinno się znaleźć i nie można tego puszczać

4:10nigdzie dalej? Więc takie organizacyjne trochę kwestie,

4:14planowanie tego, co dalej, kto się czym będzie zajmował zostawiamy

4:19sobie już na koniec, kiedy już wszyscy są zmęczeni, gdzie już nie ma siły

4:23na to, żeby jakoś kreatywnie myśleć. Po prostu trzeba podopinać jakieś terminy

4:27i powybierać osoby, które się tym będą zajmować. A więc takie

4:32kwestie zostawiamy sobie na koniec. I to tak naprawdę tyle, jeżeli chodzi o samo

4:36prowadzenie spotkania czy warsztatu. Jeżeli już je skończyliśmy, to

4:40wracamy do swojego biura, do

4:45swojego domu i przygotowujemy się do tak zwanego podsumowania

4:50spotkania. I w zależności od tego, jakie decyzje zapadły na etapie spotkania, jakie

4:55narzędzie sobie wybraliśmy i terminy, będziemy pracować teraz nad tym, żeby podsumować

4:59najważniejsze informacje, najważniejsze decyzje i dalsze

5:03kroki, które zostały poruszone

5:08na tym spotkaniu czy warsztatach. Najczęściej w codziennej pracy

5:12wykonuję taką notatkę powarsztatową. To są po prostu

5:16wszystkie informacje najważniejsze, które się gdzieś tam,

5:20które zostały poruszone na tych warsztatach - jakieś

5:24decyzje mniejsze i większe, które zapadły. I to udostępniane jest klientowi

5:28w jakimś dokumencie Google online, bo

5:33to jest bardzo wygodne narzędzie do tego, żeby dopisywać kolejne uwagi,

5:37żeby komentować. My widzimy, kto dodaje komentarze, można wchodzić

5:41w dyskusję nad tymi komentarzami, więc jest to świetne

5:45narzędzie do tego, żeby każdy miał dostęp do tych notatek powarsztatowych, ale

5:50też bardzo dobre narzędzie do komunikacji w ramach spisywania

5:55i potwierdzania tych wszystkich założeń ze spotkania. Oprócz takiego rozwiązania Goole Drive, rozwiązania,

6:02tych Google Docs, możemy wykorzystać też takie narzędzia, jak RealtimeBoard

6:07czy Mural, które pozwalają na tworzenie takich wspólnych tablic dla

6:12wszystkich uczestników spotkania. Tam możemy tworzyć wirtualne sticky notes,

6:16możemy wrzucać zdjęcia, możemy wrzucać teksty i również możemy komentować

6:21czy zmieniać jakieś elementy na tych tablicach, więc

6:26takie narzędzie również przydaje się w pracy warsztatowej i powarsztatowej

6:30z naszymi klientami. Oprócz tego, że stworzymy

6:34taki dokument, oczywiście warto wysłać jakiegoś maila do wszystkich uczestników czy

6:39do osoby, która będzie odpowiedzialna za rozesłanie tego dalej, tak

6:43żeby to też gdzieś wisiało w skrzynce mailowej. Bo jest wiele osób, które

6:47poruszają się w obrębie maila, które mogą zapomnieć, w którym miejscu zostały

6:51zapisane te notatki. Więc czy to jest jakiś wspólny

6:55kanał na Slacku, czy Basecamp, czy Jira, czy właśnie mail,

7:00który będzie głównym narzędziem do komunikacji, to upewnijmy się, że takie notatki,

7:04tak zwane meeting notes, i podsumowanie spotkań będzie znajdowało

7:09się w tym miejscu, do którego wszyscy mają dostęp. I to tak naprawdę tyle,

7:13jeżeli chodzi o organizację samego spotkania i to, jak powinno się przygotować

7:17do tego wszystkiego. Teraz przejdziemy sobie już do konkretnych metod

7:22warsztatowych i zadań, z którymi możecie spotkać się na co dzień, jeżeli będziecie brać udział w

7:26warsztatach i spotkaniach. Opowiem trochę o tym, po co się robi dane

7:30ćwiczenia i to, jak łatwo można takie ćwiczenie zorganizować.